讀書心得 | 我讀 【Getting Things Done 搞定】學習用 GTD 法則提高工作與生活效率！
擺脫雜事，從現在開始。
其實我本來想下的標題是，從現在起，我只有一個名為高效的生活要過。或既然沒辦法把雜事丟給老闆，那就自己搞定自己吧！（喂～）這樣的標題還是太有標題黨之嫌了，而且自己讀完這本書之後真・的・搞・定・了・嗎（？）
因此，我決定第一篇 Medium 文章還是好好把自己的讀書筆記打出來，整理好所有思緒並作為激勵自己保持高效生活的動力。（努力給自己灌雞血，先寫，才能寫好嘛 XD）
廢話說完了，來說正經的。
我相信以下的狀況做為職場人士應該都不陌生：週一到週五的時光，常常排滿永遠開不完的會議與討論、在處理手頭上的專案時，臨時又被主管或老闆再次指派任務、想要專心完成一個小任務時，又被同事的需求打斷或是突然想到什麼臨時事項打斷同事，彼此打斷來打斷去，好像很久沒有一段時間可以好好專注在眼前的事務……
偶爾自己突然靈光一現，想到什麼腦洞大開的提案，卻沒有及時紀錄下來，靈感就這麼飛走了。有時也會想到組織運作中可以優化的地方、接下來任務的目標、想執行的專案等等，東想想西想想，想做的很多，時間永遠不夠，最糟糕的是記性永遠不好。常常想完這些東西好像可以執行，提完提案之後，就沒有下文了，再次想起來的時候，又有新的任務要執行，這樣的反覆循環之下，雜事只會越累積越多，永遠沒有做完的一天……
這樣的情況已經不是排列任務優先級的問題，而是連任務是否真實存在都無法判別了（慚愧）。作為一個職場小菜鳥，不僅工作生活無法平衡，甚至連任務與任務之間都沒辦法好好處理完畢啊！夜深人靜時，不免問自己，到底要怎樣才能脫離這種混亂的狀態呢？（哀嚎～～～）
最近因為工作緣故（其實就是被發現雜事太多越來越沒效率 XD），老闆指派了我讀一下他新買的時間管理類書籍 Getting Things Done（GTD）搞定
就作者 David Allen 所說 GTD 法則已經被運行了 30 年之久，這個法則的重點其實不在於時間管理（或者是說單純地分配時間）本身，而是在於你如何在職業生活與個人生活之中，整理好你的思緒並將頭腦中的想法，移出你的腦袋，讓你得以專注於眼前最重要的事務。
在閱讀這本書之前，我是先看了他在 Lynda 上所開設的 GTD 課程（這個課程如果用兩倍速來看的話，大概 30 分鐘左右就能把作者想提的 GTD 精華了解個大概了。）了解完基礎概念之後，才閱讀書中對於每個步驟更詳細的內容解說，對於不想閱讀完厚厚一本書的人來說，觀看課程也是個不錯的選擇。
其實以前就有聽聞過 GTD 時間管理法則，但這還是第一次細細閱讀並研究 GTD 的概念。 雖然作者在書中舉了很多對於職業生活還有個人生活上的建議，但 GTD 法則最主要的精華，如下面的執行步驟圖所示：
執行 GTD 法則的大致流程又可以分為捕捉事務 ->理清事務 -> 整理事務 -> 回顧事務 -> 執行事務
1. 捕捉事務：盡可能地將所有大腦中的想法移出來，用你手頭上的工具，不論是運用紙筆、或是記事軟體，找到一個專屬你的收件夾，好好地坐下來，花費一段時間，把每一件小事務記錄起來，放入這個專屬的收件夾之中。當你在捕捉這些事務時，可能會花費比你想像中還長的時間（像我自己當初做這個步驟時，竟然就花了 2~3 小時），但絕對是值得的！
這邊還有個小要點，那就是要把你腦海中的事務「清楚詳細」地記錄起來，避免模糊不清，讓你回過頭理清事務時，不曉得這件事務是什麼。例如：你打算在週三打電話給媽媽，這時候你應該紀錄下來的是「週三打電話給媽媽」而不只是填入「媽媽」兩個字，然後盼望著你的大腦會記住這件事情，作出相應的行動。越詳細列出你的事務，就越能在後續回顧時，妥善管理好這件事務。2. 理清事務：每一件小事務，都要先辨別這件事務到底是什麼，是否這件事務是可以執行的呢（Actionable）？如果不能執行的話，可以進一步辨別這件事務是否是無用的垃圾 （Trash）、並不是現在非執行不可的任務而是某天可以去做的事務（Someday/Maybe)、以及一些參考資料（reference）（例如你隨手收集起來想閱讀的文章、你的一些資料影本、收據等等）。
如果確認這件事務根本沒有必要存在，那就直接刪掉吧！不要讓無用的事務佔據腦海。對於有些非現在可做，但是以後或許可以慢慢執行的事務來說，可以將這件事務，移入收件夾中的孵化（Incubate）列表，讓它好好地待在列表中，等待有天能夠被移入可執行的列表之中。假如是參考資料的話，就直接移入參考資料列表，整理起來，讓你隨時可以取得這些對你來說重要的參考資料。
