Go to the profile of Tri Vo
Tri Vo
Traveler at http://triip.me. Designer | Marketer | Thinker. I sometimes design slides on SlideShare with Microsoft PowerPoint & Keynote.

Hướng dẫn Quản lý công việc hàng ngày theo MIT

Đây không là MIT —Massachussetts Institute of Technology (Học viện Công Nghệ Massachussetts), mà là …

Most Important Task — nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.

It’s very simple: your MIT is the task you most want or need to get done today.

Khái niệm này mình học được từ anh Leo Babauta hơn 7-8 năm trước gì đó. Hôm nay, nhân dọn dẹp máy tính thì mình tìm thấy Nhật ký công việc của hơn 5 năm trước trong DropBox. Lúc này mình đang phụ trách Marketing tại công ty thép Kim Khang. Đọc lại thì thấy thật có nhiều suy nghĩ rất là ngắn và máy móc. Tuy nhiên, cái mình thấy được nhiều hơn là sự cố gắng làm việc một cách khoa học. Và nó không thể sai được, chỉ cần mình cố gắng tốt hơn mình của ngày hôm qua.

Cơ bản về cách áp dụng MIT vào công việc hàng ngày

Trước một ngày mới, liệt kê ra danh sách 3 công việc quan trọng nhất mà bạn muốn hoàn thành trong ngày. Khi bắt đầu làm việc, hãy thực hiện ngay MIT1. Đến khi hoàn thành được công việc quan trọng #1, lúc này hãy check mail và tiến hành các hoạt động giao tiếp, liên lạc trong công việc.

  • Hỏi: Tại sao lại làm việc quan trọng đó trước khi làm những việc khác?
  • Đáp: Cũng đơn giản. Buổi sáng, sau khi thức dậy từ 2–3h đồng hồ là lúc con người có năng lượng dồi dào nhất và sẽ có thể đạt được peak-performance (năng suất cao nhất trong ngày). Lúc này, tối nhất là hãy tập trung để 'Nhai con nhái!' — MIT, việc khó nhằn nhất trong ngày.
  • Hỏi: Có thể đặt 4–5 MIT mỗi ngày được không?
  • Đáp: Có. Nhưng hãy lưu ý MIT chính là Most Important Task (Việc quan trọng nhất), nếu có quá nhiều thứ quan trọng thì bạn đã không biết cách sắp xếp ưu tiên trong công việc. Hãy cố gắng xác định đúng MIT để đảm bảo rằng nó có liên quan đến những mục tiêu trong công việc và cuộc sống cá nhân.
  • Hỏi: Như vậy là mỗi ngày chỉ làm được 3 việc sao?
  • Đáp: Chắc chắn sẽ có nhiều người nghĩ vậy. Tinh thần của MIT là những điều muốn hoàn thành trong ngày hôm nay, cho bản thân cảm giác mỗi ngày đi gần tới mục tiêu hơn. MIT#1 sẽ là hành động mỗi ngày để hiện thực hóa mục tiêu của bạn. Trong bản đồ dẫn đến sự thành công mà bạn tưởng tượng ra, MIT#1 sẽ là bước tiếp theo.

Bên dưới là Worklog của mình vào khoảng 2011. Có thể đọc để tham khảo. Nếu có thể hãy chia sẻ về cách bạn quản lý công việc hàng ngày ở dưới nha.

Tri Vo Workday Log in 2011

Workday:
8h30–10h: MIT 1
10h — 11h: Communication
11h — 12h: MIT 2
14h — 15h: MIT 3
15h — 16h: MIT 4
16h — 17h30: Distraction
Marketing:
Projects: Newsletter | Presentation | Calendars & Gifts | Skills | Library for the Company
==
1. Newsletter:
Tạo một newsletter có thể dùng để tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng thông qua thư điện tử.
Yêu cầu của newsletter là có thể dễ dàng sử dụng bởi các nhân viên kinh doanh, cũng như dùng trong các chiến dịch của marketing.
2. Presentation:
Một file presentation có thể sử dụng khi đi gặp khách hàng mởi mktg, hoặc sales. Sử dụng để trình chiếu, hoặc in ấn thành một bộ sales kit.
3. Calendars & Gifts:
Dùng làm quà tặng cho khách hàng trong năm 2012, mang tính tiện dụng, đẹp. Và có đặc điểm của Kim Khang.
4. Nâng cao các kỹ năng cho mkter.
5. Thành lập một thư viện dành cho công ty, mà trước hết là các sách chuyên ngành của bộ phận mkt.
_________________________
Các tiêu chí dùng để đánh giá hoạt động của bộ phận Mktg:
1. Số lượng đơn thư chào hàng gửi đi từ bộ phận
2. Số phản hồi của khách hàng từ phone call, email, fax mà không có đích danh nhân viên kinh doanh.
3. Khối lượng hàng hóa mà Mktg đem về qua các đơn hàng chuyển cho bộ phận kinh doanh.
4. Bộ phận Mktg phải năng động hơn bộ phận Kinh doanh.
5. Các ý tưởng mới, các công trình R&D và dự án đóng góp vào sự phát triển của công ty.
_________________________
Nhiệm vụ / Phong cách của thành viên bộ phận Mktg:
- Tham gia hoạt động chính của bộ phận Mktg
- Đảm bảo tôn trọng các cam kết đã đưa ra
- Hoạt động dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau, vì sự phát triển và hiệu quả.
- Giờ giấc làm việc linh hoạt, tôn trọng các điểm mốc đã cam kết khi hợp tác với nhau.
- Các buổi họp chỉ để thống nhất ý kiến, thời gian làm việc và mục đích cụ thể. Không kéo dài quá 30 phút.
- Trial and Errors.
- Nêu và trình bày các ý kiến mới đóng góp cho công ty và bộ phận.
_________________________
==
Projects: NEWSLETTER KIM KHANG
Vấn đề cần giải quyết:
- 1 newsletter. -> mua hoặc thuê? (rẻ vs đắt). -> không có hóa đơn vs có hóa đơn.
- Có thể sử dụng thủ công, thêm bớt và gửi đi bởi NVKD. (tự code -> simple)
- Phản ánh được hình ảnh Kim Khang.
- Sử dụng được trong các chương trình/ chiến dịch
- Email database (chưa cần)
__________________________
Projects: PRESENTATION
Vấn đề:
- 1 bộ Presentation, dùng để giới thiệu dịch vụ và sản phẩm của công ty.
- Cứng và mềm, 5–6 phút trình bày
- Có thể dùng làm sales kit
__________________________
CALENDARS & GIFTS
Vấn đề:
- Tặng gì? — Lịch (bàn, tường), sổ, hộp đựng danh thiếp, đồng hồ (bàn, tường), áo mưa.
- Khi nào? — Năm mới, gặp gỡ khách hàng, sự kiện.
__________________________
LIBRARY
Vấn đề:
- Sách để nâng cao các kỹ năng của Mkter.
- Phục vụ cho công việc và các dự án.
__________________________
CHỮ KÝ DÙNG TRONG EMAIL
Vấn đề:
- Chưa thống nhất
- Không tận dụng được đất đai.
WiseStamp.
- Mẫu thống nhất, sử dụng trong các trường hợp khác nhau ( khách , nội bộ, cơ quan, công ty …)