Reconstructie:

Van bezuinigingen tot onrust en onderbuikgevoelens

NRC Handelsblad meldt op 2 april dat er door de manier van bezuinigingen op het ondersteunend personeel een ‘verstikkende sfeer’ is ontstaan. Ook Trajectum onderzocht de bezuinigingsoperatie bij HU Diensten. Een reconstructie: hoe heeft het zo ver kunnen komen?

Door Gerard Rutten, Trajectum

  • Dit verhaal verschijnt in aanvulling op het interview met Jan Bogerd, dat gelijktijdig is gepubliceerd op de site van Trajectum.
     
     
    Vijftien dialoogsessies organiseert de HU na publicatie van het NRC-verhaal. De sessies zijn voor medewerkers, studenten en ook oud-medewerkers. En op zijn blog laat Jan Bogerd, voorzitter van het college van bestuur, weten dat ‘onze communicatie niet altijd even gelukkig is geweest’. Letterlijk schrijft hij: ‘Daarmee deden we onvoldoende recht aan de beleving in onze organisatie. Dat spijt me.’ En: ‘Het raakt me dat er op plekken in de organisatie zoveel pijn en emotie is.’

Pijn en emotie horen bij bezuinigingen en veranderingen in grote organisaties, zo relativeert Willeke Slingerland, docent/onderzoeker bij het lectoraat Governance van hogeschool Saxion. Tegen Trajectum zegt ze hierover:

Willeke Slingerland

‘Het gaat vaak te hard, te snel en topdown. Aan de HU lijkt in de afgelopen jaren een wantrouwen ontstaan gericht op de top, inclusief het college. De mensen hebben het gevoel dat het college samenspant met de managers van buiten. De vraag is of dat terecht is of dat het onderbuikgevoelens zijn. Er is in ieder geval een cultuur die verziekt lijkt te zijn geraakt.’

Mensen van buiten

Hoe dat kwam? Het begint in ieder geval met het besluit van het college van bestuur om mensen van buiten aan te stellen. Het college wil meer geld vrijmaken voor onderwijs en onderzoek door onder meer een reductie van de ondersteuning. Dat is nodig omdat de HU in verhouding tot vergelijkbare hogescholen al jarenlang meer geld besteedt aan overhead. In 2013 blijkt de reductie niet te lukken en zijn verscherpte maatregelen nodig.

Het college:
‘Om die reden heeft het college van bestuur besloten een beperkt aantal mensen aan te trekken die dergelijke processen eerder tot bewezen resultaat hebben gebracht. Zij hebben de opdracht gekregen om de transformatie van de dienstverlening te leiden.’

Dat blijkt ook uit een interview met Ilan Westphal, directeur HU Diensten, in HR Praktijk, magazine voor professionals in human resource management. Westphal in dat interview:

‘Het bestuur wilde iemand uit een andere sector die met een frisse blik naar het onderwijs kijkt en een andere stijl van werken met zich meebrengt.’

Het is mei 2014 en hij is dan net aangesteld als kwartiermaker bij HU Diensten (HUD). Zijn opdracht: twintig procent bezuinigen bij het ondersteunend personeel en het harmoniseren (stroomlijnen) van de ondersteuning. Ook krijgt hij de dagelijkse leiding bij HU Diensten. De operatie moet via natuurlijk verloop in vier jaar plaatsvinden: als mensen met pensioen gaan of buiten de HU een baan vinden, worden de vrijkomende plaatsen slechts voor een deel opgevuld.

Dienst Human Resources opgeschud

Westphal zelf werkt sinds december 2012 aan de HU, eerst nog als directeur van de dienst HR. In het eerder genoemde interview constateer hij:

‘In het onderwijs bestaat de neiging om de consensus op te zoeken. Dit is duidelijk anders dan ik gewend ben in het bedrijfsleven.’

De loopbaan van Westphal leidde hem tot dan toe langs ABN Amro, Nuon/Vattenfall en DE Master Blenders (voorheen Douwe Egberts).

Kort na zijn aanstelling haalt Westphal zijn oud-collega Wilfred Brand binnen als interimmanager HR Development, de afdeling voor loopbaanadvies en professionalisering. Brand studeerde Bedrijfseconomie aan de HU, werkte 14 jaar bij ABN Amro, daarna bij hypotheekbank Stater en verhuurde zich later als interimmer via organisatieadviesbureau Quintop.

