Cómo centralizar correos, usando un único servicio para consultar todas las cuentas.

Hoy vengo con un paso a paso de cómo vincular las cuentas de correo para ser consultadas desde una única bandeja de entrada, y así mismo usar este servicio para escribir como si estuviéramos conectados desde ella. Nota: gran razón por la que escribo éste artículo, es porque mi (muy estimada) hermana se queja muy seguido por no poder consultar su correo laboral desde la casa :)

¿Cómo así?

Por ejemplo, tenemos una cuenta personal minombre@gmail.com, una cuenta académica micodigo@universidad.edu y una cuenta laboral nombre.apellido@laempresa.com, y para poder estar pendientes de los 3 correos debemos tener el el computador como mínimo 3 pestañas abiertas, y en el celular unas 3 apps: la de gmail para la personal, la de correo predeterminado del teléfono para la universidad, y la de outlook para la laboral (en algunos casos la cuenta de la universidad y/o la laboral son administradas por google, así que en gmail tenemos las 3 cuentas, por ejemplo).

Si, yo tengo mis correos así, y ¿eso es malo?

De hecho no es malo, solo que requiere una mayor dedicación y organización para mantener los contactos y la información en donde debe ser. A continuación voy a exponer dos puntos a favor de tener todo centralizado, y dos en contra:

Puntos a favor:

Punto 1. Aunque de hecho algunas personas prefieren mantener las cuentas separadas porque sienten que así son más organizadas, y que pueden dejar de distraerse en fines de semana en los que no revisan el correo laboral y académico, existen otras personas que por tener varias bandejas de entrada, una para cada proveedor de correo, pierden citas importantes, u olvidan reuniones porque sucede el muy común:

-… entonces, ¿me envías la invitación al correo?
-Claro, yo te la envío.
-Ok, gracias.
(Dos días después, encontramos en el correo personal una invitación que debió haber llegado al laboral, y que pensamos que nunca llegó porque no nos pusimos de acuerdo a qué correo enviaríamos la información).

Punto 2. Mientras en el computador tener varias pestañas abiertas, con distintos proveedores de correo puede confundir fácilmente cuando estamos en busca de un contacto o de una conversación específica la verdad es que en una tableta o en un teléfono la historia es a otro precio.

En un dispositivo móvil el hecho de tener varios proveedores en dispositivos móviles genera una mayor demanda de datos, y por ende un consumo más alto al tener todas estas apps consultando el correo. Imagina la aplicación como una antena que está pendiente de cada correo para avisarte cuando llegó uno nuevo, así que si tienes Gmail, Outlook, y el app de Correo que viene predeterminado con tu teléfono, es fácilmente 3 antenas solicitando datos de internet, y consumiendo la información que podría estar realizando una sola, trayendo a tu teléfono la misma información.

Ahora los puntos en contra:

Punto 1. La configuración y el mantenimiento de las cuentas, para que se mantengan correctamente dirigidos y diferenciados puede llegar a ser algo compleja para personas con poca experiencia en configuraciones de servicios digitales, razón principal por la que escribo este artículo.

Punto 2. Los correos no se re-dirigen inmediatamente, ya que depende la configuración que vamos a seguir a continuación, puede tomar minutos hasta una hora, en que el cliente de correo que especifiquemos reciba la conversación.

Ejemplo: un compañero de clase nos envía un correo con un adjunto de 15MB a micodigo@universidad.edu, el cual hemos configurado para que reenvíe todo a minombre@gmail.com. Como todo está centralizado, esperamos verlo en la bandeja de entrada de minombre@gmail.com al poco tiempo, pero fácilmente dependiendo de la frecuencia de sincronización y del tamaño de los adjuntos, puede tomar unos minutos en aparecer, lo que causa en casos de afán, que consultemos directamente el correo micodigo@universidad.edu.

Puestos los puntos sobre la mesa, y si en este punto decides seguir los pasos, vamos a empezar.

Existen dos maneras (o al menos conozco dos maneras) de centralizar el correo:

La primera es entrar a cada una de tus cuentas de correo secundarias, y en las configuraciones decirles que reenvíen todo el correo entrante a tu cuenta de correo principal, no requiere mayor configuración, aunque en tu cuenta principal todo se vuelve un despelote porque se empieza a mezclar información laboral con académica y personal. Aunque se pueden configurar algunos filtros para que etiqueten las conversaciones, los hilos de conversación inevitablemente empiezan a aparecer sin las etiquetas (más que todo cuando usamos listas de correo para información o eventos), y dichos filtros empiezan a volverse más y más complejos.

