Museomix MTL — Création des équipes

La plénière du vendredi matin est un moment clé de Museomix. Elle a pour objectifs de :

  • Faire émerger des idées
  • Permettre la création d’équipes pluri-disciplinaires autour de ces idées
  • Faire en sorte que les gens aient pu (au maximum) choisir leur équipe et leur projet

Pour rappel (en amont de l’événement)

1_Profils des participants

Chacun des participants s’est inscrit dans un groupe de compétences (ces compétences servent ensuite à s’assurer que les équipes sont complémentaires) :

  • Interaction & usage
  • Communication & diffusion
  • Fabrication
  • Code
  • Contenu & médiation
  • Graphisme
  • Aménagement

2_Terrains de jeux

Des terrains de jeux (playgrounds) ont été imaginés en partenariat avec le musée. Il faut rappeler que Museomix ne cherche pas à ‘résoudre les problèmes du musée’.

Ces terrains de jeux doivent :

  • Pouvoir servir de ‘triggers’ (déclencheurs) de créativité
  • Ne pas avoir de réponse directe et unique
  • Un sujet riche et complexe qui peut être compris et traité de plusieurs manière
  • Peuvent s’appliquer à différents niveaux du musée (pas uniquement à la médiation oeuvre / visiteur, mais aussi à sa communication extérieure, son fonctionnement interne, son système d’archivage, etc.)

Pour référence, voici les terrains de jeux de Museomix 2015 :

  1. Médiation d’oeuvres technologiques
  2. Le musée dans la ville
  3. (Re)montrer l’inmontrable
  4. Au-delà de l’écran
  5. Quand le musée est fermé

(Bien sûr, ces terrains de jeux ne sont pas contraignants et les participants peuvent tout à fait choisir de les ignorer)

3_Nombre d’équipes

On sait à l’avance combien on aura d’équipes et les espaces de travail ont été préparés en fonction. En gros, cela dépend du budget et de la taille des espaces de travail. Chaque équipe va être constituée de 5 à 6 personnes + un facilitateur.

Déroulé de la matinée

Les participants arrivent le vendredi matin. Au moment de leur arrivée, on leur remet le carnet et un badge. On leur demande aussi de piocher un papier au hasard dans un bocal. Chaque papier contient une phrase à trou qui servira plus tard.

Exemples de phrases à trou :

Avant de mourir, j’aimerais ____.
Sur ma tombe, il sera écrit _____.
Mon talent caché, c’est ____.
Le dernier truc que j’ai pris en photo ____.
La chose qui est sur la todo depuis 3 mois ____.
Le conseil que je donnerais à mon jeune moi ____.
Dans 20 ans, je ne regretterai pas ______.

Les participants sont ensuite appelés en plénière. Pendant la plénière de départ (kick-off), l’animateur rappelle le concept de l’événement, puis vient le moment de l’ice-breaker.

(La présentation que nous avons utilisée en 2015 peut être vue ici)

Ice-breaker

Objectifs :

  • Que chacun parle devant tout le monde avant de se mettre en équipe
  • Que ça ne dure pas des heures (80personnes x 1min = 1h20 =impossible)
  • Que chacun ait une chance de montrer sa personnalité

L’animateur demande à chacun des groupes de compétences de se lever tour à tour (fabrication, puis communication, etc.). Cela permet qu’ils s’identifient entre eux et qu’ils soient aussi identifiés par d’autres.

Quand ils sont levés, ils prennent le micro chacun leur tour et doivent dire : leur nom / prénom et le mot qui répond à leur phrase à trou SANS DIRE LE RESTE DE LA PHRASE (c’est ça qui est drôle : on ne sait pas à quelle phrase ils répondent). Ils se rassoient ensuite et on passe au groupe de compétences suivant.

(La liste des phrases données au-dessus pourrait sans doute être améliorée. Certaines phrases amenaient des réponses un peu trop attendues)

Les participants se présentent à Museomix 2015 — Photos Fotomate

Brainstorm

Objectifs :

  • Commencer à faire naître des idées et des équipes
  • Eliminer les ‘mauvaises’ idées rapidement

En plénière, l’animateur présente les différents terrains de jeux, puis les participants se lèvent pour rejoindre un espace de brainstorming. Là, les facilitateurs les attendent devant des panneaux (un panneau par terrain de jeu + un panneau vierge).