Westphal heeft grootse plannen met de afdeling HR. Hij schudt de dienst flink op. Volgens planning worden per 1 maart de circa 25 adviseurs en hun hoofden gecentraliseerd. Zij blijven op de faculteiten werken maar komen onder leiding te staan van het HR-management. Vervolgens krijgen hoofden en adviseurs andere faculteiten of andere functies toegewezen. De hoofden raken hun leidinggevende taak kwijt en verworden tot een soort senior-adviseurs; zij maken geen deel meer uit van het managementteam. 
 
 De HU krijgt een nieuw type adviseur: de HR business partner. Het profiel: zakelijk ingesteld, een bedrijfskunde-opleiding achter de rug en een master op zak.

‘Een achtergrond in het onderwijs of andere maatschappelijke organisatie was sowieso reden om iemand niet aan te nemen’, zegt een bron.

Sommige adviseurs krijgt te horen dat ze niet meer passen in de nieuwe cultuur en kunnen beter vertrekken.
 
 Enkele zittende managers bij HR schuiven door naar andere posities terwijl nieuwe chefs cruciale posities innemen. Een aantal van hen is afkomstig ‘uit het netwerk’ van Westphal en Brand. Sommige projectleiders en –medewerkers worden ingehuurd via Frisse Blikken, een soort uitzendbureau voor jonge ambitieuze professionals. Een van de eigenaren is een oude bekende van Westphal in zijn tijd bij NUON. Ook HR-adviesbureau Bright & Company krijgt een aantal klussen, zoals het organiseren van heidagen en professionaliseringstrajecten.

‘Op Oudenoord 330 liepen steeds nieuwe mensen met pakken rond terwijl niemand wist wat die kwamen doen’, zegt een insider.

Ondersteuners gecentraliseerd

Ondertussen is een volgende groep van 350 ondersteuners op de faculteiten per 1 januari gecentraliseerd en onder aansturing van HU Diensten gekomen. Het betreft onder andere ict’ers, decanen, roosteraars en baliemedewerkers. Het idee is dat door deze ‘ontvlechting’ van taken op het gebied van onderwijs (in de faculteiten) en ondersteuning (bij HU Diensten) de werkzaamheden makkelijker zijn te stroomlijnen (harmoniseren). Dit moet de bezuinigingen van twintig procent tussen 2013 en 2016 op de ondersteuning binnen de hogeschool mogelijk maken.

Maar in februari 2014 luidt het college de noodklok: de bezuinigingsdoelstellingen worden niet gehaald. Veel vertrokken medewerkers zijn vervangen. Zo komt er van een personeelsreductie niets terecht. Er moet een tandje bij, meldt het college. Het beleid bij het aannemen van nieuw personeel en verlenging van tijdelijke contracten wordt aangescherpt: vacatures worden niet opgevuld tenzij dit strikt noodzakelijk is. Even later komt het besluit dat bijna alle ondersteuners op de faculteiten — nog eens 230 — versneld overgaan naar HU Diensten. Op die manier wil het college de harmonisatie en reductie alsnog voor elkaar krijgen.

Het college schuift dan Westphal naar voren om de sukkelende operatie weer vlot te trekken. Daartoe wordt een nieuwe functie gecreëerd: per september 2014 wordt hij directeur HU Diensten. Er ontstaat zo een extra managementlaag tussen college en de vijf dienstdirecteuren. Hij formeert een ‘Change Team’ met als managers Thomas Meester (tot dan manager bij HR) en interimmer Onno Vos (ex ABN Amro). Wilfred Brand is al eerder doorgeschoven naar de functie van directeur HR. 
 
 De directeuren van de diensten Business Control en Marketing & Communicatie worden vervangen, eerst door tijdelijke externen en later door vaste directeuren. Volgens het college is al langer bekend dat zij zouden vertrekken. Wat opvalt is dat nieuw aangestelde directeuren vaak een achtergrond hebben in het bedrijfsleven, veelal uit het bank- en verzekeringswezen.
 
 Twee zittende directeuren houden stand: zij moeten wel het kantoor dicht bij hun medewerkers verlaten om aan te schuiven in de gang op de eerste verdieping van de locatie Oudenoord waar de rest van de top van de HUD-directie resideert, inmiddels door het personeel omgedoopt tot Wall Street.

