Como Encontrar a Tecnologia para Eventos Perfeita

Esse texto foi publicado originalmente no Event Manager Blog — http://www.eventmanagerblog.com/find-perfect-event-technology

Tecnologia é o que faz nossos eventos serem eficazes. Reflita sobre isso, atualmente como você começaria a produzir um evento sem ao menos um tipo de tecnologia? Você não conseguiria! Hoje já estamos acostumados a ter uma plataforma de vendas online ou de registro para coletar as informações do público. Seria um desafio voltar às listas manuscritas ou às planilhas do excel.

Sendo a tecnologia uma parte integral dos eventos, é importante alocar a quantidade correta de tempo e esforço na busca pela solução que você irá usar. Uma busca online não será o bastante. Alguns meses antes de seus eventos você precisará se dedicar à análise das suas necessidades e à pesquisa por provedores de soluções que as atendam.

Para encontrar a tecnologia que mais se adeque, há alguns passos que você precisa tomar:

- Liste suas necessidades ou pontos de atenção que precisam ser resolvidos;
- Saiba o que procurar em um fornecedor;
- Elabore estratégias para negociar;

Uma vez que esses três pontos estejam listados você está pronto para encarar o processo de encontrar novas tecnologias para seus eventos.

O que as pessoas querem?

Quando se fala de tecnologia para eventos, podemos encontrar desde uma ferramenta para o planejamento de assentos até um concierge para recebimento no local. Praticamente não há algo que não possa ser resolvido com tecnologia nos dias de hoje. No entanto não são todos que têm a sua disposição orçamentos infindáveis de onde tirar verba para tudo que quiserem. Por isso é preciso escolher com sabedoria as soluções realmente necessárias. Em uma recente pesquisa realizada com 240 profissionais da ára de eventos, nós conseguimos determinar quais os principais pontos de atenção e onde está a tecnologia para auxiliar.

- Gerenciamento de tempo: Qualquer produtor de eventos (ou qualquer um que trabalhe nessa área), concordaria com esse item. Não há horas suficientes no dia para fazer o que é necessário ser feito. Precisamos de mais tempo ou de soluções que nos ajudem a otimizar o processo de finalizar tarefas no prazo. É aqui que ferramentas de gerenciamento de projetos entram em cena. Existem diversas soluções disponíveis que premitem colaboração entre equipes, auxiliando a ficarmos dentro do prazo.

- Orçamento: Conforme mencionado, poucos dispõem de um orçamento ilimitado para trabalhar. É necessário escolher o que queremos implantar com cuidado. Como um planejador, diversas vezes você terá que trabalhar com o orçamento disponibilizado pelo cliente, e o que fazer se ele for pequeno? Talvez não seja possível implementar tudo o que você tinha em mente. Nesse caso você precisa de uma solução que o auxilie a se manter dentro do provisionado e não gastar demais.

- Dados: É tudo hoje em dia. Embora muitas vezes seja difícil de obter, a grande questão é como você gerencia e usa essa informação para atender melhor o seu público nos próximos eventos. Você necessita de uma ferramenta que permita reunir, separar, gerenciar e usar de maneira apropriada todas essa informações.

Quais são os chamarizes de um fornecedor?

Uma vez que você tenha claro quais os problemas a serem resolvidos, você parte para a busca pelo fornecedor da tecnologia que melhor lhe atende. Somente na área de aplicativos para gerenciamento de eventos há centenas de soluções. Ao filtrar essa lista e entrar em contato com esses desenvolvedores, procure por alguns pontos que são necessários antes de assinar o contrato:

- Interação com outras soluções: Já se foi o tempo em que uma solução poder atender de forma total todo mundo. Você precisa de um fornecedor que esteja integrado com outros provedores do mercado. Você precisa de um ambiente que permita que a informação transite de forma continua de uma solução para a próxima;

- Pessoas que continuam a inovar: Não contrate um fornecedor que está parado no tempo. Encontre pessoas que estão sempre inovando, seja adicionando novas opções à aplicação, adquirindo soluções diferenciadas ou entregando ao mercado conteúdo relevante ao seu trabalho. Você vai encontrar isso em empresas que possuem um histórico comprovado de retenção de clientes e de criação de soluções para estes. Isso é muito importante, procure pelos últimos comunicados da empresa, peça estudos de caso etc.

