Onboarding proces (z pohledu zaměstnance)

Co je onboarding proces?
Onboarding proces je dle všeho soubor několika akcí, které je třeba vykonat, aby se nový zaměstnanec dokázal ve firmě nejen orientovat, ale mohl bez problémů začít pracovat. Povídá se, že by samotný proces měl začít ještě před nástupem a trvat podle potřeby třeba až jeden celý rok.

Proč je onboarding proces důležitý?

Adaptovat se na nové prostředí a jiný styl práce chvíli trvá. A čím méně pomoci s adaptací je novému zaměstnanci poskytnuto, tím delší tento proces je. Čili onboarding proces výrazně zkracuje dobu, po kterou nový zaměstnanec stále není schopný samostatně pracovat a vytvářet hodnoty.

Pokud je onborading proces dobře vymyšlený a uskutečněný, má to obrovský dopad na brand firmy, na výši nákladů a fluktuaci zaměstnanců. Proč? To si hned vysvětlíme.

Vliv na brand firmy — Nejlepší HR marketing

Nikdo vám neudělá lepší reklamu, než spokojený nováček. Lidé mluví o své práci pořád. V práci, v hospodě i doma. Název vaší firmy je bezprostředně po nástupu nového člověka omýlán mezi jeho známými poměrně často. A pokud je to v dobrém světle, je to ta nejlepší a nejefektivnější reklama.

Snižování nákladů

Propracovaný onboarding proces ušetří mnoha lidem spoustu práce, nervů a času, a tedy i nákladů. Čas HR manažera, čas nováčka, čas team-leadera, do jehož týmu byl nováček zařazen, čas jeho kolegy, který je k dispozici v rámci odborných dotazů — všechen tento čas se dá ušetřit. Schválně si někdy spočítejte, kolik času vaši zaměstnanci tráví nad onboardingem jednoho nového člověka. A kolik času se tedy nemohou věnovat své běžné práci. Nechte vypracovat svého HR manažera kvalitní onboradingový proces. A počítejte znovu.

Fluktuace zaměstnanců

Víte, proč vám zaměstnanci po určité době utíkají? Utíkají za lepším? Nemají kam růst? Nenaplnili jste jejich očekávání, se kterými na danou pozici nastoupili? Firmy, které mají kvalitní onboarding proces si na fluktuaci nestěžují. Nováčci totiž předem vědí o všem, co je v následujících měsících čeká. Pokud se s tím nedokáží ztotožnit, odejdou ještě ve zkušební době, ale je jich minimum. Dodržíte-li své sliby, které jste dali během adaptačního procesu, nehrozí tak vysoká fluktuace jako v ostatních firmách.

Jak na kvalitní onborading proces?

Málokdy se stane, že může nový zaměstnanec nastoupit na pozici ihned. Toho času se dá velmi efektivně využít k založení nejrůznějších účtů, zaslání potřebných informací nebo k “oboustrannému” seznámení.

Já osobně jsem nervózní, když nevím, do čeho jdu. Proto bych proseděla hodiny u notebooku a “vygooglila” si i to, co ta firma o sobě pravděpodobně už dávno sama zapomněla. Bylo by hezké dostat se například na interní webovou stránku, kde je seznam zaměstnanců (fotky, jména, pozice, cokoli podle fantazie). Určitě bych uvítala i mapu kanceláří / virtuální prohlídku, nebo prosté video natočené na mobil, kde HR (nebo kdokoli jiný) ukazuje, kde najdu kávu a jak mám zacházet s kávovarem. Takový slovníček místního žargonu a informace o firmě (vize, kultura,…) by na stránce taky chybět neměly.

A kdybych k tomu všemu dostala ještě e-mail s tím, že mám zařízené všechny účty a přístupy do systémů, které budu k práci potřebovat + odkazy na vzdělávací materiály a přehled benefitů, začínala bych se opravdu těšit.

O situaci, kdy bych dostala ještě pár informací navíc, si asi mohu nechat jen zdát. Když si představím, že by mi někdo předem poslal podrobný plán toho, co mě v následujících měsících čeká, nastoupila bych bez debat. Plán rozvoje, kariérní plán, konkrétní výše mzdy a plán jejího růstu, plán schůzek v rámci adaptace, apod.

Zároveň bych byla moc ráda, kdybych měla předem nachystané pracovní místo včetně veškerého vybavení (notebook, telefon, blok, vizitky, propisky, …). No a kdyby o mně ostatní zaměstnanci věděli dopředu, tak by se nedalo počátku onborading procesu už nic vytknout.

