Implantando a cultura de planejamento nas pequenas empresas

Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas
Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas

Se pararmos um momento para pensar, fica fácil reconhecer duas realidades, quase sempre presentes, sobre a cultura de planejamento nas pequenas empresas (e até na vida das pessoas) que são, por muitas vezes, contraditórias:

  1. Há um reconhecimento da importância e da necessidade de planejar, e aqueles que não planejam sentem os impactos negativos dessa opção e querem mudar;
  2. Há um foco intenso na ação, na operação, e a importância dada a isto é tão grande que o tempo para planejar se torna escasso ou inexistente, tornando o planejamento algo não prioritário.

Percebe-se, portanto, que planejar é fundamental e só tende a trazer benefícios. Porém, quando não se reconhece a sua importância, quando faltam os conhecimentos e as ferramentas necessárias, ou quando não é priorizado, facilmente pode ser deixado de lado e as consequências desta decisão logo surgirão.

Falar da cultura de planejamento nas pequenas empresas é, em primeiro lugar, provocar uma mudança de mentalidade, onde o planejar deve deixar de ser “algo a mais” para se tornar parte fundamental de tudo aquilo que a empresa faz.

A realidade das pequenas empresas

Ao observarmos a realidade vivida pelas pequenas empresas, ainda que não possamos generalizar, é possível perceber que, devido aos recursos escassos (pessoas, dinheiro, estrutura, ferramentas, etc.), há um esforço maior dos sócios e colaboradores em fazer a operação acontecer. E mesmo a equipe gerencial acaba por se envolver mais em ações operacionais do que em atividades estratégicas, como o planejamento.

Esse foco nas operações e nas vendas é de fato necessário. Pequenas empresas ainda estão em fase de amadurecimento e passando por diversas mudanças, em uma luta para sobreviver e crescer (falamos mais disto no e-book Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária).

Sem ignorar essa realidade, é preciso que os administradores e gestores das pequenas empresas se perguntem sinceramente:

  • Até que ponto a falta de planejamento está impactando o meu negócio?
  • Seria o planejamento apenas um “algo a mais” que pode ser deixado de lado?

A importância do planejamento

Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas
Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas

Um dos principais enganos das pequenas empresas quando se fala de planejamento (e também um dos principais motivos para a sua rejeição) é acreditar que planejar é algo destinado a projetos maiores. Mas isto não precisa ser verdade. O planejamento pode ser simples e deve se adequar a realidade e necessidades de cada empresa.

Para ficar mais claro, imagine o cenário onde as vendas de uma empresa têm aumentado e aquele local onde a empresa sempre funcionou já não suporta a estrutura. Além disto, existe a necessidade de contratar mais pessoas e adquirir novos equipamentos. Assim a empresa decide por mudar para um lugar maior e começa então a planejar a sua mudança. Antes de qualquer decisão, essa empresa deveria começar realizando perguntas como:

  • Quais são os possíveis locais para a mudança? Quanto custará o aluguel?
  • Em quanto tempo faremos a mudança? Será necessário contratar o serviço de uma transportadora? Se sim, quanto custará?
  • Quantos e quais profissionais novos contrataremos? Como e quando serão efetuadas as contratações? Qual o custo disso?
  • Quais equipamentos (computadores, notebooks, máquinas, etc.) e móveis (cadeiras, mesas, armários…) precisaremos adquirir? Quanto custará e como pagaremos?
  • E as perguntas e respostas continuam…

Com as respostas para estas perguntas, a empresa então se prepara (isto é, planeja) para esta grande mudança. Um planejamento que envolve questões financeiras, logísticas, tecnológicas, e tantas outras. Tudo é analisado e decidido para que os recursos e o tempo sejam aproveitados da melhor forma possível.

E o resultado disso, claro, é uma mudança tranquila. Até aquilo que saiu do planejado não surpreende os administradores, pois os diversos cenários simulados foram estudados e surpresas eram esperadas.

Porém, essa mesma empresa diariamente efetua o pagamento de muitas obrigações e fatura de muitos clientes. Já se tornou uma atividade rotineira e automatizada. O foco é não esquecer de pagar as contas e garantir que todas as cobranças e notas fiscais sejam emitidas e recebidas corretamente. Os funcionários desses setores já fazem isso tão repetidas vezes e estão tão focados em realizá-las sem falhas (inclusive o gestor) que parar para analisar os números e se algo pode ser melhorado é algo impensável e inadmissível, pois colocaria em risco a produtividade. Trata-se de legítimas atividades operacionais. E como o gestor, apesar de estar lá para gerenciar, também tem um foco maior para a operação do que para a gestão, a análise e o planejamento acabam ficando de lado. E o mesmo acontece em vários outros departamentos da empresa: comercial, marketing, produção, logística. O pensamento que reina é: “O importante é não parar e manter funcionando”.

Obviamente, trata-se apenas de um exemplo (que confere com a realidade de muitas pequenas empresas). Mas essa história demonstra como muitas empresas estão deixando de ganhar mais ou de economizar mais por acreditarem que o planejamento é destinado apenas às grandes decisões da empresa, mas que as atividades operacionais e cotidianas não demandam o planejar.

Planejar, independente do nível hierárquico e do porte e importância da decisão a ser tomada, permite ter uma visão mais realista do contexto, explorar as diversas oportunidades de melhoria e definir ações que podem representar aumento dos ganhos e do controle da empresa.

Uma área, departamento ou setor para ser considerado bem gerenciado deve ser permeado pelo planejamento estratégico, planejamento tático, planejamento operacional e também pelo planejamento orçamentário.

