7 modi per rendere efficaci le tue riunioni

Ognuno di noi ha frequentato riunioni troppo lunghe dove si è concluso troppo poco. E se questo accade troppo spesso si finisce per associare le riunioni esclusivamente ad una perdita di tempo.

Come fare allora per non cadere in questa trappola?

Non dovrai più tollerare riunioni che si concludono senza aver apportato alcuna soluzione, DA ORA IN POI SOLO RIUNIONI EFFICACI.

Quindi inizia tu per primo a dire basta alle riunioni inutili con questi accorgimenti che non solo renderanno utili i tuoi meeting ma incrementeranno la produttività delle tue giornate e di quelle di tutti i colleghi.

1.Arriva preparato
Le riunioni di lavoro sono lavoro e, così come in qualsiasi altra attività lavorativa, si deve avere un obiettivo in mente e per raggiungere quell’obiettivo, si deve sapere quali azioni si metteranno in campo. Prima di entrare in riunione, raccogli le tue idee mettendo tutto per scritto in elenchi puntati. Sarai sicuro di non scordare niente delle idee o delle domande che vuoi mettere sul tavolo.

2.Stabilisci l’ordine del giorno
L’ordine del giorno — l’elenco degli argomenti da trattare nel corso di un incontro — svolge un ruolo fondamentale in qualsiasi riunione. Mostra ai partecipanti dove si vuole arrivare e come si intende arrivarci. Assicurati di distribuire il programma della riunione in anticipo. In questo modo, i partecipanti arriveranno già preparati, saranno coinvolti dal primo minuto e risparmierete tutti tempo.

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3.Inizia e finisci la riunione nel tempo previsto
Tutti abbiamo partecipato a meeting che sono durati ben oltre l’ora prevista. Questo non rappresenterebbe un problema se ognuno dei partecipanti non avesse nient’altro da fare a lavoro. Provate a comunicare in precedenza la lunghezza della riunione e rispettatela; i partecipanti potranno dedicarvi la loro completa attenzione (non guarderanno continuamente gli orologi) ed assumeranno un ruolo più attivo durante gli incontri.

4. Fissa meno riunioni e rendile più importanti
Convoca una riunione solo quando è strettamente necessario. Prima di farlo chiediti se è possibile risolvere il problema in qualche altro modo, magari attraverso un incontro face-to-face con qualche collega, una conference call o un semplice scambio di email. Riducendo il numero di meeting potrai essere sicuro di migliorarne loro qualità. Per questioni brevi prendi in considerazione la chat aziendale, non viene richiesta particolare formalità e permette di risolvere un problema scrivendo solo poche e brevi righe.

5. Accetta le idee di tutti
L’utilità delle riunioni è direttamente proporzionale alle idee dei partecipanti durante le stesse. Le grandi idee possono provenire da chiunque, non soltanto dai dirigenti. A questo proposito, Roy Disney, vice presidente della Walt Disney Company, racconta che durante la grande depressione, ogni settimana, Walt indiceva un concorso per la migliore gag. Potevano partecipare tutti, ed in palio c’erano 5$ — per quel periodo, davvero tanti soldi. Chi è che settimana dopo settimana continuava a vincere? Il custode! Come puoi vedere, non si tratta di chi è il capo, ma di chi ha le idee migliori.

5. Mantieni il focus
Durante le riunioni è molto facile perdere di vista l’obiettivo. La conseguenza è che non verrà trovata una soluzione al problema e sarà necessaria un’altra riunione.

Cerca di attenerti all’ordine del giorno e, anche se immaginiamo che la tentazione sia forte, evita di commentare l’ultima partita di calcio o gli ultimi acquisti fatti. Al contrario, utilizzali come argomenti “premio” se riuscirai a finire la riunione in tempo!

6. Coinvolgi i partecipanti
A meno che non si tratti di riunioni esclusivamente indette per comunicare della informazioni, la maggior parte degli incontri dovrebbe prevedere degli elementi di coinvolgimento per i partecipanti. Che siano compiti assegnati, presentazioni o incarichi, cerca di coinvolgere tutti. Subito dopo l’incontro, riassumi l’esito della riunione, così come le assegnazioni e le scadenze, e manda ai partecipanti la copia di questa sintesi via email. Non scordare anche di mandare una mail di follow up una settimana dopo la riunione per essere sicuro che i partecipanti abbiano lavorato sui punti discussi in precedenza.

7. Chiedi e ascolta i feedback
Ogni incontro ha margini di miglioramento. Assicurati di sollecitare il feedback dei partecipanti sull’incontro, bene o male che sia andato. Il meeting era troppo lungo? Una sola persona ha dominato la discussione? I partecipanti erano impreparati? I punti dell’ordine del giorno non erano chiari o non sono stati rispettati? Qualunque siano stati i problemi, non sarà possibile risolverli se non si conoscono. Puoi decidere se somministrare un questionario dopo la riunione a semplicemente parlare in maniera informale alla prima pausa caffè.

E tu come conduci le tue riunioni? Hai consigli da condividere con noi?