- Segurança: O ponto mais importante quando estiver trabalhando com tecnologia na internet e na nuvem é garantir a segurança das suas informações. Não são apenas os seus dados que estão em cheque, mas do seus clientes e de seu público. Certifique-se de que seu fornecedor atenda todas as exigências e normas;

- Acesso global: Caso esteja negocinado com algum fornecedor estrangeiro ou se você não tem a rotina típica de um dia de trabalho em horário comercial (e sabemos que em eventos ninguém tem), você precisa ter certeza que ele pode atendê-lo com um suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Qualquer coisa que tem a chance de dar errado vai dar errado em eventos, e o mesmo pode ser dito dos fornecedores de tecnologia. A equipe de suporte de seu fornecedor precisa estar disponível a todo momento para resolver suas dúvidas e problemas;

- Facilidade de uso: Quem quer passar por semanas ou meses de treinamento apenas para conseguir utilizar um software de credenciamento? Ninguém! Quando utilizar uma demonstração, certifique-se de que a interface é fácil de se utilizar e de navegação amigável. Se houver a possibilidade de um período de teste use-o para verificar se você consegue executar as tarefas mais básicas sem auxílio. Você não vai querer entrar em contato com o suporte a toda hora com perguntas e mais perguntas.

Fechando o Negócio

Agora que você sabe o que está procurando e já tem um fornecedor que atende todas as suas necessidades, só o que precisa fazer é assinar o contrato. Parece simples, porém uma vez mais entra em jogo o orçamento e os limites que ele coloca. Você precisa encontrar uma forma de conseguir o melhor negócio para o seu bolso!

Durante sua pesquisa você encontrou alguns fornecedores e suas características, então use esse conhecimento em seu benefício. Mostre as fraquezas da solução pelas quais você precisará investir em outras áreas com outro fornecedor, talvez você consiga um desconto ou serviços adicionais.

Caso você tenha um prazo apertado para a assinatura do contrato, utilize essa artimanha também. Se um fornecedor sabe que você está em vias de engavetar um projeto caso não tenha um contratado ele pode dar alguma vatagem para ter a sua assinatura.

Mesmo que se ater ao orçamento seja obviamente o objetivo ideal, não escolha o fornecedor baseado apenas no melhor preço. Sim, um bom preço é um atrativo, mas é necessário ter certeza de que o que está sendo oferecido é a melhor solução para seu cenário. Atente-se a sua segurança com relação aos seguintes pontos:

- A solução atende os pontos críticos levantando no início de sua pesquisa;

- Sua relação, os serviços e suporte deste fornecedor. É como escolher um médico, você precisa estar confortável com essa tecnologia e com o time;

- A possibilidade de crescimento em conjunto. Isso pode significar várias coisas, a necessidade de novas facilidades ou ferramentas na solução, lidar com os problemas que surgirem etc. Imagine essa tecnologia (e o desenvolvedor) como um passageiro no seu carro, que precisa ajudá-lo a chegar no seu destino.

Conclusão

Tecnologia é indispensável para qualquer evento, então quando se tratar dos seus desejos e necessidades assegure-se de que você tem uma estratégia definida ao pensar em contratar o fornecedor ideal para sua organização e seus eventos. Não vá direto ao provedor com mais destaque no mercado, faça sua pesquisa e averigue a capacidade de atender aquilo que lhe é imprescindível. Uma vez que você encontrou essa solução, negocie e tente o melhor acordo. Ao mesmo tempo que é importante ficar dentro do seu orçamento, tão importante quanto é ter uma solução que atenda todos seus pontos de atenção.