Um planejamento que ajude a conduzir o hoje e aponte a direção que a empresa deve caminhar. Tudo em sintonia com o planejamento e a estratégia organizacional.

O planejamento nas pequenas empresas

Dessa forma, nos deparamos com duas realidades:

  1. A escassez de recursos das pequenas empresas e a falta de conhecimentos e ferramentas acabam por inibir o planejamento;
  2. A realização do planejamento nas grandes e nas pequenas ações tende a aumentar o controle e os ganhos das empresas.

Implantar o planejamento nas pequenas empresas não é algo complexo. E há no mercado consultorias especializadas nessa tarefa e ferramentas e sistemas próprios para planejar.

É necessária uma decisão e uma busca concreta por identificar áreas e atividades que podem ser mais bem controladas e planejadas e assumir nelas uma nova postura. Uma postura que deixa de desejar apenas a execução para também buscar conhecer, visualizar, planejar e controlar aquilo que é executado, visando alcançar melhores resultados.

Planejar não é uma atividade restrita às grandes empresas e tampouco limitada ao nível estratégico da empresa. O planejamento pode (e deve) estar presente em toda a empresa. E isso pode ser feito aos poucos.

Como evoluir para uma cultura de planejamento nas pequenas empresas?

Uma pequena empresa com a cultura de planejamento presente é aquela empresa em que o planejar está em seu DNA. Nessas empresas, planejar não é uma atividade esporádica ou realizada apenas em caso de maior necessidade, mas algo continuamente presente.

Todos na empresa sabem da necessidade de planejar e sabem que existe um planejamento a ser seguido. E isso não significa tirar a criatividade das pessoas ou a flexibilidade do trabalho e tampouco significa deixar a execução de lado. Ao contrário, é direcionar a criatividade e as ações de todos os colaboradores de forma consciente e harmônica.

Obviamente, não se implanta uma cultura de planejamento da noite para o dia, principalmente em empresas onde a execução consume praticamente 100% da prioridade da empresa. Quando se fala de cultura organizacional, é preciso investir esforço inicial para tirar a empresa (e as pessoas da inércia). Mas depois que todos entram em movimento, a coisa flui naturalmente.

Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas
Cultura de Planejamento nas Pequenas Empresas

Além disto, caminho pode ser feito aos poucos, começando pelas áreas onde o planejamento pode trazer mais resultados práticos e no curto prazo, como é o caso da gestão financeira e orçamentária. E com o passar do tempo, ir se estendendo para as demais áreas da empresa.

É fundamental, porém, que essa proposta seja, em primeiro lugar, verdadeiramente um comprometimento dos dirigentes da empresa. Não basta solicitar aos gerentes uma postura de planejamento quando, no dia-a-dia, eles serão cobrados apenas pela execução. Também não é coerente quando a própria direção apresenta soluções e novidades sem o devido estudo e análise. São os diretores os primeiros a darem o exemplo para implantação da cultura de planejamento nas pequenas empresas!

É ainda necessário que as pessoas tenham a formação e as ferramentas gerenciais necessárias para planejar e utilizar do planejamento. Cabe à empresa fornecer uma estrutura que torne viável planejar. Além disto, os processos precisam mudar. Para ter uma ideia, sugerimos começar com o processo orçamentário, que você pode conferir neste artigo.

O que fazer na prática?

Portanto, aqueles que estarão mais diretamente envolvidos com as atividades de planejamento devem ser preparados e continuamente atualizados. Isso garantirá um melhor resultado para a empresa. Ter pessoas que sejam capazes de transformar números, dados e tendências em planejamento e ações práticas é primordial para toda empresa, e um diferencial enorme para as pequenas empresas.

E para planejar é preciso ter acesso às informações. A boa notícia é que muitas das informações que uma empresa precisa para controlá-la e traçar o seu futuro está disponível dentro da própria empresa. É uma questão de saber identificá-las e organizá-las. Outras informações, principalmente no que diz respeito ao mercado em que a empresa atua, precisam ser coletadas, filtradas e analisadas. Mas também existem soluções de consultoria de mercado por preço acessível.

O mais importante é começar. É assumir uma postura de uma empresa que não apenas reage às situações que acontecem, mas que analisa tudo aquilo que ela representa e o que a cerca e que planeja as suas ações, tornando-as mais eficazes e rentáveis. E pouco a pouco a cultura de planejamento torna-se de uma realidade, torna-se o DNA da empresa.

Outro ponto importante é buscar mais conhecimento e se aprofundar também nos temas de gestão e não apenas nos assuntos do negócio. Neste sentido, em nossa própria biblioteca você tem acesso a dezenas de e-books, webinars, white-papers e outros materiais que vão ajudar bastante nesta missão. Para acessar os materiais gratuitamente, basta clicar na imagem abaixo:

Materiais de Gestão Gratuitos
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E depois de consumir os materiais, não esqueça de deixar um comentário contando o que achou e no que foi útil para você e sua empresa e também compartilhar com seus colegas utilizando os botões que ficam logo abaixo.

Sobre o autor

Intelliplan Consultoria Empresarial
Intelliplan Consultoria Empresarial

Este artigo foi escrito por Bruno Sampaio especialmente aos leitores do Blog do Treasy.

Bruno é formando em Administração de Empresas, com pós-graduação em Recursos Humanos e atua como diretor na Intelliplan Consultoria Empresarial, uma empresa especialista na prestação de consultoria em gestão, estratégia e mercado para pequenas e médias empresas, oferecendo serviços para as mais diversas necessidades de uma empresa, de acordo com o objetivo a ser alcançado. Para saber mais, acesse intelliplan.com.br.


Originally published at Treasy | Planejamento e Controladoria.