Integrando uma nova membra na equipe [On-boarding]
Os nossos times mudam o tempo todo. Novas demandas surgem e precisamos de mais pessoas para trabalharem nelas. Essas pessoas precisam se sentir parte do todo para que possam contribuir da melhor maneira para o time e para o produto. E para que se sintam realizadas.
Cada time vai ter o seu próprio jeito de planejar uma integração de novas membras, porque cada time tem as próprias necessidades. Entretanto, abaixo listo algumas dicas que acredito que podem servir para times diferentes pra fazer isso de uma forma efetiva para todas:
Ouvir a pessoa sobre como ela aprende
Entender o estilo de aprendizado da nova membra nos ajuda a entender se as sessões devem ser faladas, desenhadas ou escritas, por exemplo. Se ela aprende melhor lendo um material sozinha na própria mesa ou com diagramas desenhados num quadro e assim por diante.
Entender de onde ela veio
Entender a história da pessoa e os tipos de times, projetos ou produtos em que ela já trabalhou é uma boa maneira de encontrar pontos em comum com o time atual. Isso pode ajudar a relacionar os conhecimentos dela de experiências passadas com os novos conhecimentos sobre o novo time.
Parear com a pessoa
Pareamento é uma maneira efetiva de integração, de compartilhar conhecimento e de fazer com que a pessoa se sinta confiante nos primeiros dias no time. Ele também permite que as pessoas se conheçam e cria pontes de comunicação que no futuro vão facilitar o trabalho do dia-a-dia e fazer com que a resolução de problemas seja muito mais rápida.
Ter uma lista de sugestões de sessões
Estruturar um plano de integração, listando as sessões que o time acredita serem essenciais para uma nova membra do time, pode ajudar na hora de recebê-la. Junto da lista de sessões o time também pode disponibilizar materiais com conteúdos relacionados a cada sessão. Essa é uma maneira de fazer com que a pessoa nova no time tenha independência na hora de buscar por informações e estudar sozinha sobre o assunto falado na sessão.
É importante identificar a necessidade de sessões diferentes para cada nova membra, a partir dos conhecimentos dela. O ideal é que essa série de sugestões de sessões seja encarada como um auxílio ao processo e não com obrigatoriedade ou de forma rígida.
Para que o time e a nova pessoa tirem melhor proveito dessas sessões, é ideal que as sessões sejam feitas:
… no decorrer de duas semanas, por exemplo. Nunca todas elas no mesmo dia:
Geralmente quando estamos integrando uma nova pessoa ao time, nós bombardeamos ela com informações diversas. É preciso valorizar a pausa. É importante dar o tempo necessário para que essa pessoa absorva as informações. Isso vai ajudá-la a trazer perguntas em outros momentos sobre o assunto e também a fazer pesquisas por si só.
… por pessoas diferentes do time. Não ter só uma pessoa responsável pelas sessões:
Ter membras diferentes do time dando as sessões vai ajudar a aumentar a confiança dessas pessoas, dando a elas a oportunidade de acessarem o próprio conhecimento e se tornarem conscientes do que sabem e do que não sabem. Essa também é uma maneira muito boa de promover a união das pessoas do time com a nova membra e de prover a ela diferentes pontos de contato, para sanar dúvidas sobre diferentes tópicos no futuro.
… com espaço para perguntas e em um ambiente seguro onde as pessoas se sintam confortáveis para fazer perguntas:
A pessoa que dá a sessão deve garantir um ambiente em que a nova membra possa fazer perguntas e, ainda que a pessoa não saiba responder a todas, ela deveria oferecer à nova membra uma maneira de procurar pelas respostas e instigar o comportamento curioso. Isso encoraja novas ideias, o que permite que nós tenhamos times criativos que nos ajudam a resolver problemas de diferentes formas.
… pessoalmente, já que a comunicação remota não é tão efetiva:
Comunicação é mais do que falar. Fazer sessões pessoalmente vai permitir à pessoa que está dando a sessão perceber se a nova membra entendeu os principais pontos e se ela tem alguma dúvida sobre o assunto. A comunicação cara-a-cara também nos faz prestar mais atenção e cria a ponte necessária para que no futuro a nova membra se sinta confortável para fazer perguntas.
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Um ponto chave para a criação de um bom plano de integração é criar esse plano com o time. As pessoas se engajam mais em um processo quando elas participaram da criação dele e por isso entendem a motivação, os riscos, os pontos principais e os pontos de dor. O plano de integração vai ser bem utilizado se as pessoas entenderem a importância dele.
Outra questão muito importante é lembrar que o processo de aprendizado é sempre uma via de mão dupla: eu ensino e aprendo, a outra pessoa também.
E, por fim: uma pessoa nova no time é uma possibilidade nova de crescimento. Quando um time recebe uma nova membra ele precisa se permitir renascer como outro time. Essa pessoa não viu o time crescer até o momento, ela não sabe porque o time faz as coisas do jeito que faz e ela vai querer saber. Um time inteligente reconhece que essa nova perspectiva é poderosa e que é muito proveitoso ouvir e refletir. É importante que as pessoas que estavam no antigo time estejam abertas a novas maneiras de fazer as coisas e a repensarem comportamentos antigos.