Onrust en onzekerheid

De sfeer binnen de hogeschool begint om te slaan. Er ontstaat onrust. Binnen de faculteiten leeft de vrees dat een deel van het ondersteunende werk op het bordje van de docenten komt te liggen. De Hogeschoolraad (HSR) lijkt zich eind juni 2014 tegen de nieuwe ontvlechtings-ronde te keren, maar uiteindelijk gaat een meerderheid akkoord. Studentenfractie MUST stemt tegen en is verbaasd over de ‘ommezwaai’ van de meerderheid. In een opiniestuk schrijven ze dat er geen plan ligt, ‘waardoor het nog volstrekt onduidelijk is welke processen wanneer geharmoniseerd zullen worden.’ Het ontbreken van zo’n harmonisatieplan zal later nog een belangrijke twistappel vormen.

Ondertussen gaat de bezuinigingsoperatie gewoon door. De ontvlechting, bezuinigingen en harmonisatie leiden tot meer onzekerheid onder het personeel. Velen zijn bang hun baan te verliezen. ‘De angst regeert’, constateert de Personeelsraad. Mensen voelen zich ‘onder druk’ gezet en ‘geïntimideerd’ om een vaststellingsovereenkomst (VSO) te ondertekenen. Dit is een afvloeiingsregeling die per persoon wordt opgesteld en alleen kan worden afgesloten na instemming van beide partijen. Ook doen verhalen de ronde dat personeelsleden negatieve beoordelingen krijgen om zoveel mogelijk mensen buiten te werken. Maar dit is geen beleid en in situaties waarin de indruk is ontstaan dat dit moest is dit gecorrigeerd, zegt het college in een reactie.

De Personeelsraad organiseert een bijeenkomst waar zo’n 250 medewerkers stoom afblazen. De Ombudsman van de HU laat zich in Trajectum kritisch uit over de gang van zaken. Een vakbondsbestuurder van de onderwijsbond AOb vraagt zich af waarom de bezuinigingen niet onder de noemer van reorganisatie vallen. Het woord staking valt. De Personeelsraad en Hogeschoolraad hameren op stopzetting van de bezuinigingen tot er duidelijkheid komt in de vorm van een harmonisatieplan. De Personeelsraad blijkt niet in staat het ongenoegen om te zetten tot concrete acties. Een jaar later zijn de leden het gesteggel met de HUD-directie beu. Medio december 2015 zeggen ze het vertrouwen op en geven er de brui aan.

Hakken in het zand

De Hogeschoolraad zet de hakken in het zand bij de begroting 2015. Cees Braas, sinds september 2014 voorzitter van de HSR en daarvoor lid van het dagelijks bestuur, zegt daarover:

‘Met het tegenhouden van de begroting konden we een punt maken. Er wordt bezuinigd, processen geharmoniseerd en mensen met een vaststellingsovereenkomst weggestuurd zonder deugdelijk plan als grondslag.’

Het college doet gaandeweg de onderhandelingen enkele toezeggingen: er komt een harmonisatieplan en een onderzoek naar de onrust onder het personeel. Als de raad desondanks op 4 maart 2015 voor de derde maal de begroting afkeurt (met zeven stemmen voor, zeven tegen en een onthouding) staan de verhoudingen op scherp.

Het ziet ernaar uit dat het college een beroep moet gaan doen op de landelijke geschillencommissie, die een bindende uitspraak in het conflict kan doen. Op de achtergrond roert ook de directie van HU Diensten zich. Directeur Westphal dringt er bij collegelid Anton Franken op aan om de gang naar de geschillencommissie te maken. In een mail herhaalt hij zijn advies ‘om het geding te lopen en het gedrag van de medezeggenschap niet te belonen’. Uitstel van bezuinigingen en het verscherpt vacaturebeleid en een gedetailleerd harmonisatieplan zijn een ‘No Go’. Over dat laatste punt: ‘Wanneer we hier in mee gaan belanden we (geheel onnodig) in een formele reorganisatie met alle gevolgen van dien’, schrijft hij.