Že si moc vymýšlím? Tento postoj je přesně důvodem toho, proč vám brzy odcházejí lidé. Většina nastoupí s jistým očekáváním, na pozici setrvá s představou, že se ještě něco změní a po určité době prostě odejde tam, kde se sestaví jasný plán, se kterým se dokáže ztotožnit a který se také vyplní.

Jak pokračovat?

Když už nováček nastoupí, usnadněte mu jeho první den v práci. Stůl má nachystný, kolegové o něm už vědí, zbývá jen osobní seznámení.

Představovala bych si to konkrétně tak, že bych dostala “tip” na člověka, který je v týmu nejvíce oblíbený a ten by mi vysvětlil, jak to u nich ve firmě chodí a napojil by mě na ostatní. Je mnohem snazší zapojit se do kolektivu přes člověka, na kterého ostatní dají a kterého mají rádi.

Další “tip” by měl být na člověka, který je největší expert v mém oboru. To je stěžejní pro můj profesní rozvoj a pro rychlé zapojení se do pracovního režimu.

A v neposlední řadě bych ráda dostala “tip” na člověka, který ostatní inspiruje. Komunikací s tímto kolegou bych přicházela na nové nápady a rozvíjela tak svůj potenciál.

Člověk, který je mezi ostatními nejvíce oblíbený, by mě mohl provést po kancelářích, zasvětit mě do neformální kultury a vzít mě s otatními na oběd nebo po práci na pivo.

První den bych taky ráda strávila se svým přímým nadřízeným, který by mi vysvětlil, jaké má ode mě očekávání a jakým stylem probíhá spolupráce s ním.

P.S. Dárečky na přivítanou nikdy neurazí. :)

Co dělat po všech úvodních (ne)formalitách?

Nováčkovi by měla být rychle přiřazena nějaká práce. Každý chce být rychle užitečný, učit se nové věci a vidět za sebou nějaké výsledky. Otázkou je, kolik zodpovědnosti jste ochotni nováčkovi přenechat. Čím více zodpovědnosti bude na jeho bedrech, tím více důvěry do něj budete vkládat. Což má velký vliv na to, jak dobře se u vás nováček cítí.

Ráda bych dostala jasné zadání, jehož způsob zpracování by byl zcela na mě. Chtěla bych prostor pro svůj styl práce, styl myšlení a kreativitu. Zároveň bych ráda dostala zpětnou vazbu od svého team-leadera nebo člověka, který je v mém týmu pokládán za největšího experta.

Kromě prvního úkolu by se mi líbilo udělat si krátké kolečko po všech odděleních a pochopit, jak funguje firma jako celek. Pak bych si nemusela klást otázky typu: “A co ti obchoďáci tam vlastně přesně dělají?”. Také by se mohl pomalu plnit nějaký rozvojový plán v podobě interních nebo externích školení, workshopů, konferencí, apod.

Jak mít onboarding proces pod kontrolou?

Komunikujte se svým nováčkem. Jednou týdně, jednou měsíčně, záleží jen na vás. Revidujte plány (rozvojový, karierní, …) podle jeho potřeb. Ptejte se, co mu vyhovuje, co ne a snažte se mu vyjít v každém ohledu vstříc.

Prostřednictvím těchto otázek sbíráte zároveň data o úspěšnosti vámi nastaveného onboradingového procesu. Vyhodnocujte data každý měsíc / půlrok a onboarding proces tvarujte. Zlepšete, co funguje. Vyřaďte, co nefunguje. Slaďte vše s vaší firemní kulturou a postojem k práci.

Po nějaké době si udělejte rychlý snapshot sociálních vazeb v týmu, do kterého nováček nastoupil, abyste viděli, jak se dokázal do týmu zapojit, ve kterých oblastech je úspěšný a ve kterých naopak pokulhává.

Pár rad na konec…

Pokud se něco nedaří, nehledejte chybu primárně v nováčkovi. Hledejte ji u sebe. Proč není spokojený? Co děláte špatně? Co můžete dělat jinak? Nestavte se do pozice, kdy on je ten, který si neváží toho, co všechno pro něj děláte. Pracujte na svém onborading procesu. Naslouchejte a pracujte s nováčky individuálně. To je totiž přesně to, co nakonec každý z nás potřebuje - pocit, že si nás vážíte a chcete s námi spolupracovat.

Pamatujte si, že data jsou všechno. Neměňte onboarding proces na základě vašich pocitů a domněnek. Transformujte ho na základě dat. Mluvte s lidmi, vše si zaznamenávejte, měřte postupné začleňování nováčků a pravidelně vše vyhodnocujte. Jedině tak se vám podaří adaptační proces vyladit téměř k dokonalosti.