Как успешно реализовать любой проект?

Мы с партнером более года назад открыли маркетинговое агентство полного цикла для стартапов и МСБ. Через полгода мы поняли, что предлагаем нашим клиентам нечто гораздо большее, а наш формат работы — существенно отличается от формата агентства. Мы создали новое позиционирование — маркетинговая команда по запросу. Все так же для стартапов и МСБ.

Наша основная ценность для клиента заключается в том, что мы забираем на себя всю операционную маркетинговую деятельность компании, формируя рабочую группу (маркетинг-отдел клиента) из специалистов, которые необходимы для достижения поставленных клиентом целей. Другими словами, экзекьюшен — это первая причина почему к нам обращаются.

Мы многому научились за период существования нашей компании (чуть меньше 1,5 года) и я думаю, что наш опыт может быть полезным для ин-хаус маркетинг-менеджеров, стартаперов и руководителей МСБ. Поэтому я и решила написать этот пост.

Что такое хороший экзекьюшн? Это когда удается достичь основные цели проекта, при этом в срок и (слово-паразит) “качественно”. И это кажется очевидным. Многие считают, что добиться такого результата просто — достаточно лишь хорошо и вовремя делать свою “домашнюю” работу. А что если экзекьюшен — это нечто гораздо большее? Давайте обсудим.

Для начала, давайте разберем плюсы и минусы работы ин-хаус команды и команды на аутсорсе.

У владельца бизнеса/руководителя всегда есть несколько вариантов:

1) растить команду внутри компании и передавать ей ответственность за всю операционную маркетинговую и проектную деятельность, определив четкие метрики эффективности, а также промежуточные бенчмарки и критические точки
2) создать/пригласить готовую команду специалистов на аутсорсе
3) создать рабочую группу, приглашая на проектную работу фрилансеров или отдавая кусок постоянной работы на фриланс

Растить команду внутри компании:
Преимущества:
 — команда, которая представляет только Вашу компанию и Вы точно знаете, что все свои 40, а то и больше рабочих часов в неделю команда отдает именно Вашей компании
 — Вы самостоятельно принимаете решение о подключении каждого конкретного члена Вашей команды (сами создаете команду) 
 — команда работает в офисе, и Вы всегда можете контролировать процесс, в любую минуту
 — Вы имеете четкие рычаги влияния на каждого из членов команды, самостоятельно устанавливая уровень зароботной платы и определяя нефинансовую мотивацию — Вы создаете “правила игры” и организационную культуру компании

Недостатки:
 — давайте будем честными, Вы не всегда знаете как выбрать маркетолога в компанию, как ставить задачи маркетинг-отделу, как контролировать и как на самом деле измерять их эффективность 
 — Вы потратите более полугода, если не больше на формирование команды и затем еще столько же на обучение и/или адаптацию
 — большая команда ин-хаус — это всегда риски для работодателя

Пригласить команду на аутсорсе:
Преимущества:
- не нужно тратить время на подбор команды, за Вас уже подумали и собрали команду специалистов (кстати, в среднем, для того, чтобы найти маркетинг-лида, директора и HR в среднем бизнесе тратят от 1 до 3 месяцев. Затем, еще 1,5 месяца на адаптацию и еще около 6 месяцев на формирование команды)
 — команда уже готова и дорожит своей репутацией, следовательно заинтересованы в достижении лучшего возможного результата
 — есть история достижений уже этой готовой конкретной команды, не требуется времени для того, чтобы команда демонстировала сплоченность
 — договор может быть разорван практически в любой момент, что снижает риски со стороны клиента
 — стоимость такая же или иногда даже ниже, чем содержание ин-хаус команды

Недостатки:
 — команда на постоянной связи, но удаленно

Создать рабочую группу, приглашая на проектную работу фрилансеров
Преимущества:
 — можно “подключить” и “выключить”, когда необходимо

Недостатки:
 — сложно контролировать
 — нет полной уверенности в соблюдении дедлайнов и получении необходимого результата

На самом деле, список не исчерпывающий и в каждом из вариантов можно найти бесконеное число + и -. При выборе любого из них, очень важно еще раз соизмерить свои реальные потребности и цели, а также постараться не завышать свои ожидания, ведь даже лучшие команды в мире — такие как: команды механиков Формулы-1, команды хирургов, команды морских котиков, команды спорстменов или эксперты и лучшие специалисты в своем деле, отделы крупных международных корпораций с опытом десятилетий допускают ошибки.

Лучшие баскетболисты США теряют мяч каждые 3 минуты, а гольфисты посылают мяч так, как хотят только 3–4 раза из 20, команды механиков Формулы — 1 вынуждены за секунды проделывать те или иные манипуляции, а их задержки в секунды, могут пагубно сказаться на результате гонщика и всей команды, неслаженность в работе хирургов может закончиться летальным исходом для пациента. Все то же самое происходит и в бизнесе, 1 в 1, и Вы очень ошибаетесь если думаете, что это не так.

