Not defteri tutmayı beceremeyenler için iş takibi yapma kılavuzu

Güzel not tutan insanlara imrenirim. Hani şöyle yeni bir toplantıya girerken yepyeni bir sayfa açarlar, cici cici kalemini masaya koyar ve çiçekli böcekli notlar tutarlar ya insanlar. İşte o kişileri kastediyorum.

Tahmin edeceğiniz üzere, ben asla öyle birisi olamadım. İlkokulda dahi defterlerim yarım yamalaktı. Üniversite yıllarımda da doğru düzgün tek bir defter dahi not tutmuşluğum yoktur. Tabii bu huyum, çok kez bir dezavantaj olarak bana geri döndü. Ama hani bir uzvunuz gerilediğinde bir diğer uzvunuz ilerler ya, ben de iş hayatında kendimce bazı yöntemler geliştirdim. Bu yazıda bir kaç pratik yöntem ile iş takibini nasıl yaptığımdan ve not defteri tutmadan bir şey unutmamayı nasıl becerdiğimden bahsedeceğim.

E-posta istemcilerinin cevaplanmazsa hatırlat özelliği

Ben e-posta istemcisi olarak MacOS üzerinde Newton (https://newtonhq.com) kullanıyorum. Bir kişiye bir e-posta attığımda, “şu tarihe kadar cevap vermezse bana haber ver” düğmesine basarak gönderiyorum. Bu sayede attığım e-postaların kaydını bir yerde tutup, bu iş ne oldu diye takip etmek zorunda kalmıyorum.

E-posta istemcilerinin erteleme özelliği

E-posta asenkron bir iletişim aracıdır. Yani telefondan farklı olarak, aldığınız mesaja hemen cevap vermek zorunda değilsiniz. Bu bilinçle, mesaj posta kutunuza düştüğünde, sonra bakarım diyerek geçer giderseniz, bazen o e-posta orada uzun süre kalır. Sonra da haftalar sonra “ay ben bu mesaja cevap vermeyi unuttum” diyerek, özür dilemek zorunda kalırsınız.

Bu durumlarla mücadele için e-posta istemcilerinin snooze (erteleme) özelliğini kullanıyorum. Bir mesaj posta kutuma düştüğü anda, eğer hemen cevap vereceksem veriyorum. Eğer o an uygun zaman değilse, hemen 2 tık bir click ile en uygun zamana erteliyorum. Tekrar posta kutuma düştüğünde ise hiç mazeret dinlemeden derhal cevaplıyorum.

Proje hedef tarihlerini ve birisine atanan görevleri unutmamak

Profesyonel hayatımda kalabalık bir ekipten sorumluyum. Aynı anda onlarca projenin deadline’ı, bireylerin kişisel hedefleri, ekipten beklediğim raporlar, bir satın almanın sonuçlanması veya bir tedarikçiden bir mesajın gelmesi falan filan derken iş iyice kompleksleşiyor. Bunların hepsi de bir hedef tarih içeren işler. Bu kadar hedef tarihi bir yere not edip de hiç bir şey unutmamak çok zor.

Bu sorunla mücadelede de yine bir önceki maddedeki yöntemi aynen uyguluyorum. Örneğin ekipten bir arkadaşım, bana “ABC” projesi için, hedeflenmiş tarih 20 Eylül’dür diye bir mesaj mı attı? Ben hemen o mesajı e-posta istemcisinin snooze (erteleme) özelliğini kullanarak 20 Eylül’e erteliyorum. 20 Eylül günü mesaj, tekrar posta kutuma düştüğünde ilgili arkadaşla yazışmayı tekrardan başlatıyorum. Hiç bir şeyi unutmamamdan dolayı takım arkadaşlarım da bazen şaşırıyorlar ama aslında yöntemim bu kadar basit.

O gün bitmesi gereken angarya işlerin takibi

Angarya işlerin takibini Doo (https://getdooapp.com) adlı uygulama ile yapıyorum. Doo’nun hem Mac hem de iOS istemcileri mevcut. Biliyorum, piyasada binlerce görev yönetim aracı var. Ben de onlarcasını kullandım. Peki neden Doo?

Sebebi çok basit. Aynı anda tek bir görevi görmemi sağlayan basit bir önyüzü var da o yüzden. Ben Doo’da angarya işleri takip ettiğim için, o işleri ertelemeye çok meyilli oluyorum. Ama Doo’da bir görevi bitirmeden bir diğerine geçmeyi zorlaştıran bir arayüz yapmışlar.

Yukarıdaki ekrandan da görebildiğiniz üzere, bir sonraki göreve geçmek için ya o görevi tamamlayacaksınız, ya da tek tıkla işi ertesi güne bırakacaksınız. Bence sadeliğin başarı getirdiği nadide örneklerden bir tanesidir bu Doo uygulaması.

