วิธีส่งข้อความแจ้งเตือนเข้า Line เมื่อมีคนกรอก Google Form ของเรา

บางครั้งเวลาเราสร้าง Google Form ขึ้นมาที่เกี่ยวกับการแจ้งซ่อมหรือเก็บข้อมูลบางอย่างที่เราต้องหมั่นไปเช็คบ่อยๆ ว่ามีใครเข้ามาและกรอกฟอร์มเราหรือเปล่า ซึ่งเราก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าบางครั้งเราก็ขี้เกียจที่จะเปิดไปดูเหมือนกัน

วิธีนี้ใช้กับ Google Form เท่านั้น ซึ่งจะใช้ร่วมกับ Google App Script และจะใช้ภาษา JavaScript ในการทำงานนี้

ตัวอย่างที่การทำงาน

สิ่งที่จะมาเกี่ยวข้องกับงานนี้

1. LINE Notify
2. Google Form
3. Google App Script

LINE Notify คืออะไร?

LINE Notify เป็นบริการส่งการแจ้งเตือนแบบฟรี ให้ข้อความแจ้งเตือนนั้นเข้ากลุ่มไลน์หรือไลน์ส่วนตัวของเรานั่นเองครับ สามารถส่งได้ทั้งรูป ข้อความ และสติ๊กเกอร์ (ที่ LINE กำหนด) ครับ

Google Form คืออะไร?

Google Form เป็นบริการสร้างแบบฟอร์มสำหรับเก็บข้อมูลออนไลน์ไฟล์จาก Google ที่สามารถเก็บข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ เช่นข้อความ, ตัวเลือกหรือทั้งนี้ยังสามารถสร้างแบบทดสอบ (Quiz) เพื่อใช้ในการศึกษาได้ด้วย

Google App Script คืออะไร?

Google App Script เป็นเครื่องมือที่ช่วยต่อยอดการทำงาน สร้างส่วนเสริม หรือสร้างการทำงานที่สัมพันธ์กันระหว่างผลิตภัณฑ์ของ Google เช่นใช้ Google App Script ผสาน Form + GMail + Docs ให้ Form สามารถส่ง PDF ไปยัง E-Mail ของผู้กรอกได้

Process ของเรา

เรามาดูขั้นตอนคร่าวๆ กันก่อนดีกว่าว่าเราจะต้องเจอกับอะไรและทำอะไรบ้างครับ

1. สร้าง Token ของ LINE Notify
2. Add LINE ของ LINE Notify
3. สร้าง Google Form
4. เขียน Script
5. เชิญ LINE Notify เข้ากลุ่ม
6. ทดสอบผลงาน

1. ออก Token ของ LINE Notify

Token เป็นเหมือนสิ่งที่จะใช้ระบุตัวตนของเจ้า LINE Notify ของเราครับ เพื่อให้ Server ของ LINE เข้าใจว่าและส่งข้อความแจ้งเตือนนี้ไปให้ถูกกลุ่มครับ

1. เริ่มต้นด้วยเข้าไปที่เว็บ LINE Notify ครับ (https://notify-bot.line.me/th/)

2. กดเข้าสู่ระบบที่ด้านบนทางขวามือ แล้ว Login ด้วยไลน์ของเราครับ

3. เลือกที่เมนู “หน้าของฉัน” (My Page)

4. กด “ออก Token” (Generate Token)

5. ในช่อง “โปรดใส่ชื่อ Token” ให้ใส่ชื่อที่จะใช้ในการส่งการแจ้งเตือน (เหมือนชื่อบอท) เช่นตั้งชื่อบอทตัวนี้ว่า “IT Problem” และเลือกว่าจะให้ LINE ส่งข้อความแจ้งเตือนไปที่กลุ่มไหน จากนั้นกด “ออก Token”

6. กด “คัดลอก” และไปหาที่เก็บ Token นี้ไว้ครับ เช่น Notepad เพราะเราจะใช้มันทีหลัง แล้วก็กด “ปิด” ได้เลย เราหมดภาระกับการออก Token ของ LINE Notify เท่านี้

