Kako izraditi jednostavan i učinkovit strateški plan organizacije
Metodologija strateškog planiranja za organizacije
Strateški planovi su veliki bauk malim organizacijama (poduzeća, udruge, startupovi…). Posljedica je to manjka znanja i iskustva u izradi istih, ali i činjenice da su dostupne informacije ograničene i često prilagođene velikim organizacijama. Zato male organizacije često nemaju jasno definiran strateški plan ili ga ne primjenjuju. To je problem jer ako ne znamo jasno kamo idemo i kako ćemo do toga doći, onda gotovo sigurno nećemo daleko stići.
Svrha strateškog plana je da olakša i ubrza procese donošenja kratkoročnih odluka i da osigura da svakodnevne aktivnosti na najbolji način doprinose dugoročnim ciljevima organizacije.
Strateški plan može biti jednostavan i jasan, njegova izrada može biti laka, a pravilnom primjenom može se znatno poboljšati rad organizacije. Ovaj tekst objašnjava metodologiju koja je osmišljena upravo na premisama da strateški plan treba i može biti jednostavan, razumljiv i metodološki determiniran.
Za početak, dobro je izraziti ključna pitanja na koja strateški plan treba dati odgovor:
- Što organizacija želi postići?
- Koja je uloga organizacije u ostvarenju tog cilja?
- Koje vrijednosti određuju djelovanje organizcije?
- Tko su korisnici organizacije?
- Kako organizacija mjeri svoj napredak?
- Koja su područja specijalizacije organizacije?
- Kako će organizacija ostvariti svoje ciljeve?
Kao što se može vidjeti iz samih pitanja, ključni elementi strateškog plana su vizija, misija, načela, korisnici, pokazatelji, prioriteti, rezultati i aktivnosti.
Koristeći standardnu ekonomsku metodu grafičkog prikazivanja međuodnosa elemenata nekog sustava, može se napraviti i grafički prikaz strateškog plana.
U nastavku ću korak po korak objasniti kako sam došao do ovog grafikona, međuodnose različitih elemenata i neke preporuke prilikom korištenja ove metodologije.
Prije toga moram naglasiti da je ovaj prikaz maksimalno pojednostavljen i podrazumijeva da postoji jedan zajednički pokazatelj za sve strateške prioritete što nije baš realno.
Organizacije obično imaju nekoliko pokazatelja uspjeha, a za njihov grafički prikaz je potrebno napraviti odvojene grafikone ili koristiti više ljestvica mjerenja na Y osi. Moguće je i izraditi posebnu formulu kojom se determi-nistički može izračunati jedan opći pokazatelj koristeći različite parametre i težine, no to nije predmet ovog teksta.
Misija i vizija
Ako se na osi X nalazi vrijeme (t), a na osi Y pokazatelji uspjeha (p), isho-dište se može promatrati kao trenutno stanje. Na dijagonalno suprotnoj strani, gdje su P i T maksimalni se nalazi Vizija organizacije.
Vizija je prikaz idealnog svijeta u budućnosti, pri čemu se “idea-lan svijet” različito definira i mjeri ovisno o organizaciji.
Put od trenutnog do idealnog stanja se zove Misija. Misija je uloga organizacije u ostvarenju vizije, ona je ujedno svrha posto-janja organizacije.
Poželjno je da izjave misije i vizije budu kratke i jasne, a mogu se dodati i objašnjenja.
Strateški prioriteti
Kako bi organizacija ispunila svoju misiju, važno je da odredi strateške prioritete. Strateški prioritet je specijalizacija organizacije u određenom području djelovanja, tržišnom segmentu ili ponuđenoj vrijednosti, a određen je na osnovu unutarnjih snaga organizacije i vanjskih prilika.
Organizacija može imati više strateških prioriteta, ovisno o vlastitim kapacitetima, dostu-pnim resursima i potrebama korisnika. Osim toga bitno je i sagledati koliko je organizacija usklađena sa svojom misijom i prema tome odrediti je li nužno dodati, izbaciti ili prilagoditi određeni strateški prioritet.
Ako se izmjeri ukupan učinak provedbe svih strateških prioriteta, moguće je iscrtati liniju očekivane razine ispunjena misije organizacije. Ukoliko nije moguće, uzevši u obzir Paretovo pravilo 80:20, dodatno približiti doseg idealnoj liniji misije, ova linija postaje zadana razina usklađenosti plana sa misijom organizacije.
Rezultati i aktivnosti
Za određivanje usklađenosti plana sa misijom ključno je, uz aktivnosti koje provode, definirati i rezultate koje se na taj način postiže. Svaki strateški prioritet se može promatrati kao skup aktivnosti koje dovode do određenog rezultata mjerenog za to određenim pokazateljima. Npr. ako je strateški prioritet orga-nizacije povećanje prihoda od marketinga, onda se rezultat najbolje može mjeriti visinom prihoda od marketinga.
Kako bi organizacija ostvarila zadane rezultate, može koristiti dvije vrste grupa aktivnosti: programe i projekte. Programom se zadovoljavaju neke stalne potrebe korisnika, dok se projektom jednokratno stvara ili unaprijeđuje nešto.
Program je skup aktivnosti koje se provode kontinuirano bez roka trajanja, a uspješnost se mjeri na način da se rezultati prate u redovnom (npr. mjese-čnom) intervalu.
Projekt je skup aktivnosti koje se provode do unaprijed odre-đenog roka, a uspješnost se mjeri na način da se provjeri ostvarenost svih očekivanih rezultata na kraju projekta.
Mjerenje uspjeha
Organizacija treba preuzeti odgovornost za ostvarenje svojih ciljeva na način da odredi planirane rezultate na godišnjoj ili kvartalnoj razini. To znači da će za svaki vremenski period biti definirane točne vrijednosti svih bitnih pokazatelja uspjeha organizacije.
Pokazatelji moraju biti objektivno mjerljivi i provjerljivi te moraju biti u izravnoj vezi sa ciljem. Npr. ako je cilj povećanje svijesti javnosti o određenoj temi, pokazatelj broja marketinških kampanja nije dobar. U tom slučaju dobar pokazatelj bi bio ukupan doseg medijskih objava (eng “reach”), a koji se računa kao broj pregleda web stranice, facebook objava i slično.