Lijmpoging Raad van Toezicht

Het college probeert nog eenmaal verdere escalatie van het conflict te voorkomen en vraagt aan de Raad van Toezicht (die op de gang van zaken bij de HU moet toezien) om in het conflict te bemiddelen. De lijmpoging op maandagavond 16 maart duurt van 18.00 tot 22.30 uur. En is succesvol: twee dagen erna stemt de raad alsnog in met de begroting. Beide partijen doen water bij de wijn. De angel wordt uit het conflict getrokken doordat het college met de vakbonden een aantal ‘spelregels’ afspreekt over de manier van bezuinigen. Tot de afspraken met de bonden zijn afgesloten worden er geen VSO’s afgesloten. De HSR doet concessies door geen alomvattend harmonisatieplan meer te eisen maar genoegen te nemen met een plan op hoofdlijnen en af te zien van de claim om de bezuinigingen een periode stil te zetten.
 
 Ook start de afdeling Corporate Control van de HU een inventariserend onderzoek naar de onrust onder medewerkers, meldt het college medio maart. De afdeling opereert onafhankelijk en fungeert onder andere als interne toezichthouder. Op basis van de uitkomsten wordt bepaald of er een vervolgonderzoek komt. De uitkomsten zijn niet gepubliceerd maar zo’n vervolg is inderdaad nodig, concluderen college en HSR in september. Besloten wordt dat zowel leden van het college als de HSR zitting nemen in een regiegroep die het onderzoek begeleidt. Voor directeur Westphal hoeven dergelijke onderzoeken niet, laat hij het college weten in een mail. Als hij er verder niets van merkt, dan is het ‘prima’, maar als hij er toch last van krijgt ‘dan moeten we met elkaar om tafel’.

Schijn van belangenverstrengeling

Na pitches van enkele bureaus wordt GroenLinks-politicus Frits Lintmeijer door de regiegroep geselecteerd als externe onderzoeker. Hij is lid van de Eerste Kamer, oud-wethouder en zelfstandig organisatieadviseur. Drie maanden later verschijnt het rapport ‘Goed werkgeverschap tijdens transitie’, waarvoor hij onder andere sprak met ruim dertig medewerkers. Zijn conclusie: de afgelopen drie jaren leveren een ‘aantal lelijke missers in zorgvuldig werkgeverschap’ op. Maar er is ‘geen patroon van het stelselmatig en doelbewust onheus bejegenen van medewerkers’.

Critici vragen zich af of Lintmeijer de onafhankelijke deskundige is die onbevangen onderzoek kan doen. Zij wijzen erop dat de schijn van belangenverstrengeling kan worden gewekt. Lintmeijer is namelijk associate partner bij adviesbureau Dietz Communicatie, staat op de website van het communicatiebureau. Een van de medewerkers van Dietz is ingezet als secretaris van de onderzoeksgroep. Terwijl Dietz in 2014 onder meer is ingeschakeld door de dienst Marketing & Communicatie om onderzoek te doen naar de effectiviteit van het gebruik van de media en een jaar eerder is het bureau geconsulteerd over crisiscommunicatie. Ook is Lintmeijer medeoprichter/eigenaar geweest van adviesbureau Maatschap voor Communicatie, dat meerdere opdrachten voor de hogeschool heeft gedaan. Volgens betrokkenen heeft Lintmeijer overigens nooit aan de onderzoeken voor de HU meegewerkt.
 
 Frits Lintmeijer zegt in een reactie:

‘Ik ben al acht jaar weg bij Maatschap voor Communicatie. Ik heb nooit voor de hogeschool gewerkt. Ik werk los-vast voor Dietz en heb iemand van het bureau gevraagd mee te werken aan het onderzoek. Verder heb ik geen banden met de HU.’

Hij heeft naar eigen zeggen ‘geen formele relatie’ met Dietz Communicatie. ‘Ik werk af en toe met Luc Dietz (oprichter en managing partner bij het bureau; red.) samen, zoals ik dat ook met anderen doe, waaronder mijn mede-onderzoeker Marcel Benard, die uit een heel andere hoek komt’, stelt hij. Lintmeijer benadrukt verder dat de onderzoeksopzet en alle stappen in het onderzoek ‘nauwgezet zijn doorgenomen met de regiegroep’, die bestaat uit vertegenwoordigers van het college van bestuur en de Medezeggenschapsraad.

