Grupo Tom 236: Montando uma Sala de Guerra (War Room)

Pandemia. Incertezas. Crise. Em um cenário de intensas mudanças, uma coisa é certa: todos foram afetados. Sem exceção. Em meio a muitos desafios, um deles se apresenta como um dos mais latentes: como não entrar no “modo pânico”? Que tipo de ação tomar, diante de tanta paralização? Aqui trazemos, a partir de aprendizados vivenciados em um projeto viabilizado pela Tom para um de seus clientes, alguns direcionamentos práticos (e factíveis) sobre como montar uma sala de guerra (ou War Room) para enfrentamento dos desafios de comunicação que estão se impondo no momento atual. Afinal, em meio à guerra, todos querem #paz.

Falando um pouco sobre contexto, há uma sigla muito repertoriada e que é uma premissa dentro da nossa realidade: o mundo VUCA. Logo, Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade já fazem parte do nosso e do seu dia a dia. E, agora, somado a isso, temos uma Pandemia. E foi graças a ela, inclusive, que montamos uma Sala de Guerra composta por um time multidisciplinar da Tom e de um dos nossos clientes (que estava passando por desafios importantes).

Uma das primeiras Salas de Guerra da humanidade foi introduzida pelo primeiro ministro britânico Winston Churchill. Seu principal objetivo era conter os avanços militares do nazismo, na Segunda Guerra Mundial. Em nosso dia a dia, as Salas de Guerra nos ajudam no planejamento de campanhas e estratégias diversas. Em nosso caso, montamos uma na qual nosso principal objetivo era estruturar uma série de ações para enfrentamento dos impactos que a Covid-19 gerou sobre o time de marketing de um dos nossos clientes.

Via de regra, uma Sala de Guerra nos ajuda a concentrar esforços em torno de um objetivo comum e também atua como uma grande catalisadora de ações e resultados, uma vez que um grupo multidisciplinar está em constante comunicação e trabalhando sobre um mesmo desafio, sem dispersões.

  • Entenda profundamente o problema e o contexto. Se aplica aqui a mesma regra da famosa frase de Alice no País das Maravilhas: “Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”, então uma solução efetiva só pode surgir a partir de um problema claramente definido. Pergunte-se: qual é a questão principal a ser resolvida e por que ela é importante?
  • Estabeleça premissas de trabalho. Elas são muito importantes porque atuam como as “regras do jogo” e acabam trazendo muita consistência no dia a dia.
  • Entenda que o trabalho é no presente, mas que não se pode perder de vista o futuro. As Salas de Guerra são montadas para uma ação no presente muito concreta e, em muitos casos, muito específica, mas elas não podem ser desconectadas da estratégia, o que implica em um entendimento claro de legado e futuro da marca.
  • Defina o modelo de trabalho e expresse isso em um roadmap claro e visível para todos os atores envolvidos. Um modelo de trabalho que costuma ser bastante coringa é:
  • Coleta de iniciativas.
  • Clusterização ou agrupamento (essa é uma prática valiosa que dá uma clareza enorme sobre padrões e repetições, bem como sobre aquilo que pode ser fundido, excluído e priorizado).
  • Validação Macro.
  • Análise de esforço x impacto (aqui, optamos pela utilização da Matriz de Esforço x Impacto, uma ferramenta extremamente simples, clara e útil para contextos nos quais existe uma concorrência de projetos, tarefas ou iniciativas).
  • Detalhamento.
  • Validação Micro.
  • Entendimento de workflows.
  • Sugestão de otimização de fluxos.
  • Pesquisa de ferramentas (aqui, é sempre fundamental lembrar que uma ferramenta, por si só, não é nada; uma ferramenta precisa responder a um processo bem desenhado).
  • Onboarding na ferramenta, com definição clara de atores e responsabilidades. No nosso caso, entendemos que a ferramenta que melhor respondia ao processo que desenhamos era o Trello.
  • Produção de tutoriais que reflitam o que foi desenhado na ferramenta (a partir dos processos), permitindo que os envolvidos se relembrem dos combinados sempre que preciso e/ou possam multiplicar os ensinamentos para seus pares, por exemplo.

Para se ter paz em meio à guerra, além de todos esses pontos que trouxemos, consideramos muito importante que:

  • Seja definido um sponsor (patrocinador) para a Sala de Guerra (tanto na agência quanto no cliente). Isso será fundamental para que o plano seja encarado com a prioridade necessária e, efetivamente, executado.
  • Seja definido um project manager também. A participação de um PM em conjunto com o sponsor garantirá um modelo no qual liderança e operação caminharão de mãos dadas.
  • Gestão à vista é fundamental. Então, quanto maior a visibilidade todos, melhor. Isso pode ser refletido em post-its, murais, dashboards ou quaisquer outras ferramentas que deixem claro os objetivos e a evolução das iniciativas.

Ah! Especialmente para esse Grupo Tom, preparamos um Toolkit, no qual compilamos todos os direcionamentos que estão aqui, bem como alguns templates e sugestões de ferramenta. Faça o download agora. ;)

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Carol Furtado, Head de Design e Tecnologia da Tom Comunicação.
Fernanda Lacerda, Head de Integração da Tom Comunicação.

Criatividade efetiva.

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