Это нормально, что на пути к достижению цели возникают трудности, большие или маленькие. Любая идея или действие могут выстрелить или с треском провалиться, поэтому к неудачам команды (тоесть своим) нужно относиться философски и всегда быть готовым. Допускайте возможность влияния “человеческого фактора” и имейте про запас план “А”, “Б” и “В”.

Стратегия VS реализация?

Еще важный момент — стратегия, тактика и реализация — это три равноценных, абсолютно равноценных составляющих.

Да, очень важно знать куда идти. Какие бизнес-цели стоят перед компанией. Как следствие, какие маркетинговые цели стоят перед маркетинг-отделом (маркетинг-цели всегда исходят из бизнес-целей, финансовых и нефинансовых). И поэтому стратегия важна. Не менее важен план, ведь стратегия это то куда мы идем, в то время как план — это то как мы этого достигаем, какие конкретные шаги мы предпринимаем и в какой промежуток времени. 
Да, важно уметь находить и принимать решения оперативно в некоторых форс-мажорных ситуациях — могли упустить интересную возможность или что-то могло пойти не так. Для того, чтобы воспользоваться шансом или предотвратить “катастрофу” — важны тактические решения. 
Но без реализации — все стратегии и планы так и останутся на листе бумаги, не будучи протестироваными и реализоваными; без хорошей реализации Вы не узнаете подтвердились ли бы Ваши гипотезы или нет, достигнуты были бы цели или нет.

Как добиться качественного экзекьюшена:
*предполагается наличие стратегии и плана

1. Соберите команду, в которой Вы будете уверены:
 — рабочая группа
 — партнеры
 — подрядчики
2. Разбейте план на основные периоды и блоки работ:
 — 3 основных этапа плана
 — дедлайны
 — разные проекты = одинаковый инструментарий 
3. Определите зоны ответственности.
4. Перепроверьте.
 — как одно маленькое событие может изменить весь план (изменение данных = изменение дат)
5. Стартуйте имплементацию. Соизмерьте свой темп. Будьте осторожны с ощущением эйфории.
6. Доверяйте, но контролируйте.
7. Дисциплина прежде всего.
 — определите “как”
 — выберите удобные сервисы
 — коммуницируйте с командой и клиентом регулярно
8. Не забывайте мотивировать команду.
 — мотивация по умолчанию или они знают “зачем”
 — помните, что Ваш самый ценный ресурс
9. Контрольные точки и регулярные рабочие встречи.
 — сделайте это пока не поздно
10. Умейте выходить из стрессовых и конфликтных ситуаций.
11. Измените Ваше отношение к ошибкам. Принимайте их с юмором. Но всегда разбирайте
12. Принимайте только конструктивную критику
13. Попросите отчет
14. Список рекомендуемой литературы и сервисов

Поехали!

1. Соберите команду, в которой вы будете уверены. Команда — это всегда: участники рабочей группы, партнеры и подрядчики.

Рабочая группа -Ваш самый ценный ресурс. Будь-то ин-хаус команда или команда проекта, не жалейте времени на подбор персонала и затем его обучение. Ваши люди должны быть Вашими.
“Вашими” — это в первую очередь жить с Вами в одном ритме, быстро находить общий язык и понимать друг друга с полуслова.

Не понижайте Ваши требования, всегда говорите правду на собеседованиях и детально описывайте, что ждет Вашего кандидата. Я имею ввиду не только должностные обязанности, но и культуру Вашей компании и реалии, в которых живете Вы и Ваша компания. Позвольте задавать много вопросов кандидату — столько, сколько ему нужно. Даже если Вы потратите больше времени на разговор, чем планировалось, Вы выйдете с четким понимаем — это Ваш или не Ваш человек. Поверьте, это помогает сразу понять, что человека волнует, что ему интересно и сможете ли Вы найти общий язык.

Мы недавно искали себе людей на несколько вакансий и потратили на собеседования более 3 рабочих дней. Около 30 часов. Из 3 вакансий мы не закрыли ни одной. И это не страшно, мы продолжаем искать. Но знаете ли Вы, что больше всего смущало кандидатов, даже если они в этом не признавались на встрече? Ненормированный рабочий график. Ребята, камон. 
Рабочий день с 9 до 6 есть только на заводах, фабриках и иногда в крупных корпорациях. 
Для компании, которая очень быстро растет — это не просто норма, это и есть вся жизнь. Наши клиенты могут подтвердиться и в 9 часов вечера, а скайп с США мы можем провести и в 23, потому что клиент для нас — важнее всего прочего. И да, это очень часто важнее ужина или своего личного времени. В книге “Включайся” Шерил Сендберг приводила хороший пример своего собеседования в Google. Она сомневалась соглашаться ли на должность и быть руководителем некого нового отдела, которого по сути не существовало и нужно было формировать с ноля. Она приняла предложение после одной фразы:
“If you’re offered a seat on a rocket ship, you don’t ask what seat. You just get on”

И эта фраза так нам подходит. Если кандидат активный, коммуникабельный, ответственный и в какой-то мере бесстрашный — это наш человек. Часто некоторые профессиональные знания должны быть подтянуты. Мы на старте закрываем на это глаза, тратим время и обучаем человека.