2. Add LINE ของ LINE Notify

แอดไลน์จาก QR Code นี้เลยครับ

via https://notify-bot.line.me/th/

3. สร้าง Google Form

1. ไปที่ Google Form เลยครับ (http://forms.google.com/)
2. สร้างฟอร์มใหม่ตามที่ต้องการเลยครับ เชื่อม Google Sheet หรือไม่ก็ได้
3. ลองกรอกข้อมูลครับ เพื่อเป็นข้อมูลตัวอย่างให้เราใช้ประโยชน์

ตัวอย่าง Form ที่ได้ (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfc4yjsnU9ZxC8f-CpFws7drhzy3MpIYOioWfB0jg0hjvAuSA/viewform)

4. เขียน Script

1. กดที่จุด 3 จุดแล้วกดที่ Script Editor เลยครับ (ภาษาอาจไม่เหมือนกัน ถ้าไม่เหมือนให้ดูรูปกระกอบครับ)

2. ก่อนจะทำอะไรกดตั้งชื่อโปรเจคให้เรียบร้อยก่อนครับ แล้วกด Rename

3. ลบโค้ดที่มีในหน้าและคัดลอกโค้ดนี้และนำไปวางแทนที่

function generateMessage(e)
{
  if(e === undefined) {
   return;
  }
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
  var text_data = 'มีปัญหาแจ้งเข้ามาใหม่';
  for (var j = 0; j < itemResponses.length; j++) {
    var itemResponse = itemResponses[j];
    text_data += '\n'+itemResponse.getItem().getTitle()+': '+itemResponse.getResponse()
  }
  sendNotification(text_data);
}
function sendNotification(text)
{
  var formData = {
    'message': text,
  };
  var token = 'TOKEN'; //Replace your LINE token id here
  var options = {
    'method' : 'post',
    'headers' : {'Authorization': "Bearer "+token},
    'contentType': 'application/x-www-form-urlencoded',
    'payload' : formData
  };
  UrlFetchApp.fetch('https://notify-api.line.me/api/notify', options);
}

4. เปลี่ยน TOKEN ที่อยู่บรรทัดที่ 18 เป็น Token ของ LINE Notification ที่จดไว้

5. กดเซฟ

7. เลือก Dropdown เป็น generateMessage และกด Run

8. จะมี popup ขึ้นมา ให้กด Review Permessions

บางท่านอาจจะพบหน้าจอนี้ ให้กด Advanced (ขั้นสูง) และ Go to [ชื่อโปรเจคของเรา] ต่อไปครับ

9. จะมี Popup ขึ้นมาอีก ให้เลือกอีเมลตัวเองและกด Allow

10. ให้กดเมนู Triggers (รูปนาฬิกา) Edit -> Current project’s triggers ครับ

11. กด Add Trigger ที่มุมขวาล่าง

13. ให้ตั้งค่าตามรูป โดยเฉพาะ Select event source และ Select event type และกด Save

5. เชิญ LINE Notify เข้ากลุ่ม

ขั้นตอนนี้เหมือนเชิญเพื่อนเข้ากลุ่มธรรมดาเลยครับ เพียงแต่เพื่อนเราชื่อ LINE Notify เชิญเข้ากลุ่มให้ตรงกับที่ตั้งค่าไว้ในตอนแรกนะครับ

6. ทดสอบผลงาน

ขั้นตอนนี้ทดสอบเลยครับว่าถ้าเรากรอกฟอร์มแล้วขึ้นในไลน์เราไหม ถ้าขึ้นก็ถือว่าสำเร็จแล้วครับ

สุดท้ายแล้วถ้าหากท่านมีความรู้ JavaScript ก็สามารถนำมาใช้ปรับแต่งได้โดยอ้างอิง Document ที่ https://developers.google.com/apps-script/reference/forms/ ได้เลยครับ

สวัสดีครับ

Article by Thanathorn Singthong @ ASCII Network and IT Solutions Co., Ltd.