HSR-voorzitter Cees Braas denkt niet dat de geloofwaardigheid van Lintmeijer hierdoor in het geding is. ‘Ik vind dit niet zo problematisch’, zegt hij ‘Zo groot is Nederland niet, dus zo’n toevalligheid heb je al gauw. Ik zou daar niet snel over vallen.’

Geruchten: financiële ongeregeldheden

In deze gepolariseerde verhoudingen steken er ook vaker geruchten de kop op over financiële ongeregeldheden bij HU Diensten. Vier verhalen komen steeds terug. Ingehuurde interimmers en zzp’ers zouden flink verdienen, soms boven het maximum in de Wet Normering Topinkomens. Ook zouden sommigen voor vijf dagen facturen uitschrijven terwijl er feitelijk vier dagen wordt gewerkt. Verder gaat het verhaal dat een zzp’er via zijn eigen bedrijf ict’ers voor de HU inhuurt en daar zelf ook aan verdient. Een vierde zaak die rondzoemt is dat de tweedaagse heidagen voor de top van HU Diensten 12.000 euro hebben gekost.

Ook Cees Braas hoort die geruchten, vertelt hij desgevraagd, overigens zonder dat er namen genoemd worden. ‘Zorgwekkend’, oordeelt hij en meldt deze zaken voor de zomervakantie 2015 in een gesprek aan toenmalig collegevoorzitter Geri Bonhof. Braas: ‘Zij heeft toegezegd dat ze deze integriteitskwesties zou laten onderzoeken. Dat heeft de afdeling Corporate Control gedaan.’

In november ontvangt het college het rapport. Het college stelt dat het geen onderzoek is naar integriteitskwesties. De melding van Braas aan Bonhof was informeel en vertrouwelijk. ‘Vanwege het vertrouwelijke karakter van deze melding en de privacygevoelige informatie in het rapport, is het rapport niet openbaar gemaakt’, zegt het college in een reactie.

Jan Bogerd, sinds 1 september de nieuwe collegevoorzitter, bespreekt het met Braas. De HSR-voorzitter zegt: ‘Er zijn geen bewijzen gevonden die deze geruchten bevestigen. Dus daarmee zijn ze wat mij betreft ontzenuwd.’ Het college: ‘Het onderzoek leidde tot de conclusie dat geen van de gestelde signalen op feiten waren gebaseerd, er geen regels waren overschreden of ervan was afgeweken.’

Critici stellen dat onderzoekers van Corporate Control niet onafhankelijk zijn. ‘De mensen worden betaald door de hogeschool en moeten vervolgens informatie ophalen bij de top van HU Diensten’, zegt een bron. ‘Bij zulke ernstige meldingen zou een extern bureau als Ernst & Young ingeschakeld moeten worden.

Om de suggestie te weerleggen dat Corporate Control niet onafhankelijk zou zijn, heeft het college een extern bureau het onderzoek laten controleren. College: ‘Deze review is door Hoffmann Bedrijfsrecherche uitgevoerd. Hoffmann heeft het objectieve karakter van het onderzoek bevestigd.’ Ook doet huisaccountant PricewaterhouseCoopers (PwC) inmiddels een check op de onderzochte signalen, meldt het college.
 
 Over de herkomst van de geruchten heeft Braas wel een idee: ‘Mogelijk dat door de processen van bezuinigen de frustraties zo hoog oplopen dat sommigen dit soort wilde verhalen graag verder de wereld in helpen. Als een soort van stoorzender.’

Braas heeft wel vertrouwen in het onderzoek van Corporate Control: ‘Ik ben ervan overtuigd dat het serieus is onderzocht. Merijn Harms, het hoofd van Corporate Control, heeft een groot mandaat en kan alles opvragen wat hij wil. Hij hoeft echt geen formulieren in drievoud in te vullen.’

NRC signaleert dat het onderzoek van Corporate Control de twijfel ‘bij het morrende personeel’ niet wegneemt. Hoogleraar Jan Bouwens pleit voor een onafhankelijk onderzoek, liefst door een extern bureau. Daar vraagt ook SP-Kamerlid Jasper van Dijk om in Kamervragen aan minister Bussemaker.

