Days of being an receiptionist

1st day at work

12nd July, 2017

Ngày đầu tiên đi làm, được thông báo nhận việc trước một ngày, tối hôm qua phải tức tốc đi mua đôi giày bít mũi đen mà lựa phải đôi cao gót đâu gần 7 phân. Nay đi làm hiên ngang mang theo, OMG, chỉ trong vòng 1 tiếng đồng hồ, chân rã ra, thế là được cho mượn một đôi giày size nhỏ hơn, tuy mang đau đấy xong vẫn ổn.

8am có mặt ở phòng nhân sự, điền các form từ offer letter, nội quy và mở tài khoản HD bank, được phát thẻ nhân viên, đồng phục, à vì size ngoại cỡ nên tìm được bộ đồ phù hợp cũng khó khăn, may mà có đồ vừa size.

Tầm 9h cùng vào phòng họp HOD được giới thiệu và chào các trưởng bộ phận, vì có cơ hội thực tập ở đây rồi nên tâm lý không quá căng thẳng. Sau đó về bộ phận và được train vài công việc cơ bản. Chủ yếu về paperwork và guest service :

  1. Lấy lịch bay của ngày kế tiếp theo múi 24h, điền vào BOH ( back of house — mình nghe diễn giải từ này ) chủ yếu từ 2 hãng VNA và VJ với các chuyến từ CXR đi và đến các thành phố lớn HAN, SGN và DAN.
  2. Sau đó được viết Welcome letter, Pillow menu và Check-out ( questionaire ), chủ yếu điền tên khách vào các form với ngôn ngữ theo quốc tịch, cần phải có báo cáo khách CI/CO của ngày kế tiếp, lọc từ IFCA- hệ thống đang sử dụng của resort. ( CI : sort theo resvno/ CO : sort room no)
  3. Hôm nay cũng biết được cách CI phía công an XNC Khánh Hòa, lên hệ thống và nhập số phòng, thông tin khách và thời gian lưu trú. Để làm được cái này cần các file report arrival có số phòng hôm sau và dùng guest profile của IFCA — vừa kiểm tra thông tin khách trên hệ thống vừa dùng thông tin trên đó copy paste cho chính xác cũng như kiểm tra lại thông tin khách lần nữa. Làm xong tick R. Còn CO thì kiểm tra ngày hôm đó các booking CO loại bỏ.
  4. Cập nhật currency rate, lưu file từng ngày, in tỷ giá ngày hôm đó ra và dán vào bản.
  5. Giá bán phòng cho khách vãng lai : only FIT, cố gắng bán upgrade — khách up lên hạng cao hơn với giá charge : ý kiến từ vị trí cao hơn.
  6. Pick up phone technique :
  • Đối với điện thoại bên ngoài : Xin chào, thank you for calling, Evason Ana Mandara Resort, how may I help you ?
  • Đối với điện thoại nội bộ : Xin chào, guest service speaking, how may I help you, Mr/Mrs ?
  • Phân biệt số ngoại và nội : Ngoại 00xxxxx / Nội 9xxx

Có một số sdt cần nhớ :

  • FO : 5
  • HK : 7
  • IT : 9145
  • Taxi vinasun : 038 27 27 27
  • trước mắt là vậy

7. Quy trình check-in :

a. Chuẩn bị Bộ document :

  • restrict — vẫn chưa rõ ở đâu ra tờ này — lưu giữ mail, số hiệu chuyến bay về và chữ ký của khách
  • welcome letter
  • Pillow menu
  • Spa
  • Daily activities
  • Promotion

b. Sau khi khách tới mời đến lobby dùng welcome drink ( lemon grass : lime, ginger, frozen passion fruit )

c. Xin lấy CMND/Passport , thẻ credit và số hiệu bay về -> make a photocopy -> kẹp trình mặt sau của booking để tiện việc CI/CO công an.

d. Lấy chìa khóa phòng + bộ document rồi dẫn khách take a visit resort

e. Từ vị trí lobby — nhà hàng— FO desk — map ( giới thiệu sơ )— hồ bơi nhỏ + bar —shop — biển bên ngoài, ring bell to order— spa — spa retail — hồ bơi lớn — Ana Beach House ( nói về promotion ) — Tennis court + sport

f. Giới thiệu trong phòng : Devices, clothing self, bathroom…

Note :

Nhớ tên khách + số phòng, nếu có khả năng gọi tên khách khi welcome.

Cung cấp thông tin cơ bản cho khách :

  • wifi
  • sđt hỗ trợ
  • về việc ăn sáng
  • dịch vụ spa, nhà hàng, bể bơi và shop

8. Quy trình check-out

a. Nhận chìa khóa

b. Báo buồng phòng kiểm tra ( vật dụng, minibar….)

c. In bill

d. Tạm thời biết đến vậy

9. Attitude : Always smile, be friendly and willing to be assistance to guests : How may I help you?

Cố gắng hỗ trợ hết sức cho khách.

10. Một số case hôm nay gặp được :

a. Khách hỏi wifi ở library : giống wifi ở phòng — thay vì spell — write down ra giấy cho khách.

b. Khách hỏi về địa chỉ cần đi : sử dụng city map và hướng dẫn

c. Khách cần về vấn đề liên quan đến bộ phận khác như Spa, IT, hỏi giá phòng Res, nối máy/xin thông tin liên hệ cho khách để nhân viên bộ phận khác giải quyết.

That’s sum-up what I was trained on the 1st day.

Một số điều về bản thân :

I. Advantage :

  • feel free to ask, straight to the point, stay calm, tự giác đề nghị theo học hỏi.
  • Chủ động làm quen colleagues :

Hôm nay nhớ được tên một số người :

  1. C. Lan Anh : người phụ nữ quyền lực của FO — manager : khó tính nghiêm khắc
  2. C. Triều : assistant — dễ tính hơn, take care nhân viên, sắp xếp chia roster
  3. C. Tần : another assistant — cũng khó tính, chưa có dịp tiếp xúc nhiều
  4. C. Vân lớn : một người lanh lẹ, GS Japanese
  5. C. Nguyên : ấn tượng một người năng động, khả năng tiếng anh và trung tốt, được biết chị tự học cả, vẻ ngoài hao hao bạn ĐH, trong cách nói chuyện cũng y hệt.
  6. C. Nhung : hiền và nhiệt tình
  7. C. Vân nhỏ : hiền nhất, nhẹ nhàng
  8. A. Dũng : chưa tiếp xúc và nói chuyện.

II. Disadvantage : bị hoảng vì công suất việc cũng như vẫn còn tiêu cực tự ti, chưa networking tốt, lờ đờ như gà mờ chắc do k dc ngủ trưa :)) mà k được rồi, phải tỉnh táo, phấn chấn lên. Còn thiếu chủ động.

It was not a bad day, try more girl !

Show your support

Clapping shows how much you appreciated Tran Nguyen Thu Hang’s story.