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Prepara a tu empresa ante la crisis causada por el Coronavirus

Instrucciones para desarrollar un plan de contingencia de forma fácil y práctica que ayude a disminuir el impacto en tu negocio.

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  • La situación actual causada por la aparición y esparcimiento del COVID19 -o mejor conocido como Coronavirus esta impactando de forma severa a la sociedad y la economía a nivel mundial.
  • Esto ha llevado a tomar acciones extremas para intentar contener la propagación del virus, tales como el cierre de fronteras, clausura de eventos masivos, viajes y confinamiento o aislamiento personal.
  • Esta situación ha llevado a un incremento en el consumo y demanda de productos básicos como alimentos, productos de higiene, pero el estancamiento de sectores como la manufactura y los servicios, entre ellos el turismo.

Ante esta situación, algunos gobiernos han salido al rescate con incentivos, inversiones, cancelaciones de pagos de impuestos, etc. Sin embargo, estos apoyos no serán suficientes cuando se habla de la posibilidad de llegar a una recesión global que implicaría consecuencias desastrosas para muchos negocios.

Por ello, el contar con un plan de contingencia por parte de las empresas que contrarreste el efecto e impacto del fenómeno coronavirus se vuelve relevante.

Para eso, el objetivo de este contenido es hacer llegar a empresarios una metodología con herramientas útiles y sencillas para realizar una evaluación de riesgos inminentes y consecuencias, llevándolos desde el análisis hasta la construcción de un plan de acción y contingencia.

¿Cuáles son los riesgos a los que esta expuesta mi empresa ante una situación de crisis?

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Tipos de Riesgos

¿Qué momento es el adecuado para generar un análisis de riesgo y plan de contingencia?

El riesgo del esparcimiento del COVID19 está creando dos tipos de impactos en las empresas: 1) el directo que es la afectación de la salud o integridad de las personas y 2) el indirecto que son las medidas que se están tomando para contener el virus y que están impactando en la actividad económica mundial (consumo y demanda de servicios).

En este caso, el impacto indirecto en las empresas está provocando un rompimiento en sus cadena de valor, desde el suministro de materia prima hasta la venta de los productos en el mercado, ocasionado por el llamado forzoso a reducir sus operaciones para evitar el contacto o cercanía física de las personas. Lo que veremos en este periodo de aislamiento es un impacto fuerte en la generación de riqueza y sostenimiento de las compañías.

¿Cómo generar un plan de prevención o contingencia que disminuya el impacto provocado por el debilitamiento de la actividad económica?

A continuación se presentan las herramientas para llevar a cabo el ejercicio de evaluación de riesgos derivados del COVID 19 para una organización.

Recomendaciones

  • En caso de llevar a cabo la reunión de manera presencial, s deben acatar las reglas de salubridad para reducir la posibilidad del contagio del COVID19 como es el evitar el contacto físico o cercanía.

Requerimientos para el ejercicio.

  • Acceder al Canvas de Evaluación de Riesgo e Impacto a través de este enlace (debes generar una copia o bajarlo a tu computadora) o si tienes la posibilidad de imprimirlo también se provee aquí en tamaño 90 x 120 cm.
  • Post its de colores en caso de tener la versión impresa.

Análisis de Riesgo COVID19

El riesgo del esparcimiento del virus está creando dos tipos de impactos en las empresas: 1) el directo que es la afectación de la salud o integridad de las personas y 2) el indirecto que son las medidas que se están tomando para contener el virus y que están impactando en la actividad económica mundial (consumo y demanda de servicios).

En este caso, las empresas no sólo están siendo afectadas en su cadena de valor, desde el suministro de materia prima hasta el mercado, sino siendo llamadas de manera forzosa a reducir sus operaciones para evitar el contacto o cercanía física de las personas. Lo que veremos en este periodo de aislamiento es un impacto fuerte en la generación de riqueza y sostenimiento de las empresas.