E-postalarımı organize etmek ve daha sonra erişmek

Gözlemlerim şu şekilde. E-posta ile Gmail sayesinde tanışan nesil, genelde “Gelen Kutusu”nu temizlemeyi pek sevmiyor. Çünkü arama fonksiyonalitesi var. Ama ağırlıklı olarak yaşı 35+ olan kişiler ise, gelen kutusunu temizlemeyi bir görev olarak görüyor ve gelen mesajlarını güzel güzel alt alta klasörlüyorlar.

Ben uzun süre ikinci kategorideydim. Lakin, sonradan fark ettim ki klasörleme aslında beyhude bir çabaymış. Bu işe harcanan vakit bir yana, pek çok mesaj aslında aynı anda birden fazla klasörde olursa daha anlamlı oluyor. Gmail da bu durum için, etiketleme işine çok yüklendi zaten. Benim mantığım ise çok daha basit. Bir mesaj ya arşivdedir ya da çöptedir. Arası yok.

Posta kutuma bir mesaj geldiğinde, eğer ileride lazım olur belki dersem tüm mesajın geçmişiyle birlikte en geniş halini “Archive” dizinime atıyorum. Eğer ileride lazım olmaz dersem direkt siliyorum. Hepsi bu kadar. Klasörleme, etiketleme falan filan hiç uğraşmıyorum. Nasıl olsa, artık e-posta sunucularında arama fonksiyonu yeterince iyi.

Ama gelen kutumu da her daim sıfır tutarım. Her gece yatmadan önce posta kutumu Inbox Zero yapmak temel mottomdur :)

Grup halinde çalışmak ve doküman yazmak

Not defteri tutmuyor olsam da zaman zaman bir şeyleri yazıya dökmek ve arada bir bakmak tabii ki lazım oluyor. Bu işler için de Quip (https://quip.com) kullanıyorum. Google Docs’a aşina olanlara bu ürün için, kısaca onun daha gelişmişi ve kullanması çok daha zevklisi diyebilirim.

Quip’te ister bir dokümanı veya spreadsheet’i ister tek başınıza yazabilirsiniz, isterseniz de başkaları ile paylaşabilirsiniz. Siz yazarken onlar da gerçek zamanlı olarak yazdıklarınızı görürler. Kendileri de ekleme çıkartma yapabilirler. Her satıra not bırakabilir, her dokümana özel sohbet odasında sohbet edebilirler. Eğer isterseniz her satıra bir hatırlatıcı koyup, o tarih geldiğinde sizi uyarmasını dahi sağlayabilirsiniz.

Biz Hürriyet’te teknoloji ekibi olarak bu şekilde organize oluyoruz. Gerek yönetim kademesi, gerekse uzman arkadaşlarım Quip kullanarak grup halinde doküman yazabiliyor, görevli atayabiliyor ve takvim takip edebiliyorlar. Alışınca bırakılamayan çok keyifli bir uygulama.

Quip’in bir mobil uygulaması ve MacOS için de masaüstü uygulaması var. Görevleri push notification olarak uyarması bu tarz bir uygulama için oldukça kritik ve faydalı.

Büyük projelerde görev takibi yapmak

Yukarıda bahsettiğim uygulamalar farkındaysanız hep günlük işlerin, atanan vazifelerin takibi ve temelinde “hiçbir şeyi unutmamak” üzerine bir sistem kurmak içindi. Ama bir başlangıcı ve sonu olan ve çok sayıda birbirini etkileyen görevlerden oluşan projelerde bu yöntemler haliyle bir işe yaramıyor.

Ben aynı zamanda bir yazılım geliştiriciyim ve girdiğim bir projede bazen 300–400 tane ilişkili görevin ilişkisini yönetmem gerekiyor. Bu tür daha kompleks işler için ise, Things (https://culturedcode.com/things) adlı uygulamayı kullanıyorum.

Yukarıdaki ekran görüntüsünden pek belli olmuyor ama yazılım geliştiriciler için anlamlı olabilecek etiketleme, gruplama, ilerleme grafikleri vs… mevcut. Uygulama hem çok sade, hem de gayet yeterli.

Things, birebir olmasa da telif hakkı David Allen’e ait olan Gettings Thing Done (http://gettingthingsdone.com) adlı metodolojiyi uyguluyor. Eğer kişisel gelişim ve verimlilik konularına meraklı iseniz, bu metodolojiye de göz atmanızı öneririm.

İşime yaramayacak ek hiç bir özellik sunmayan Things gibi uygulamalara bayılıyorum. Sanki o uygulama sadece bana özel hazırlanmış gibi hoş bir his uyandırıyor.


Şimdilik benden bu kadar. Arada sırada yine böyle, kullanmaktan zevk aldığım uygulamalardan ve yöntemlerden bahsetmeye devam edeceğim.