Методы работы с электронной почтой

Электронная почта — первый и основной способ коммуникации в Интернете. Даже Skype и другие системы мгновенных сообщений не смогли заменить ее. Моя практика работы с почтой появилась на основе опыта использования Gmail, но она легко повторяется почти в любом почтовом клиенте.


Inbox Zero

Этот принцип означает, что во «Входящих» хранятся только те письма, с которыми вы работаете сейчас. Gmail неплохо подходит для этого — гигантский размер почтового ящика и отсутствие традиционной системы папок позволяет легко управлять письмами. Я ничего не удаляю, письма после прочтение и/или ответа архивируются и быстро находятся через поиск или ярлыки. Еще одним удачным нововведением в Gmail стало введение стилей отображения папки «Входящие». Теперь письма упорядочиваются по приоритету, причем настройка достаточно гибкая и каждый меняет вид отображения под себя. «Входящие» также расчищаются посредством фильтров, но об этом позже.

Получается, что в контексте тайм-менеджмента каждое письмо во «Входящих» — это задание, которое обрабатывается тем или иным образом. А значит открыв почту, я сразу пойму, насколько велика загрузка и что мне предстоит сделать.

Ярлыки

Как я уже упоминал, в Gmail нет структуры папок, вместо папки используются ярлыки, который назначается письму. Ярлыки —
это не жестко структурированный метод работы с информацией, любое письмо можно пометить сразу несколькими. Также ярлык бывает вложенным, что в сочетании со скрытием, сильно экономит вертикальное пространство почты и дает возможность рассортировать и убрать редко используемые ярлыки.
Я группирую почту следующим образом : выделяю письма по одной тематике (письма от клиентов, уведомления от сервисов, рассылки, сообщения интернет-магазинов) и создаю для него ярлык, если внутри этой группы много писем от одного отправителя — создаю вложенный. Помимо тематики писем можно использовать ярлыки и для статуса письма, что удобно
для отслеживания выполнения задачи, заданной этим письмом.

Раньше для работы с почтой, как с системой тайм-менеджмента,
я использовал матрицу Эйзенхауэра и два ярлыка — «Важно»
и «Срочно». Но сейчас приоритет письма я задаю стандартными средствами Gmail (маркер важности), а срочность или категория письма («требуется ответ», «проблема», «важная информация») задается т.н. «звездами», вид которых настраивается индивидуально.

Фильтры

Система фильтров в Gmail универсальна и удобна, любой фильтр создается буквально в 3 клика и дает много вариантов для дальнейшей обработки. В первую очередь фильтры автоматически назначают ярлыки для заранее заданных групп писем, что упрощает работы с большим количеством писем и задает порядок действий при чтении почты. Так как фильтр представляет собой поисковой запрос, то можно создать фильтр для переписки по конкретному поводу (проекту), даже если
в ней участвует много людей. Синтаксис запросов широк и соответствует стандартным поисковым операторам в Google.

Помимо своей традиционной функции — назначению ярлыка, фильтры помогают разгрузить «Входящие» от избыточной информации. Для этого укажите «Пропустить входящие»
и «Никогда не отправлять в спам» в настройке фильтра.
В результате письма, не требующие моментальной реакции,
не мозолят глаза во «Входящих», но в то же время они не потеряются.

Только один адрес

Gmail легко решает проблему нескольких почтовых ящиков
и позволяет использовать только один на все случаи в жизни. Сервис собирает почту с нескольких аккаунтов и вы отвечаете
на письма, используя необходимый. Также в нем можно использовать само имя почтового ящика в разных вариантах. Один из методов — разбиение логина точками (john.doe@gmail.com = jo.hn.doe@gmail.com), другой — добавление суффикса (john.doe@gmail.com = john.doe+spam@gmail.com).
Эта техника поможет для создания заранее заданных фильтров (задавая определенный адрес для конкретного отправителя)
или регистрации с одного адреса дважды в одном и том же месте.