Nycklar till framgång: så skapar du effektiva team

Published in

Bonnier News Tech

8 min readAug 15, 2024

Att skapa ett effektivt team som levererar goda resultat handlar om mycket mer än att bara samla ihop ett antal skickliga individer. Genom mina erfarenheter har jag insett att nyckeln till framgång ligger i att teammedlemmarna delar samma vision och gemensamt strävar mot tydliga, mätbara mål. Det kräver en vilja att samarbeta och ett engagemang för att se till att hela gruppen lyckas, snarare än att bara fokusera på individuella prestationer.

En av mina största utmaningar, som jag har stött på flera gånger och inte är ensam om, är att forma nya team. Detta har exempelvis inneburit att slå ihop befintliga team med nya kompetenser och avdelningar som tidigare aldrig har arbetat tillsammans. Det är inte första och sista gången detta händer och det kan vara utmanande att navigera.

Det här inlägget är en del av en bloggserie där du också kan läsa om hur man leder i förändring, med inlägg som “Ledarskap i förändring: Så styr du framgångsrikt genom nya tider”, “Kraften i automatiserad och effektiv marknadsföring: resan mot gemensam framgång” och “Ledarskapets konst: förståelse och navigation genom gruppdynamik”. Tillsammans ger dessa inlägg en helhetsbild av vad som krävs för att bygga och leda framgångsrika team i dagens snabbt föränderliga värld.

Pusselbitar för att utveckla effektiva team

10 steg för att bygga ett starkt och framgångsrikt team

Nedan följer mina tips på hur du skapar ett starkt team. Genom att fokusera på dessa nyckelfaktorer kan du skapa ett samspelt och effektivt team som inte bara når sina mål utan även överträffar förväntningarna.

Min åsikt är att utgångspunkten i ledarskap är att alla strävar efter att göra ett bra jobb utifrån sina egna förutsättningar. Som en kollega till mig ofta säger, kom ihåg att snälltolka andras intentioner. Dessa tips är inte begränsade till ditt team utan kan också anpassas för exempelvis “chef till chef”-relationer och andra grupperingar. Som ledare är det viktigt att kontinuerligt utveckla dina färdigheter, och du behöver inte göra det ensam. Sök stöd och feedback från andra för att främja din egen ständiga utveckling.

1. Utveckla tydligt mål och syfte
Gruppen behöver vara överens om målen och säkerställa att dessa ligger i linje med teamets aktuella utvecklingsnivå. Se till att det står klart vilket syfte teamet har och sätt upp tydliga mål. Vad vill ni skapa, förbättra eller ändra? En tydlig och inspirerande vision är grunden till framgångsrikt teamwork och fungerar som vägledning när gruppen stöter på utmaningar och fattar beslut. Team som har kommit längre i sin mognad kan ofta ta sig an mer komplexa utmaningar för att locka fram kreativitet. Vid mycket komplexa mål eller uppgifter är det dock viktigt att bryta ner uppgiften i delmål. Jag brukar skämtsamt kalla detta att “bryta ner elefanten till en carpaccio.”

2. Definiera roller och mandat
Varför är det viktigt att varje individ vet vilken roll hon och andra har i gruppen? Genom att tydligt definiera teamets olika roller och mandat ökar möjligheterna för att alla kan utföra sitt arbete effektivt. Involvera gruppen i processen och försök, i den mån det är möjligt, att tillgodose att varje persons bästa egenskaper och erfarenheter tas tillvara. Heterogena grupper, med en blandning av olika kompetenser och perspektiv, har ofta bättre förutsättningar att hantera olika typer av utmaningar. Klara och tydliga roller bidrar till att minska förvirring och säkerställer att alla vet vad som förväntas av dem.

3. Anpassa ditt ledarskap
Ledarskap är sällan en enkel eller enhetlig process; det kräver ofta anpassning efter både situation och individ. Varje grupp och varje individ har sina unika behov och mognadsnivåer, vilket innebär att ett effektivt ledarskap måste vara flexibelt och dynamiskt. Att navigera dessa komplexiteter är avgörande för att skapa en arbetsmiljö där både teamet och individerna kan blomstra.