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La segunda manera, y en la que voy a entrar en detalle es el POP, que es una técnica para que el servidor en donde se almacenan los correos brinde acceso a otro cliente (en éste caso tu correo principal), y se pueda consultar los correos entrantes, y etiquetarlos de manera sencilla.

Primero, escoge el cliente de correo en el que vas a centralizar todas tus conversaciones de tus N cuentas de correo más (Correo principal). Para el ejercicio, lo voy a hacer con mi cuenta personal, que se aloja en Gmail, aunque para cualquier proveedor que escojas (Yahoo, Hotmail, Outlook, o incluso una cuenta de correo Cpanel, las configuraciones deben ser muy similares), y los correos secundarios van a ser aquellos que voy a configurar para que sean consultados desde el correo principal.

Inicia sesión en los correos secundarios que vayas a vincular y asegúrate que el acceso POP está encendido. Por defecto siempre lo está, aunque si no estás seguro puedes verificarlo en las configuraciones. En Gmail ve a Configuración > Reenvío de correo y POP/IMAP, y verifica que esté habilitado. En otros proveedores populares por defecto también suele estar encendida la opción POP, aunque en algunos casos el correo es administrado por plataformas más básicas como Cpanel en donde debes entrar a consultar la información del servidor POP (Para Cpanel hay un enlace en los artículos relacionados al final para consultar cómo hacerlo). Mientras tus correos sean administrados por proveedores populares, no hay inconvenientes.

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Activando POP desde las cuentas de correo secundarias
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Acceso a configuración, Gmail
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Árbol de etiquetas o “labels” para la recepción filtrada de las cuentas secundarias.

Acto seguido, vamos a ir a la pestaña de “Cuentas e Importación”, en donde buscaremos una sección llamada “Chequear correo de otras cuentas de correo (Usando POP)”, y daremos click al enlace que dice “Agregar una cuenta de correo tuya vía POP”.

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Agregando cuentas via POP, desde la cuenta principal

Se abre una ventana emergente en donde lo primero que sucede es que te piden la dirección que deseas agregar, y acá vamos a dividir los pasos en dos situaciones:

1. Si la cuenta que vas a agregar es una cuenta Gmail, o administrada por Google Apps (o sea, que cuando la consultas, la bandeja de entrada se parece a Gmail, sólo que tiene el logo de tu empresa/universidad en la esquina superior izquierda).

Tecleas tu cuenta de correo secundaria.

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Aparece una configuración del servidor de correo entrante, en donde te piden:

  • Nombre de usuario (debe ir tu cuenta de correo completa, con el @dominio.ext, por ejemplo nombre.apellido@laempresa.com),
  • Contraseña (la contraseña con la que accedes a tu correo),
  • Servidor POP (aunque aparece autopoblado, seguramente con el valor mail.empresa.com, debes cambiarlo por pop.gmail.com),
  • Puerto (también aparece autopoblado, seguramente con el 110. Cámbialo al 995),
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Cambiando el server a pop.gmail.com y el puerto a 995

y cuatro opcionales:

  • Dejar una copia de los mensajes en el servidor (Déjala encendida si quieres que los correos se mantengan en la cuenta de correo de origen una vez sean reenviados a tu cuenta de correo principal)
  • Siempre usar una conexión segura SSL (Recomendada dejarla encendida)
  • Etiquetar los mensajes provenientes de esta cuenta de correo (acá es donde escogemos la etiqueta que hemos creado en los pasos anteriores, deacuerdo a cual corresponda)
  • Archivar los mensajes entrantes (Déjala encendida si NO quieres ver estos mensajes en la bandeja de entrada, sino SÓLAMENTE desde la etiqueta)

Luego de agregar la cuenta satisfactoriamente, la ventana te pregunta si deseas escribir correos DESDE la cuenta que acabas de vincular, es recomendable configurarla para poder redactar correos también, así que vamos a decirle que sí, y vamos a continuar.

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Agregando la misma cuenta pero para salida de correos

Aquí el proceso es más sencillo, ya que todo lo que sucede es que Gmail le envía un correo a tu cuenta secundaria con un código y un enlace, para que tu cuenta de correo secundaria autorice a la principal para escribir correos en su nombre. Copia el código y pégado en el campo en donde lo solicitan, o simplemente dale click al enlace de verificación.