Les facilitateurs sont là pour aider à la discussion et encouragent les participants à noter leurs idées sur des post-its. Plusieurs mini phases peuvent être insérées ici et expliquées au fur et à mesure par l’animateur :

  • D’abord, passer de terrain de jeu en terrain de jeu
  • Retourner ensuite sur ses 3 idées préférées et les augmenter. Voir si des gens sont intéressés à les rejoindre
  • Choisir une idée et commencer à la synthétiser
La partie ‘brainstorm’ de Museomix MTL 2014 — Photos Portraits of Montreal

Au fur et à mesure, des petites équipes commencent à se former. C’est bon signe ! Mais attention à ce que cette partie ne dure pas trop longtemps. On ne veut pas que les participants s’accrochent trop à leur idée… Certaines équipes vont disparaitre ou se mélanger dans la phase suivante.

La partie ‘brainstorm’ de Museomix MTL 2015 — Photos Fotomate
Les équipes commencent à se créer à Museomix MTL 2015 — Photos Fotomate

Préparation des pitchs

Objectifs :

  • Limiter le nombre de pitchs
  • Obliger les participants à synthétiser leur(s) idée(s)

Au bout d’un moment, on invite les participants à préparer leur pitch. On peut dès maintenant encourager des équipes à se mélanger si on sent que des projets sont proches les uns des autres.

Règles :

  • Être au moins 3 pour pitcher (de 3 profils différents) 
    Cela force les gens à commencer à convaincre d’autres (en 2014, on s’était limités à 2 personnes de profils différents)
  • Préparer son pitch sur une ‘pitch board’ (un panneau simple qui reprend les principes de base de l’idée)

Pitchs

L’animateur invite les gens qui veulent pitcher à faire la file sur le bord de la scène. Les autres se rassoient dans la plénière. Les équipes se suivent donc les unes après les autres pour présenter leur idée. L’animateur s’assure que les règles sont respectées et encourage à applaudir après chaque présentation.

En environ 30 secondes, ils doivent présenter :

  • La base de leur idée
  • Ce qu’ils ont comme compétences
  • Celles qui leur manquent
Pitch des équipes Museomix MTL 2014 — Photos Portraits of Montreal
Pourquoi ont-ils un projecteur dans la figure ? Bonne question…

Création des équipes (AKA ‘Mayhem’)

Une fois que toutes les équipes sont passées, l’animateur explique la phase suivante puis invite tout le monde à se lever de nouveau. Pour un observateur extérieur, cette phase peut paraitre assez chaotique. Disons plutôt que ça se passe de manière ‘organique’…

Objectifs :

  • Créer les équipes pluri-disciplinaires
  • Vider au fur et à mesure la salle de plénière pour avoir un indicatif visuel de l’avancement

Les représentants d’une idée se déplacent dans la foule pour tenter de trouver les profils qui leur manquent. Ils gardent leur ‘pitch board’ visible afin d’être reconnus par des gens que leur pitch a séduit.

L’animateur encourage les idées qui sont proches à faire équipe ensemble, parfois en les citant directement. Des appels peuvent être passés au micro pour des demandes spéciales d’une équipe.

Quand une équipe est ‘prête’ (complète), elle passe à un comptoir de ‘validation’ puis on lui assigne un facilitateur (ou elle est choisie par un facilitateur) et un espace de travail. Au comptoir de validation, on s’assure que les règles ont été respectées et qu’ils ont les compétences qu’il faut (pas forcément besoin d’un codeur si le projet ne nécessite pas de code ou si l’un des membres sait en faire un peu par exemple). Une fois ‘validée’, l’équipe quitte la plénière et se met au travail avec son facilitateur. C’est parti !

Quand toutes les équipes sont au travail, c’est le moment de souffler un coup et de boire un verre d’eau bien mérité.


C’est loin d’être une recette magique et la création des équipes est une phase qui peut être dure pour certains participants. Dans les questionnaires d’évaluation, elle revient souvent comme un point négatif de l’événement. Elle a des limites connues :

  • La dernière équipe est toujours un peu dure à créer. Il reste en général plusieurs personnes avec des idées différentes qui n’ont pas vraiment réussi à convaincre d’autres de les rejoindre. On essaye donc de les faire arriver à une idée commune.
  • C’est encore un système qui valorise les ‘grandes gueules’.

Mais dans un temps si court, avec tant de gens, c’est difficile de faire autrement… En tous cas, si vous avez des idées pour l’améliorer, elles sont les bienvenues !


Cet article a été écrit à la demande de Clémence Pornon de Museomix Rhone Alpes. Il s’appuie sur l’expérience des éditions 2014 et 2015 de Museomix Montréal, respectivement au Musée des Beaux Arts et au Musée d’art contemporain.