您不可不知的傳媒公關(三)如何聯繫記者

接觸記者是公關領域中最重要、最有價值、高回報的活動之一。發送給記者的電子郵件必須是專業的及度身訂作的,最好由公司總經理發送。公司應該在一星期的初期以及該日的早上聯繫記者,並時時進行跟進。

當你完成新聞稿和新聞資料袋後,您需要把它們發送給記者,給記者留下良好的第一印象是很重要的。

1.對於聯繫記者的建議

聯繫記者時,請緊記你並不是在與一台電腦交流,而是在與電郵的收件者交流。聯繫記者時若能把他們當成朋友,成功機率會較大。因此,電郵應盡可能地展現您的誠意與專業態度,因為記者們只會對前程光明的企業家感興趣。

2.應該由誰來聯繫記者?

雖然公關慣常代表公司,但記者們更願意直接與公司創始人或總經理聯繫。因此,我建議使用老闆的電子郵箱發送新聞稿,回覆率會較高。

3. 聯繫記者的電郵示例

以下是我用來聯繫記者的電子郵件,電郵內的信息會按照每次的情況更改。如果你決定使用這種格式,請記住盡可能地將它個人化。舉個例子,如果你知道一個記者常駐在紐約,你可以說希望在紐約的一個活動上遇到他。

Hi “記者的姓名”:
我的名字是“名字”。我創建了一個(例如:總部位於波士頓的)高科技始創公司,名叫“公司名稱”,今天公司正式成立。我發電子郵件給你是想看看你會否有興趣寫一篇相關的文章。 “公司名稱”旨在促進人們互相交流。我們的產品是一個iPhone應用程序,可以免費在iTunes App Store上下載。下面是我們的新聞稿,我希望能繼續用電子郵件或電話與你聯繫。感謝您的時間和精力。
Cheers,
“你的名字”公司始創人,“公司電話:“你的電話號碼”

4. 應該什麼時候聯繫記者?

您應在一週初、並在早晨聯繫記者(中午也是很好的時間,很多記者都是晚下班晚上班的),因為記者大多不會在週末工作(香港麻⋯⋯那就仍有很多在工作的),另外,您的電子郵件需在記者開始工作之前出現在記者的收件箱內。

5. 為什麼你應該時時跟進?

其中一個重要的、但經常被忽視的步驟是在記者完成文章後作出跟進。您應發送電子郵件予每個記者,感謝他們付出的時間,並在LinkedIn上發送關注邀請。

6. 跟進記者的電子郵件示例

下面是我用來跟進記者的電子郵件。

Hi“記者的名字”
我的名字是“名字”。我是“公司名字”的“職稱”。我想感謝你為我公司撰寫了文章(文章鏈接),這對公司意義重大。我希望日後能有機會見到你本人。
再次感謝您的時間和精力。
Cheers,
“你的名字”

7. 發送LinkedIn信息給記者示例

以下是我在記者完成文章後用來與之保持聯繫的LinkedIn信息。

Hi“作家的名字”:我是“公司名字”的“你的名字”。謝謝你為我公司的成立撰寫的文章,它對我們意義重大。我希望日後能繼續與你保持聯繫。
Cheers,
“你的名字”

8. 記者的聯繫方式

在你完成新聞稿、新聞資料袋和電子郵件後,你需要找到記者的聯繫方式。