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Correo de confirmación en el correo secundario

2. Si la cuenta que vas a agregar NO es una cuenta Gmail, o Google Apps (como Hotmail, Yahoo, Outlook, o Cpanel).

Tecleas tu cuenta de correo secundaria.

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Ingresando cuenta que no es Google Apps

Aparece una configuración del servidor de correo entrante, en donde te piden:

  • Nombre de usuario (en ocasiones puede ir hasta antes de la ‘@’, aunque aveces debe ir completa, con el @dominio.ext, por ejemplo nombre.apellido@laempresa.com),
  • Contraseña (la contraseña con la que accedes a tu correo),
  • Servidor POP (para los clientes de correo populares aparece autopoblado, seguramente con el valor correcto),
  • Puerto (también aparece autopoblado, seguramente con el valor correcto),
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El username y el server dependen del servicio. los servicios populares generalmente son autoreconocidos por Gmail.

y cuatro opcionales:

  • Dejar una copia de los mensajes en el servidor (Déjala encendida si quieres que los correos se mantengan en la cuenta de correo de origen una vez sean reenviados a tu cuenta de correo principal)
  • Siempre usar una conexión segura SSL (Recomendada dejarla encendida)
  • Etiquetar los mensajes provenientes de esta cuenta de correo (acá es donde escogemos la etiqueta que hemos creado en los pasos anteriores, de acuerdo a cual corresponda)
  • Archivar los mensajes entrantes (Déjala encendida si NO quieres ver estos mensajes en la bandeja de entrada, sino SÓLAMENTE desde la etiqueta)
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Opciones adicionales

Luego de agregar la cuenta satisfactoriamente, la ventana te pregunta si deseas escribir correos DESDE la cuenta que acabas de vincular, es recomendable configurarla para poder redactar correos también, así que vamos a decirle que sí, y vamos a continuar.

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Los mensajes empiezan a importarse de la cuenta secundaria

Aquí de nuevo te vuelven a solicitar cuatro datos para poder escribir correos a nombre de tu cuenta de correo secundaria:

  • Nombre de usuario (en ocasiones puede ir hasta antes de la ‘@’, aunque aveces debe ir completa, con el @dominio.ext, por ejemplo nombre.apellido@laempresa.com),
  • Contraseña (la contraseña con la que accedes a tu correo),
  • Servidor SMTP de salida (para los clientes de correo populares aparece autopoblado, seguramente con el valor correcto),
  • Puerto (también aparece autopoblado, seguramente con el valor correcto).

(Si el servidor y el puerto no te permiten el ingreso POP, o la salida SMTP, y tras intentar el nombre de usuario antes de la ‘@’ y completa, y verificar que la contraseña sea correcta, debes contactar a tu administrador de correo para solicitarle estos cuatro datos: El servidor de correo POP de entrada, con su respectivo puerto, y el servidor de correo SMTP de salida, con su respectivo puerto)

Le das continuar, y ya debe estar configurado para poder usar la cuenta de correo secundaria de manera completa desde la principal.

Cuando finalizas el proceso, el servidor de Gmail empieza a traer todas las conversaciones, y a etiquetarlas correctamente (sin ninguna configuración compleja de filtros), tarea que dependiendo de la cantidad de correos que albergues, puede tomar hasta 1 día.

Este proceso se repite para la cantidad de cuentas que tengas. (En Gmail te permiten vincular vía POP hasta 5 correos)

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Ya recibiendo correos DE las cuentas secundarias, y con la posibilidad de escribir DESDE ellas.

Y finalmente, puedes ajustar las etiquetas para verlas siempre de lado izquierdo de la bandeja de entrada, y tener allí acceso rápido a tus mini-bandejas de entrada con todas tus cuentas de correo secundarias.

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Cuentas secundarias agregadas

Luego de seguir los pasos, y tras darle un tiempo de sincronización, aparecerán las etiquetas en la aplicación de correo en los dispositivos móviles, y habremos logrado tener una única antena pendiente de los correos nuevos que lleguen (de TODAS nuestras cuentas), dirigidas y organizadas en un solo proveedor.

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Espero haya sido de utilidad el proceso, cualquier inquietud no duden en colocarla en la zona de comentarios.

Feliz mezcla de correos!


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