Anpassa ledarskapet efter teamets mognadsnivå och behov

Situationsanpassat ledarskap efter gruppens mognadsnivå utgör en avgörande grundpelare. I startskedet kräver nya grupper oftast tydlig styrning och ledarskap som skapar trygghet. När teamet sedan växer i mognad kan ledarskapet övergå till att vara mer delegerande och coachande. Att stödja teamet genom att erbjuda vägledning och samtidigt ge dem friheten att fatta egna beslut och ta ansvar för sina uppgifter är kritiskt. Jag är starkt övertygad om att team och individer trivs och utvecklas bäst när de ges frihet under ansvar, där tillit utgör fundamentet för allt.

4. Främja öppen och ärlig kommunikation
Medarbetare ska känna sig trygga att dela sina tankar, idéer och bekymmer utan rädsla för negativ kritik. Regelbundna möten och individuell feedback hjälper till att hålla alla informerade och engagerade. En miljö som uppmuntrar till frågor och diskussioner skapar bättre förståelse och stärker samarbete. Ett enkelt exempel på hur jag som ledare främjar öppen kommunikation är genom att regelbundet hålla öppna diskussioner där alla i teamet uppmuntras att dela sina åsikter och idéer fritt. Mitt mål är att skapa en trygg och respektfull atmosfär där ingen känner sig rädd för att uttrycka sig eller ta upp frågor. Genom att själv vara lyhörd och aktivt lyssna på teamets synpunkter visar jag att alla röster är viktiga och att åsikter välkomnas oavsett hierarki. Denna praxis bidrar till att bygga förtroende och öppenhet, vilket i sin tur främjar effektivt samarbete och innovationskraft. Detta leder snabbt in på nästa femte nyckeln.

5. Delaktighet i beslut och arbetssätt
Låt teamet vara med och påverka beslut, hur arbetet ska genomföras och inkludera dem i beslut om arbetsmetoder och strategier. Genom att hålla regelbundna retrospektiv (retro) och check-ins kan ni utvärdera hur arbetet går, vad som fungerar och vad som kan förbättras. Detta skapar en känsla av delaktighet och engagemang, samtidigt som det ger möjlighet att justera arbetssättet för att nå bättre resultat. Jag uppskattar att vårt team aktivt deltar i retrospektiv både inom teamet och under enskilda projekt. Det är ett tillfälle där vi inte bara får möjlighet att prova på att moderera retrospektiven själva, utan också att noggrant utvärdera och optimera vårt arbete för att säkerställa kontinuerlig förbättring och effektivitet.

Att inkludera teamet i beslutsfattande främjar engagemang

En metod jag brukar använda är 1–3–1-metoden. Den går ut på att coacha teammedlemmar att först definiera problemet och sedan själva identifiera tre möjliga lösningar. Målet är att få teamet att tänka igenom olika scenarier och komma fram till en rekommendation. Nio gånger av tio är teamets rekommendation samma som jag själv hade valt. Genom att införa denna kultur flyttas beslutsfattandet ner till medarbetarna som är närmare problemet och därmed också har mer information för att lösa det. Jag vill även betona vikten av att skapa en lärande organisation där bästa praxis delas och tillämpas.

6. Feedbackdriven kultur som främjar mod att misslyckas
Etablera en stark feedbackkultur där det är naturligt att ge och ta emot konstruktiv kritik. Uppmuntra teamet att våga testa nya idéer och att inte vara rädda för att misslyckas. Misslyckanden bör ses som lärdomar och möjligheter att förbättras. Återkoppling handlar inte bara om feedback mellan medarbetare utan även hur team och enskilda akitiviteter presterat. Att teamets gemensamma mål såväl som individens blir tydligt och uppföljt. Detta främjar en innovativ kultur där medarbetarna känner sig trygga att experimentera och tänka utanför boxen.

7. Gemensam kultur och värderingar
Att bygga en stark teamkultur där medlemmarna delar gemensamma värderingar och normer är avgörande för långsiktig framgång. En positiv och stödjande kultur främjar samarbete och engagemang, vilket leder till högre prestationer. Det är också viktigt att fira framgångar och lyfta individuella och gemensamma insatser, vilket bidrar till att stärka sammanhållning och moral. Personligen har jag enbart goda erfarenheter av att inom och mellan team tillsammans ta fram ett working agreement för hur vi vill jobba. Här kan vi tillsammans exempelvis definiera hur vi vill fira våra framgångar.

