Organizasyonunuz neden sponsor bulamıyor?

Üzerinde uzun zamandır düşündüğünüz ve başarıyla gerçekleştirmek için çalıştığınız organizasyonunuz için tüm detayları düşündünüz fakat sonunda karşınıza tüm organizasyonunun gidişatını engelleyecek bir sorun çıktı: bütçe.

İnternette minimal bütçelerle gerçekleştirilmiş güzel işlere dair hikayeler okuyor ve bunlardan birisini de kendiniz yazmak istiyor olabilirsiniz. Fakat karşınızda duran en önemli gerçek şudur ki, organizasyonlar bütçe gerektirir ve organizasyonun niteliği, kendinden söz ettirmesi ve büyük kitlelere ulaşması için de iyi bir tanıtım ve yüksek katılım gerekir. Bu da tanıtımla sağlanır; yani bütçeyle.

Organizasyon bütçeleri kişilerin yada şirketlerin kendi hesaplarından sağlanan kaynaklarla karşılanabileceği gibi sponsorluk vermek koşuluyla başka şirketler tarafından da karşılanabilir; bu gerek Türkiye’de gerekse dünyada hemen hemen her alanda karşımıza çıkan evrensel bir gerçek. Organizasyonlar gerçekçi eylemlerdir, içlerinde yapılan eyleme dair duygulsallığı da barındırıyor olmakla birlikte organizasyonun gerçekleşmesi sürecindeki kesintisiz başarı, duygusallıktan öte iyi bir planlama ile mümkündür.

Organizasyonun planlaması ise düşünceden kapanışa kadar iyice düşünülüp netleştirilerek yapılmalıdır. Sponsorların bulunması da bu planlamanın içinde değerlendirilen önemli bir basamaktır. Bugün, herhangi bir ölçekte yapılmak istenilen bir organizasyon için sponsor arama, etkinlik tasarımcıları için başlıca zaman ve emek harcatan konuların başında gelir fakat büyük bir kısmı etkinliği için sponsor bulamaz.

Peki neden? İşte bu yazıda, deyimlerimden yola çıkarak düzenlediğim etkinlikler için neden sponsor bulamadığımı anlatıyorum.

Organizasyon takım çalışması gerektirir. Takımın içinden birileri düşünürken diğeri bunu hayata geçirir, biri yönetirken birisi süreçleri takip eder. Bu her yerde böyledir.

Organizasyon tanımlarımız belli değildi.
Takım içinde, yapmak istediğimiz organizasyona yönelik tanımlarımız belli değildi. Dolayısıyla nasıl bir süreç yürütebileceğimizi de netleştiremiyorduk. İkilemlerimiz haddinden fazlaydı, “öyle mi yapsak böyle mi yapsak” konularıyla fazlasıyla zaman harcıyorduk. Saha amiri olarak görev yaparken etkinlik alanının ziyaret edildiğinden haberim olmuyordu örneğin trajikomik şekilde. Biz gittik gördük işte tavrı vardı insanlarda.

Organizasyon tarihleri çok yakındı.
Bugün bir organizasyon yaparak ortalama iki ay sonrasında bunun düşündüğümüz tüm planlarımız doğrultusunda başarılı bir şekilde gerçekleştirmiş olmayı diliyorduk.

Sponsorluk kalemlerimiz ve tanımlarımız belli değildi.
Bir organizasyonu gerçekleştirmek için sponsor arıyorduk fakat ne hakkında sponsorluk istediğimiz belli değildi. Bunun doğrultusunda sponsorluk tanımlamalarımız da belli değildi. Sponsorlardan neye sponsor olacaklarını dahi bilmeden işimize sponsor olmalarını istiyorduk. Bunun için sponsorluk taleplerimizi ileten materyallerimiz bile yoktu. Apar topar hazırlanan materyallerin içindeki metinler bomboştu ve yalnızca göz boyuyordu.

Sponsorlara ne vereceğimiz belli değildi.
Etkinliğimize dahil olmaları durumunda sponsorlara neler vereceğimiz konusunda fikirlerimiz net değildi. Sponsor firmanın iş alanına ve niteliğine göre ona stand mı verecektik, sponsor firmanın yetkilisine konuşma mı yaptıracaktık?

Sponsor firmalardan ne istediğimiz belli değildi.
Sponsorlara neler vereceğimiz belli olmadığı için onlardan ne talep edeceğimizi de belli değildi. Konuşmacılar için transfer mi, konaklama mı, etkinlik alanı kiralaması mı yada nakit para mı?

Bu maddeler böyle uzar gider. İşin belki de en üzücü tarafı, takım içinde süreçlerin nasıl işleyeceğine dair net yol haritalarını koymanıza rağmen çeşitli duygusal tavırlarla bunların dikkate alınmaması ve ardından gelen başarısızlığın tüm ekibin geleceğine mal olması.

Profesyonel iş yaşamınızda duygusallığınızı bir kenara bırakın ve işinizin doğru bir şekilde ilerleyip ilerlemediğine odaklanın.

Lütfen :)

Düzenlemek istediğiniz etkinliğiniz için iyi sponsorlar bulmak istiyorsanız öncelikli olarak kendi içinizde ekibinizi kurmanız ve iş tanımlarını yaparak görevleri dağıtmanız gerekiyor. Saha amirinden saha destek görevlisine kadar kimin hangi işi ne zaman ve hangi şekilde yapacağının netleşmesi işlerin yolunda gitmesi için çok önemli.