Pasos para generar un plan de prevención o contingencia

Para facilitar del paso 1 al 3 se utiliza el Canvas de Evaluación de Riesgo e Impacto (se puede obtener aquí o en versión PDF para impresión en tamaño de 90 cm x 120cm)

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PASO 1

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En este caso y para fines prácticos de la situación actual se puede colocar la siguiente descripción:

Disminución de la actividad económica de la organización a causa de las medidas precautorias que intentan evitar el contagio masivo del coronavirus a nivel local y mundial.

PASO 2

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Dentro de los recuadros de las áreas de impacto se debe hacer una *lluvia de ideas de CONSECUENCIAS que puedan presentarse o que ya se están presentando por la presencia del riesgo. Por ejemplo, si el área fuera Ventas, la consecuencia pudiera ser la disminución de la venta de productos o servicios en cierto porcentaje.

Este paso permite identificar todas las consecuencias o impactos que se pudieran o están teniendo ya en su momento. Puede ser que en un primer ejercicio no se ideen todas las posibles consecuencias, por lo que este es un ejercicio que debe estar vivo en todo momento, y se deberá regresar a este punto de ser necesario.

Se debe hacer la ideación para todas las áreas de impacto. Se puede proceder a hacer un filtrado o categorización, en el caso de que algunas consecuencias sean similares.

PASO 3

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IMPACTO
El impacto es el nivel de afectación negativa (o positiva si es el caso) de darse o hacerse tangible la consecuencia. Aunque el ejercicio es subjetivo y recae en las percepción de los participantes, se deben dar argumentos breves sobre el nivel de impacto que se le otorga a cada consecuencia. Los niveles son Bajo, Medio y Alto, escala que pudiera ser traducida a una escala de 100 como sigue:

  • Bajo de 0 a 40
  • Medio de 40 a 70
  • Alto de 70 a 100

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
Es la medición de la posibilidad de que la consecuencia se presente. De igual manera que la medición de impacto, es un ejercicio subjetivo a juicio y experiencia de los participantes, por lo que deberán tener un breve diálogo en la colocación de la medición. De igual manera se puede utilizar una escala en porcentaje como sigue:

  • Bajo de 0 a 40%
  • Medio de 40% a 70%
  • Alto de 70% a100%

La evaluación se hace por CONSECUENCIA, posicionando el nivel de impacto y la probabilidad de ocurrencia estimada.

Una vez evaluada cada consecuencia en el diagrama de impacto y probabilidad ocurrencia, debemos identificar cuales se encuentran en nivel de urgencia, importancia y de monitoreo, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Las consecuencias que tienen un alto impacto y alta probabilidad de ocurrencia son las consecuencias que se deben tratar a nivel de urgencia. Las que caen en impacto alto pero con probabilidad de ocurrencia media o de impacto medio con probabilidad alta son consecuencias importantes, mientras que las que tiene un impacto alto pero su probabilidad de ocurrencia es baja, o son de impacto bajo con probabilidad de ocurrencia entra media y alta, entonces simplemente se deben monitorear a que no avancen en su nivel de impacto o probabilidad de ocurrencia.

Este mapa permite clasificar la relevancia y urgencia de atención a las consecuencias, lo que nos lleva ahora a definir un plan de prevención y/o contingencia

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Para cada consecuencia se debe generar un plan de acción e iniciativas, nivel de urgencia, responsable, tiempos y medición de avances como se muestra en el formato siguiente:

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  1. Colocar la lista de contingencias,
  2. Clasificarlas por el nivel (urgente, importante y monitoreo)
  3. Las acciones o iniciativas que se proponen para evitar o contener la consecuencia.
  4. Definir si es preventivo o contingente.
  5. Quien es el líder de dicha acción o iniciativa.
  6. El tiempo de ejecución.
  7. El avance que se va teniendo en las acciones o iniciativas.

Este formato esta disponible en este link dentro de Google Drive. Se debe crear una copia o bajarlo a la computadora.

*Si durante el proceso hay dudas de como abordarlo, me pueden contactar al correo ulises.elias@bluewolf.com.mx o por twitter @uliseselias

Written by

Startups, Entrepreneurship, Technology and Innovation in Mexico. Senior Consultant @ Bluewolf Consulting and former director @ Orion Startups.

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