讀書心得 | 我讀 【Getting Things Done 搞定】學習用 GTD 法則提高工作與生活效率!

Sally Chou
10 min readSep 6, 2018

--

擺脫雜事,從現在開始。

Photo by Tomas Yates on Unsplash

其實我本來想下的標題是,從現在起,我只有一個名為高效的生活要過既然沒辦法把雜事丟給老闆,那就自己搞定自己吧!(喂~)這樣的標題還是太有標題黨之嫌了,而且自己讀完這本書之後真・的・搞・定・了・嗎(?)

因此,我決定第一篇 Medium 文章還是好好把自己的讀書筆記打出來,整理好所有思緒並作為激勵自己保持高效生活的動力。(努力給自己灌雞血,先寫,才能寫好嘛 XD)

廢話說完了,來說正經的。

我相信以下的狀況做為職場人士應該都不陌生:週一到週五的時光,常常排滿永遠開不完的會議與討論、在處理手頭上的專案時,臨時又被主管或老闆再次指派任務、想要專心完成一個小任務時,又被同事的需求打斷或是突然想到什麼臨時事項打斷同事,彼此打斷來打斷去,好像很久沒有一段時間可以好好專注在眼前的事務……

偶爾自己突然靈光一現,想到什麼腦洞大開的提案,卻沒有及時紀錄下來,靈感就這麼飛走了。有時也會想到組織運作中可以優化的地方、接下來任務的目標、想執行的專案等等,東想想西想想,想做的很多,時間永遠不夠,最糟糕的是記性永遠不好。常常想完這些東西好像可以執行,提完提案之後,就沒有下文了,再次想起來的時候,又有新的任務要執行,這樣的反覆循環之下,雜事只會越累積越多,永遠沒有做完的一天……

這樣的情況已經不是排列任務優先級的問題,而是連任務是否真實存在都無法判別了(慚愧)。作為一個職場小菜鳥,不僅工作生活無法平衡,甚至連任務與任務之間都沒辦法好好處理完畢啊!夜深人靜時,不免問自己,到底要怎樣才能脫離這種混亂的狀態呢?(哀嚎~~~)

最近因為工作緣故(其實就是被發現雜事太多越來越沒效率 XD),老闆指派了我讀一下他新買的時間管理類書籍 Getting Things Done(GTD)搞定

就作者 David Allen 所說 GTD 法則已經被運行了 30 年之久,這個法則的重點其實不在於時間管理(或者是說單純地分配時間)本身,而是在於你如何在職業生活與個人生活之中,整理好你的思緒並將頭腦中的想法,移出你的腦袋,讓你得以專注於眼前最重要的事務。

在閱讀這本書之前,我是先看了他在 Lynda 上所開設的 GTD 課程(這個課程如果用兩倍速來看的話,大概 30 分鐘左右就能把作者想提的 GTD 精華了解個大概了。)了解完基礎概念之後,才閱讀書中對於每個步驟更詳細的內容解說,對於不想閱讀完厚厚一本書的人來說,觀看課程也是個不錯的選擇。

其實以前就有聽聞過 GTD 時間管理法則,但這還是第一次細細閱讀並研究 GTD 的概念。 雖然作者在書中舉了很多對於職業生活還有個人生活上的建議,但 GTD 法則最主要的精華,如下面的執行步驟圖所示:

GTD 法則執行步驟圖

執行 GTD 法則的大致流程又可以分為捕捉事務 ->理清事務 -> 整理事務 -> 回顧事務 -> 執行事務

1. 捕捉事務:盡可能地將所有大腦中的想法移出來,用你手頭上的工具,不論是運用紙筆、或是記事軟體,找到一個專屬你的收件夾,好好地坐下來,花費一段時間,把每一件小事務記錄起來,放入這個專屬的收件夾之中。當你在捕捉這些事務時,可能會花費比你想像中還長的時間(像我自己當初做這個步驟時,竟然就花了 2~3 小時),但絕對是值得的!

這邊還有個小要點,那就是要把你腦海中的事務「清楚詳細」地記錄起來,避免模糊不清,讓你回過頭理清事務時,不曉得這件事務是什麼。例如:你打算在週三打電話給媽媽,這時候你應該紀錄下來的是「週三打電話給媽媽」而不只是填入「媽媽」兩個字,然後盼望著你的大腦會記住這件事情,作出相應的行動。越詳細列出你的事務,就越能在後續回顧時,妥善管理好這件事務。

2. 理清事務:每一件小事務,都要先辨別這件事務到底是什麼,是否這件事務是可以執行的呢(Actionable)?如果不能執行的話,可以進一步辨別這件事務是否是無用的垃圾 (Trash)、並不是現在非執行不可的任務而是某天可以去做的事務(Someday/Maybe)、以及一些參考資料(reference)(例如你隨手收集起來想閱讀的文章、你的一些資料影本、收據等等)。

如果確認這件事務根本沒有必要存在,那就直接刪掉吧!不要讓無用的事務佔據腦海。對於有些非現在可做,但是以後或許可以慢慢執行的事務來說,可以將這件事務,移入收件夾中的孵化(Incubate)列表,讓它好好地待在列表中,等待有天能夠被移入可執行的列表之中。假如是參考資料的話,就直接移入參考資料列表,整理起來,讓你隨時可以取得這些對你來說重要的參考資料。

在理清事務階段,作者再次強調了在個人與職業生活中,擁有固定專屬個人收件夾的重要性。這個收件夾可以分為實體收件夾(存放你的收據、繳費證明等等物品)、虛擬收件夾(存放你腦海中的思緒、資料、或是計劃等等),存放所有與你相關的事物。同時在理清事務時,你周遭的環境,最好是你習慣且已經有固定位置的環境。例如你可以在家中,同時把自己的辦公環境設置成與工作場域中相同,或是固定將某一類型的物品,擺在特定位置,這樣也能少掉許多忙亂尋找東西的時間。

3.整理事務:當你已經理清事務,確認可以都是可以執行的事務時,這時候就該到重頭戲 —— 整理事務啦!這邊最重要的步驟就是,確定這項事務的下一步行動到底是什麼?能不能在兩分鐘內完成呢?如果可以的話就馬上動手進行任務吧!

