Como você organiza seu trabalho da semana?

E porquê sexta-feira não é somente a véspera do final de semana

Por coincidência a data que escrevo esse post aqui no blog é uma sexta-feira, 8 de janeiro de 2016, a segunda sexta-feira do ano. É um dia legal não é? Trabalhei em uma equipe uma vez que um dos nossos colegas, que era o líder da equipe alegava ser proibido fazer reuniões na sexta-feira a tarde. Aliás já o vi ao telefone mais de uma vez convencendo as pessoas a remarcarem a reunião para segunda. E não era para ir embora mais cedo não, mas simplesmente para usar melhor a tarde de sexta-feira.

Uma boa parte dos leitores desse blog são alunos ou profissionais da área de informática, mas sei também que outras pessoas também passam por aqui e isso é ótimo! A pluralidade dos leitores, das mais diversas áreas e profissões somente enriquece o nosso trabalho. Justamente por isso que busco limitar assuntos essencialmente técnicos e trago mais à luz da discussão temas que são relevantes também para profissionais fora da área de IT (ou TI — Tecnologia da Informação).

Independente de sua área de atuação, tenha tido formação técnica, superior ou até em cursos livres você já deve ter tido contato com a disciplina de Administração. Trata-se de uma área bem abrangente e que pode ser aplicada de forma coadjuvante em outras áreas de trabalho. Temos uma relação bem próxima por exemplo à área de sistemas de informação.

“A genialidade é a habilidade de reduzir o complicado ao simples”

Esta frase atribuída ao jornalista alemão Kurt Wilhelm Marek serve bem ao falarmos do conceito de PDCA que sempre é estudado em matérias relacionadas à Administração. Trata-se do acrônimo Plan Do Check Action onde dividimos a organização de trabalho assim: * Plan é a fase de planejamento onde fazemos justamente isso, planejar e antever o que deverá ser feito; * Do é a fase onde efetivamente fazemos o que foi planejado; * Check é a etapa onde se checa e obtém os resultados, indicadores de desempenho por exemplo;

* Action é a etapa onde confrontamos o planejado com o realizado e fazemos os ajustes para diminuir as falhas, entender porque não foi realizado exatamente como planejado e o que devemos mudar para realinhar o processo.

Parece complicado mas não é. Você faz isso todos os meses com seu salário e despesas, ou pelos deveria fazer. Você planeja o que vai pagar com o que está previsto para receber, paga suas contas e confere depois os pagamentos. Percebe que algo não saiu como planejado como por exemplo você estimou 200,00 para pagamento de energia elétrica mas a conta veio em 290. E por último confronta o previsto com o realizado e busca entender onde em todo esse processo você por corrigir/ajustar.

E o que isso tem a ver com a organização de minha semana? É o seguinte, sexta-feira é o dia que você justamente olhar para trás em sua semana e verificar o que produziu essa semana. São as horas finais da rotina de trabalho que você tem para fazer os ajustes para uma última entrega de trabalho. Dar retorno às solicitações recebidas durante a semana e já deixar preparado e organizado as coisas para a próxima semana.

E isso é simples de se fazer, você pode aplicar o PDCA em suas atividades rotineiras do trabalho lembrando que temos uma etapa de planejamento onde é necessário escrevermos o que deverá ser feito e os passos necessários. Durante a semana temos efetivamente a execução (ou tentativa de realização) destas tarefas na ordem de prioridade necessária. Na sexta-feira é quando podemos justamente ver o que foi resolvido e o que está pendente e “ajustas as velas” para seguir o rumo correto dali pra frente.

Busque colocar organização nas coisas que você faz para não chegar na segunda-feira de manhã e ter ainda que planejar e “ver o que precisa ser feito”. Se você antecipa as ações você esvazia sua cabeça de preocupações e consegue ser bem mais produtivo. Não interessa o trabalho que você tenha, a organização e o planejamento são essenciais para você economizar tempo, energia e dinheiro.

Apenas para ilustrar, algumas coisas que faço no final da semana me preparando para a próxima:

  • Zerar a caixa de email. Eu busco responder/delegar/resolver todos os emails que tenho em minha caixa de entrada. Deixo ali somente aqueles que não consigo dar andamento por depender de um retorno de outra pessoa ou área. Mas evito isso ao máximo, geralmente tirando dali e colocando na lista de tarefas.
  • Rever minha lista de tarefas da semana e verificar o que foi efetivamente resolvido, o que ainda está pendente e já organizar a lista de coisas a fazer da semana seguinte.
  • Limpar a área de trabalho do computador removendo todos os arquivos, pastas e documentos que por ventura ali se acumularam durante a semana. Isso é normal pois a uso justamente como isso, Área de trabalho.
  • Organizo fisicamente minha mesa de trabalho guardando canetas, organizando papéis e documentos, envelopes, etc.
  • Converso com minha equipe e verifico o que foi feito durante a semana, o que está pendente de ser realizado e se foi encontrado algum problema em alguma área e já planejamos a solução para a semana seguinte.

É claro que as tarefas variam de área para área, pois nem todos trabalham diretamente com email por exemplo. Mas o importante é você entender o conceito e como isso pode te ajudar a ser mais produtivo.

E você? Deixe nos comentários como você organiza seu trabalho.