成功會議中的四種人格分析

人生當中,從朋友間的旅行討論到公司中的商業合作,無可避免地會碰到各式各樣的會議。那要怎樣才能讓會議有效進行?除了時間控管、議程排序、目標設定等方法外,「人」,也就是參與者的組成,更是重點。

在會議中你是否也常遇到以下狀況?

  • 氣氛掌握不當,火藥味濃厚
  • 討論了半天,卻一點進度跟實際做法都沒有
  • 為求效率,決策敷衍了事,缺少批判性的建議
  • 參與的人興趣缺缺

如果想解決以上問題並提高會議討論的完整性,建議在會議開始時(尤其是重要會議),請先辨識參與者中誰是屬於以下這四種角色。

角色一:權威者
這種角色通常具有氣氛中和效果,因為階級、輩分高,他人在發表意見時會顧及權威者在場,說詞會較傾向委婉,避免衝突的發生。像是家族中的長輩、班級中的老師、公司中的主管,在參與討論時即使不發言只坐在位置上,可能也會讓人感受到無形的壓力。

角色二:推動者
在會議進行中也許會有很多天馬行空的想法,但將想法化為執行步驟才有實際的產出。尤其團隊中常有人只是出一張嘴,看似積極,卻沒實質貢獻。因此必須找一位執行力高並能實際推動專案進行的人,負責規劃執行步驟,整場會議才不致淪為空洞。

角色三:反對派
所謂近朱者赤,近墨者黑,在團體中我們很容易被他人的意見影響自己原先的想法,造成 團體迷思 的現象。建議養成 批判性思考 的習慣或找非此專案的第三者一同進行討論,透過不同角度的思維有助於決策的完整性。

角色四:黏合劑
人緣好、吸引力強、說話有影響力,是這個角色的特色。在招募團隊或執行專案的同時,一起共事的「人」可能才是最大的問題。如果團隊中有黏合劑這種人物,將有助於吸引他人共同參與,提高認同感、更有自發性。這種角色可以是面容姣好的帥哥美女、善於溝通的調解者抑或是能炒熱團隊氣氛的HIGH咖,先找到這種人,其他人自然會跟上。

四種角色都有了,之後呢?

也許每場會議不一定四種角色同時存在,但辨識出來後可依會議性質試著讓各角色擺到適合的位置。例如:進行跨部門會議時,權威者控制氣氛、推動者制定策略、反對派提出建言,這三種角色就相對重要,如果能一同參與會議,便能事半功倍。但如果是團康性質呢?例如:畢業旅行、公司旅遊之類的娛樂活動,此時較主要的角色則是讓推動者負責制定行程,黏合劑類型的人負責活動宣傳,讓大家有意願參與、玩得開心才是重點。

能力不是一切,互補才是重點

一個人可能兼具多種角色,例如:團隊中時常唱反調的成員,總是能提出許多建設性的做法,可是平常做人失敗無法取得眾人認同,此時他兼具了「反對派」及「推動者」的角色,但缺少「黏合劑」的人格。因此需要一位講話具影響力的人共同輔助,才能將專案順利推動。

許多時候除了「人」之外,其他的問題都不是問題。所以最好在下次會議前先辨識出各成員的人格特質,將對的人放到對的位置上,讓討論時能更專注在「事情」上。

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