Directeur krijgt gratificatie

Een deel van de geruchten staan ook in het kritisch artikel in NRC Handelsblad. Zo noemt NRC een brief waarin de directeur HR zichzelf een gratificatie lijkt toe te kennen. Het blijkt een automatisch gegenereerd document te zijn. Dezelfde dag is een nieuwe brief opgesteld met de verplichte handtekening van de leidinggevende. ‘Niets aan de hand, dus’, sust Bogerd in de krant. Al maakt het wel duidelijk dat de directeur een gratificatie krijgt, terwijl HU Diensten kraakt onder een forse bezuinigingsoperatie.

In een reactie aan Trajectum spreekt het college de vermeende financiële malversaties tegen. Over het verhaal dat ingehuurde externen meer dan het toegestane maximum zouden verdienen, zegt het college: de HU houdt zich aan de regels van de Wet Normering Topinkomens, verantwoordt zich via het jaarverslag en jaarrekening terwijl de accountant dit controleert. Dat een interimmer veertig uur per week declareert terwijl hij vier dagen zou werken, is niet waar: betrokkene factureerde gewerkte uren buiten kantoortijd binnen reguliere werktijden. ‘Ik heb hele weekenden met hem doorgehaald om plannen klaar te krijgen’, zegt collegelid Anton Franken in NRC. 
 
 Ook klopt het niet dat een zzp’er via zijn eigen bedrijf mensen inhuurde en eraan verdiende. En dure heidagen? NRC spreekt van elf sessies voor 90.750 euro. Volgens het college is deze informatie onvolledig. Er zijn elf heidagen geweest voor het directieteam, bijeenkomsten voor leidinggevenden en een professionaliseringstraject voor alle medewerkers HU Diensten. Het ‘nut en noodzaak’ van deze dagen zijn ‘van groot belang’.

Dialoogsessies: goed begin?

Het college neemt op de dag van verschijning in een verklaring ‘afstand’ van het NRC-artikel en spreekt van enkele situaties die ‘feitelijk onjuist’ zijn waarbij de krant zich baseert op ‘onvolledige informatie’. Uit de verklaring:

‘Wij hebben er begrip voor dat sommige medewerkers het verandertraject als pijnlijk hebben ervaren. We betreuren dat deze medewerkers en oud-medewerkers niet de mogelijkheid hebben gevoeld om met ons hierover te komen praten.

Wij hadden ze kunnen uitleggen waarom we dit deden. Waarom de veranderingen voor ons, als onderwijsinstelling, noodzakelijk zijn om de optimale omstandigheden te kunnen bieden voor ons onderwijs en onderzoek.’

Om de geest terug in de fles te krijgen organiseert het college een tour van twee weken met bijna vijftien dialoogsessies voor medewerkers, studenten en oud-medewerkers. Ook meldt Bogerd in een blog op de HU-site dat het een ‘hectische’ week was, waarbij hij veel bezig geweest met het weerleggen van onjuiste beweringen in het NRC-stuk.

Maar in zijn poging tot damage control is hij voorbij gegaan ‘aan het onderliggende sentiment’ bij het personeel, schrijft hij.

‘Ook raakt het me dat medewerkers en oud-medewerkers niet de mogelijkheid hebben gevonden om daar intern uiting aan te geven. Ze voelden zich niet veilig genoeg en/of niet genoeg gehoord — waardoor ze uiteindelijk met het NRC zijn gaan praten.’

Is het genoeg om het wantrouwen weg te nemen? Volgens onderzoekster Slingerland van Saxion zijn de dialoogsessies een goed begin, zo zegt ze:

‘Iedereen krijgt een kans om ongenoegens te uiten’, stelt ze. ‘Maar als het college een onderdeel van het probleem is, dan is het de vraag in hoeverre mensen zich vrij voelen om zich te uiten. Er is meer nodig dan deze sessies. Opleidingscoördinatoren en teamleiders bijvoorbeeld kunnen ook met het personeel in gesprek gaan. Het vergt een goed doordacht plan om alle ongenoegens te inventariseren.’


Dit artikel is voor een reactie ook voorgelegd aan Ilan Westphal, directeur HU Diensten. Hij laat via de directiesecretaris HU Diensten weten: ‘Het stuk betreft een aanvulling op het interview met Jan Bogerd. Daarom, en omdat het college van bestuur opdrachtgever is van de transitie van de HU inclusief de transitie van HU Diensten, verwijs ik je voor een reactie naar het college van bestuur.’