在理清事務階段，作者再次強調了在個人與職業生活中，擁有固定專屬個人收件夾的重要性。這個收件夾可以分為實體收件夾（存放你的收據、繳費證明等等物品）、虛擬收件夾（存放你腦海中的思緒、資料、或是計劃等等），存放所有與你相關的事物。同時在理清事務時，你周遭的環境，最好是你習慣且已經有固定位置的環境。例如你可以在家中，同時把自己的辦公環境設置成與工作場域中相同，或是固定將某一類型的物品，擺在特定位置，這樣也能少掉許多忙亂尋找東西的時間。3.整理事務：當你已經理清事務，確認可以都是可以執行的事務時，這時候就該到重頭戲 —— 整理事務啦！這邊最重要的步驟就是，確定這項事務的下一步行動到底是什麼？能不能在兩分鐘內完成呢？如果可以的話就馬上動手進行任務吧！
如果沒辦法在兩分鐘之內完成的事務，你可以再去思考，這件事是否真的要由你自己完成呢？如果有更好的人選可以完成的話，你可以考慮分派（Delegate）給適合的人，避免什麼事情都想攬到自己的身上。如果這件事還是得由你來完成，但並不是件兩分鐘內就可以完成的任務，這時你可以考慮將這件事務延期（Deffered），或者是說幫這項事務設定完成時限，在任務時限內完成即可。
在確定下一步行動時，有時候一項任務會涉及到許多個下一步行動與步驟，這時候就可以把這項任務視為一個專案（Project）。當你已經確定這個專案的存在時，最重要的就是要開始拆解專案，並且規劃專案內容。將看起來龐大的專案，一步步的規劃出適合的流程，適時回顧流程是否順暢，並且回到進入定義下一步動作的流程。（個人經驗中將龐大專案一步步的拆解之後，其實內心會少掉許多因為不確定、害怕或是而逃避的心態，能讓專案在開頭時順利推動進行。）4.回顧事務：當你已經把所有的事務放入收件夾中，並且整理好後，也要再次回顧你之前所執行的所有步驟，確認這些事務都有被存放在該存在的列表之中，一種好好妥善照顧你腦海中的思緒小寶寶的概念 XD 除此外，定期回顧也可以幫你將之前想做但是還沒做的事務，拉回你的腦海中，重新訂定下一步行動，開始挑戰完成這些放置已久的任務！
回顧事務並不只是在開始執行任務前需要做的，而是在任務執行之後也要進行回顧。時刻回顧這些任務，確定你的任務方向、完成度，是否任務因為方向變動還有存在的必要，或是這些任務已經可以移動到其他列表，更新你的任務。目前自己除了每天會有大概 20 分鐘的回顧時間之外，也會在週日晚上回顧這週所有任務的完成度，以及捕捉及整理這周累積下來的事務，將它們排入列表，做為下週與下下週進行的準則。這樣一來週一早上進公司開週會時，除了老闆會排的 weekly plans 之外，才不會在一週的開始不知道自己這週該完成什麼，並且根據週會內容適時補充進自己的收件夾之中。5.執行事務：做完所有的準備之後，那就開始專心地一件件依照規劃，去執行吧！
在看這本書時，除了作者提到執行 GTD 的步驟之外，其實對我來說最有用的兩大領悟是：
- 大腦是用來思考的而不是用來記憶的：當你一直想用頭腦記住每件事情的時候，你就沒有空間將大腦拿來做更深度的思考， 現在就開始練習清空你的腦海，並把這些想法及事務紀錄下來吧！
- 兩分鐘法則：在收集你頭腦中所有的思緒，判斷是否排出下一步行動時，首要考慮這個事務 （Stuff）是否能在兩分鐘內完成。如果能在兩分鐘內完成的話，那就趕快開始行動吧！別把這些能瞬間完成的小事，累積在腦海之中，給自己造成無形的壓力。
在嘗試實際運用 GTD 時，市面上其實也有許多像是 Omnifoucs 等等運用 GTD 法則的知名軟體工具，可以自由選用一款用的順手的工作來輔助運行 GTD 法則。
作者認為其實重點不在於使用什麼工具去運作 GTD，而是該如何套用這套心法到你的生活之中，並照著法則重新掌握自己的生活。
因為個人習慣問題（懶），以及想先用看板工具執行，因此目前我還是用 Trello 排列自己的工作與私人任務，運行到現在還有需要改善的地方，但藉由運用 GTD 法則來安排個人與工作生活，能明顯感受到的是將雜事移出頭腦的暢快感。
以往在規劃專案也好、或是在與各組實習生開會時，總會有許多靈光乍現，或是在討論過程中突然想到可以做、應該去做的事務。即使排了待辦清單，但面對龐大且模糊不清的新專案時，總會因為還未釐清第一步該如何下手，或是思緒太過雜亂、沒有排定優先級，內心產生害怕甚至抗拒處理任務，進而一直拖延，沒辦法好好完成任務的窘境。
終於有一個地方存放這些任務與想法，讓這些零碎的想法不再散落各處。並且將每項任務，釐清並整理出下一步行動，也讓自己不在害怕去處理各項看起來困難的雜事，能將每件大事拆解成小小的任務，一一攻克！同時將頭腦好好運用在思考之上，的確能減輕許多心理壓力，也增加了工作上的效率。
對於在新創公司工作的小菜鳥來說，時間真的是非常寶貴啊！能夠有時間心無旁騖的好好思考每個工作步驟，未來前進的方向，才不會陷入忙茫盲的狀態。身為一個工作內容很雜的小運營，總覺得這本書是目前工作情況混亂之下的救星（啊，就是那道光，希望啦 XD）。
把這本書推薦給想要從雜事中解脫的每位職場菜鳥，一起開始把雜事搞定吧！