Organizasyonunuz nasıl başlarsa öyle devam eder ve başarılı yada başarısız bir şekilde kapanışı işe nasıl başladığınızla alakalıdır. Şu soruyu kendinize sorun: biz bu organizasyonu yapmakla neyi hedefliyoruz?

İnsanlara yeni bilgiler sunacağımız sunumlar yaptırmayı mı, davet ettiğimiz konuşmacıların deneyimlerinden katılımcıları faydalandırmayı mı yada insanları eğlendirip iyi vakit geçirmelerini sağlamayı mı? Bu soruya yanıt vermenizin ardından organizasyon planlarınız daha da netleşecek.

Bütçelerinden sponsorluk almak istediğiniz büyük firmaların yıl içinde olacakları sponsorluklara dair ayırdıkları bütçeler genellikle bir önceki yılın sonuyla yılın başına doğru netleşiyor. Bu dikkat edilmesi gereken çok önemli bi kriter. Özellikle bu durum bile etkinliğin düzenlenme tarihinin neden uzun süreli ileri tarihlerde olması gerektiğini vurguluyor. Büyük organizasyonlara baktığınızda ortalama tarihin en az bir sene sonrasında olduğunu görürsünüz. Yani ortalama büyüklükteki bir şirket olarak yapmak istediğiniz organizasyona bugün karar verip bir ay sonra da organizasyonu sponsor desteği ile gerçekleştirmiş olmayı anca hayal edebilirsiniz.

Etkinliğinizin içinde yer almasını talep ettiğiniz sponsorların etkinliğin nerelerine konumlanacağını netleştirmeniz gerekiyor. Unutmayın, sponsorlar için düzenlediğiniz etkinlikler gibi yerler kendi tanıtımlarını yapmaları için iyi yerlerdir. Sponsorlar, etkinliğinizin içinde nereye konumlanacaklar? Standlar vermek yada etkinliğin türüne göre sponsorların içine yerleşeceği kısımlar ayarlamak iyi birer fikir olabilir.

Sponsor olmasını istediğiniz firmaların neye ve hangi şartlar altında sponsor olmayı bilmeleri gerekir. Yani sponsorluk arayışına girmeden önce sponsorluk kalemlerinizin de net olması gerekiyor. Öncelikli olarak kendi içinizde sponsorluk tanımlamalarınızı yapmanız bu yüzden önemli. Bunların bir listesini yapın ve anlaşılır bir şekilde metinleştirin. Bu sayede yaka kartı sponsorluğundan hediye otomobil yada tatil sponsorluğuna kadar pek çok konuda sponsorluk bulabilirsiniz.

İşin temelinde biraz da şirketler ve o şirketlerde çalışan kişilerle aranızdaki ikili ilişkileri iyi tutmanız var. Kimler hangi şartlar altında ne tür vasat ve içi boş işe ne sponsorluklar alıyor, bir bilseniz hayret edersiniz. :)

Sponsor bulamamanın başlıca nedenleri arasında yanlış seçimler de gelir. Düzenlediğiniz organizasyonun konusuna yönelik işler yapan şirketler ile iletişim kurmanız sponsor bulma ihtimalinizi yükseltir. Öbür türlü belki yine kendinize sponsorlar bulabilirsiniz fakat alabileceğiniz bütçeyle belki etkinliğinizi ücretsiz bir şekilde dinlemeye gelen diğer şirketlerin müdürlerine yemek ısmarlayabilecek kadar olur. Etkinlik anında kalem dağıtacaksanız kalem üreten şirketlerle, defter verecekseniz defter üreticileriyle yada yemek verecekseniz catering şirketlerinden sponsorluk arayacak işe başlayabilirsiniz. Ve mümkün olduğu kadar KOBİ’lerden destek almanızda fayda var; çünkü kendi pazarlarını büyütmeye istekli olan bu büyüklükteki şirketler kendilerini şehirde düzenlenen etkinliklerde göstermeye daha meraklı ve hevesli oluyorlar.

Şirketler, doğru yerlerde kullanmak için bütçelerinde önemli miktarlarda parayı ayırıyor. Bu parayı doğru iletişim taktiklerini kullanarak neden siz kullanmayasanız ki? Her şey biraz da doğru şekilde iletişim kurmaktan geçiyor. Bunun içinse başta Linkedin olmak üzere kariyer ağlarında ve sosyal medyada var olmanın önemi büyük.

İşin belki de en kötü tarafı, içi boş dosyalarla gittiğiniz sponsorlarınız, sizin işinize olan ilginizi o dosyaların içindekiyle değerlendirip gerçekten iyi şekilde yaptığınız etkinlik planlamanızı bir kez daha dikkate dahi almayacak oluşları. Dengeler hassas, kimsenin sokağa atacak parası yok ve içinde aslında hiç bir şey olmayan, bir kaç stok fotoğrafla renklendirilmiş sponsorluk taleplerini insanlar dikkate almıyorlar. Olan size ve temsil ettiğiniz şirketinizin bugünü ile yarınına oluyor.

Like what you read? Give Kaan Uğrasız a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.