8. Flexibilitet och god anpassningsförmåga
I en snabbt föränderlig värld måste team vara flexibla och anpassningsbara. Att kunna reagera på förändringar och nya utmaningar på ett smidigt sätt är en viktig förmåga för alla framgångsrika team. Uppmuntra teamet att tänka kreativt och vara öppna för nya sätt att lösa problem. Detta hjälper att förbli relevant och effektivt i olika situationer. Senaste året har våra avdelningar och team infört en kvartalsplanering som ett flexibelt arbetsmetod. Det har hjälpt oss att balansera mellan att planera tillräckligt i förväg samtidigt som vi har möjlighet att göra justeringar längs vägen när det behövs. Genom denna strategi kan vi anpassa oss till förändrade omständigheter, möta överaskningsmoment och säkerställa att vi fortsätter att vara effektiva och produktiva. En sak som är säker är att ingen vet allt. Det finns saker vi kan kontrollera och saker som inte går att kontrollera.

9. Stöd och utveckling
Investera i teamets utveckling. Ge medlemmarna möjlighet att växa genom utbildning, mentorskap och andra former av stöd. Uppmuntra dem att utveckla nya färdigheter, testa nya idéer och ta på sig nya utmaningar. Ett team som känner att de har ditt stöd och möjlighet att växa kommer att vara mer motiverat och engagerat. För mig handlar teamutveckling om att investera tid i att bygga och förbättra teamets dynamik så väl som prestation. Genom att utveckla teamet bör produktivitet och engagemang öka samtidigt som samarbetsförmågan kan stärkas. Det i sig leder till bättre resultat både på individnivå och för organisationen som helhet. Ett team med hög samarbetsförmåga har också förutsättningar att lösa mer komplexa arbetsuppgifter.

Mentorskap förenar kunskap med erfarenhet och dialog

För att inhämta kunskap krävs det ofta att man studerar ett ämne noggrant, men för att förstå visdom måste man observera och erfara. Detta blir särskilt viktigt när man kompletterar data med erfarenhet för att identifiera trender och förutse framtida utveckling, vilket leder till insikt och strategi. Detta illustrerar varför de bästa resultaten ofta uppnås när analytiska data kombineras med den visdom som kommer från praktisk erfarenhet. Mentorskap är ett effektivt sätt att förena kunskap med observation och dialog, eftersom det ger möjlighet att lära sig av någon annans erfarenheter och insikter, vilket i sin tur förstärker ens egen förståelse och förmåga att tillämpa den i praktiken.

10. Fokus och reducering av parallellt arbete
Historiskt sett har jag, både som ledare och som marknadsförare, varit stolt över min förmåga att arbeta med många saker samtidigt. En viktig insikt och erfarenhet jag fick när jag började arbeta närmare kollegor som arbetar med digital utveckling var hur mycket mer effektiva vi blir, både som individer och som team, genom att minska mängden multitasking och istället fokusera på arbetsflödet och att slutföra varje uppgift och på så sätt reducera mängden “task switching”.

När du fokuserar på att hålla människor upptagna, får du bara en massa upptagna människor

Jag tycker att den här Youtube-videon visuellt visar det bra när det gäller “the resource utilization trap”, hur det påverkar vår förmåga att leverera och vad vi kan göra åt det. Några snabba insikter från mig och teamet är att göra klart istället för att starta nytt, och fokusera på färre men viktigare saker. Med tydliga mål vet vi vad vi vill uppnå och därmed kan prioritera rätt saker. Vi använder numera tvåveckors-sprintar som ett sätt fokusera på relevanta insatser där varje teammedlem plockar uppgifter när det finns tidsutrymme över. Ett sätt för oss att hålla effektivitet, produktivitet och fokus på topp.

I en värld som präglas av kriser och osäkerhet är behovet av bra ledarskap viktigare än någonsin. Ledare behöver hantera osäkerhet och fatta beslut, samtidigt som de får med sig team och andra chefer på tåget i förändring. Samtidigt ska det levereras. Genom att fokusera på tydliga mål, situationsanpassat ledarskap och öppen kommunikation går det att bygga starka och samspelta team som inte bara klarar av att hantera förändringar utan också trivs och växer tillsammans.

De här insikterna om vad som är viktigt för att bygga hållbara team som står starka i en föränderlig värld tror jag är grunden till att vi faktiskt blev finalister i kategorin årets team och att jag vann priset som årets ledare i Bonnier News Awards.

Jag önskar dig ett stort lycka till!

Therese Mattisson, teamchef Aktiva kunder Bonnier News