如果沒辦法在兩分鐘之內完成的事務,你可以再去思考,這件事是否真的要由你自己完成呢?如果有更好的人選可以完成的話,你可以考慮分派(Delegate)給適合的人,避免什麼事情都想攬到自己的身上。如果這件事還是得由你來完成,但並不是件兩分鐘內就可以完成的任務,這時你可以考慮將這件事務延期(Deffered),或者是說幫這項事務設定完成時限,在任務時限內完成即可。

在確定下一步行動時,有時候一項任務會涉及到許多個下一步行動與步驟,這時候就可以把這項任務視為一個專案(Project)。當你已經確定這個專案的存在時,最重要的就是要開始拆解專案,並且規劃專案內容。將看起來龐大的專案,一步步的規劃出適合的流程,適時回顧流程是否順暢,並且回到進入定義下一步動作的流程。(個人經驗中將龐大專案一步步的拆解之後,其實內心會少掉許多因為不確定、害怕或是而逃避的心態,能讓專案在開頭時順利推動進行。)

4.回顧事務:當你已經把所有的事務放入收件夾中,並且整理好後,也要再次回顧你之前所執行的所有步驟,確認這些事務都有被存放在該存在的列表之中,一種好好妥善照顧你腦海中的思緒小寶寶的概念 XD 除此外,定期回顧也可以幫你將之前想做但是還沒做的事務,拉回你的腦海中,重新訂定下一步行動,開始挑戰完成這些放置已久的任務!

回顧事務並不只是在開始執行任務前需要做的,而是在任務執行之後也要進行回顧。時刻回顧這些任務,確定你的任務方向、完成度,是否任務因為方向變動還有存在的必要,或是這些任務已經可以移動到其他列表,更新你的任務。目前自己除了每天會有大概 20 分鐘的回顧時間之外,也會在週日晚上回顧這週所有任務的完成度,以及捕捉及整理這周累積下來的事務,將它們排入列表,做為下週與下下週進行的準則。這樣一來週一早上進公司開週會時,除了老闆會排的 weekly plans 之外,才不會在一週的開始不知道自己這週該完成什麼,並且根據週會內容適時補充進自己的收件夾之中。

5.執行事務:做完所有的準備之後,那就開始專心地一件件依照規劃,去執行吧!

在看這本書時,除了作者提到執行 GTD 的步驟之外,其實對我來說最有用的兩大領悟是:

  1. 大腦是用來思考的而不是用來記憶的:當你一直想用頭腦記住每件事情的時候,你就沒有空間將大腦拿來做更深度的思考, 現在就開始練習清空你的腦海,並把這些想法及事務紀錄下來吧!
  2. 兩分鐘法則:在收集你頭腦中所有的思緒,判斷是否排出下一步行動時,首要考慮這個事務 (Stuff)是否能在兩分鐘內完成。如果能在兩分鐘內完成的話,那就趕快開始行動吧!別把這些能瞬間完成的小事,累積在腦海之中,給自己造成無形的壓力。

在嘗試實際運用 GTD 時,市面上其實也有許多像是 Omnifoucs 等等運用 GTD 法則的知名軟體工具,可以自由選用一款用的順手的工作來輔助運行 GTD 法則。

作者認為其實重點不在於使用什麼工具去運作 GTD,而是該如何套用這套心法到你的生活之中,並照著法則重新掌握自己的生活。

因為個人習慣問題(懶),以及想先用看板工具執行,因此目前我還是用 Trello 排列自己的工作與私人任務,運行到現在還有需要改善的地方,但藉由運用 GTD 法則來安排個人與工作生活,能明顯感受到的是將雜事移出頭腦的暢快感。

以往在規劃專案也好、或是在與各組實習生開會時,總會有許多靈光乍現,或是在討論過程中突然想到可以做、應該去做的事務。即使排了待辦清單,但面對龐大且模糊不清的新專案時,總會因為還未釐清第一步該如何下手,或是思緒太過雜亂、沒有排定優先級,內心產生害怕甚至抗拒處理任務,進而一直拖延,沒辦法好好完成任務的窘境。

終於有一個地方存放這些任務與想法,讓這些零碎的想法不再散落各處。並且將每項任務,釐清並整理出下一步行動,也讓自己不在害怕去處理各項看起來困難的雜事,能將每件大事拆解成小小的任務,一一攻克!同時將頭腦好好運用在思考之上,的確能減輕許多心理壓力,也增加了工作上的效率。

對於在新創公司工作的小菜鳥來說,時間真的是非常寶貴啊!能夠有時間心無旁騖的好好思考每個工作步驟,未來前進的方向,才不會陷入忙茫盲的狀態。身為一個工作內容很雜的小運營,總覺得這本書是目前工作情況混亂之下的救星(啊,就是那道光,希望啦 XD)。

把這本書推薦給想要從雜事中解脫的每位職場菜鳥,一起開始把雜事搞定吧!

--

--