Определите, что важно для Вас и что важно для Вашего бизнеса/проекта, попробуйте выписать и искать кандидатов, которые разделяют Ваше видение. Определите роли — кто Вам нужен в команде, а какие функции могут закрывать партнеры и подрядчики.

Личные качества + профессиональные навыки и знания + видение + роли = соберите или выберите свою команду!

Партнеры
Партнеры — это Ваши помощники. Это компании, с которыми Вы пересекаетесь по целевой аудитории/категориям продуктов или услуг; и сотрудничество с которыми, вероятно, принесет взаимную выгоду для Ваших бизнесов. Будь-то информационное сотрудничество или ко-брендинговые проекты.

Определите список потенциальных партнеров. Определите формат взаимодействия и зафиксируйте его с четкими параметрами: договоренности = взаимные обязательства, возможные контактные лица с обоих сторон, срок длительности Вашей договоренности, включая тестовый период. Некоторые предпочитают договор, но как правило, фиксации в электронной почте более чем достаточно. Поддерживайте связь со своими партнерами хотя бы на ежемесячной основе. Звоните. Пишите. Приглашайте на кофе. При этом старайтесь держать границы между официальным и неофициальным общением. 
Партнеры, как правило — это Ваша долгосрочная инвестиция. Поэтому старайтесь не злоуоптреблять договоренностями.

Подрядчики
Первое и самое важное правило — относитесь к подрядчикам как к партнерам. Несмотря на то, что Вы для них — клиент, не выкручивайте руки, не требуйте невозможного, не общайтесь надменно. Просите. Объясняйте. Поверьте, “человеческий язык” гораздо более эффективен, чем “договорной” и “клиент-заказчик”. Даже, с самыми казалось бы трудными подрядчиками.

Мы исполняли технический райдер для одного из концертных туров. Мы все делали вовремя, но самая большая проблема проекта заключалась в логистике и доставке. Часто посылки опаздывали и нам предлагали компенсацию взамен выдачи продукции вовремя, перед концертом. Конечно, смысла в этом не было никакого. Поэтому у нас не оставалось никаких вариантов, кроме переговоров/жалоб/угроз. Но знаете, что сработало лучше всего?
Простая человеческая просьба — просьба помочь найти нужного человека в фейсбуке, позвонить, объяснить и очень искренне попросить. Это работает!

2. Разбейте план на основные периоды и блоки работ. Это важно делать всегда для себя и для клиента (и не важно, клиент внутренний или внешний). Как минимум, Ваш план будет включать 3 основных этапа:
 — подготовительный 
 — реализация
 — анализ

Каждый из этих этапов имеет блоки работ. Очень важно обозначить ответственных, дату старта, дата окончания, и иметь дополнительные блоки для комментариев, которые ответственный менеджер будет заполнять в процессе реализации проекта. 
Конечно, лучше всего подойдет excel, но есть и масса других вариантов и программ, которые помогают в создании удобного плана, например: omni, merlin, microsoft project и др.

Установите дедлайны. Берите с запасом (если время не позволяет). Поставьте/согласуйте четкие метрики, по которым Вы будете знать, что команда и Вы добились результата.

Запомните, чаще всего для операционной маркетинговой деятельности (год/полгода/квартал/месяц) и для краткосрочного проекта (от 2 недель до 2 месяцев) путь одинаковый.

3. Четко определите зоны ответственности. 
Маша отвечает за работу с партнерами, Вика за все, что касается мероприятий, Галя за контент, Жужа за медиа и.т.д. Так не пойдет. У Вас есть четкий план с четкими прописаными шагами.
Каждый шаг = каждое действие = 1 ответственный человек
Иначе Вы не знаете, кого благодарить за финальный результат или с кого спрашивать.

4. Перепроверьте.
После того, как план составлен и заполнен, команда собрана и Вы полностью готовы ко старту. Выдохните. И сядьте перепроверить план снова. 
Возможно в процессе Вашей подготовки к плану, сместились сроки и Вы упустили указать это в плане. Возможно добавились новые инструменты или на горизонте появились новые возможности. Или кто-то из потенциальных клиентов/партнеров уже дал позитивный/негативный ответ. 
Одно событие — например, сдвиг по срокам запуска сайта может изменить весь план.

5. Стартуйте имплементацию.
Первое и самое важное, найдите свой темп и убедитесь, что команда его тянет. 
Второе — будьте осторожны с ощущением эйфории, которое может Вас посетить на самом старте. Когда запуск прошел хорошо или очень хорошо — есть некое свойство к “расслаблению” и уверенность, что и дальше все будет хорошо.

Помните, не обязательно все доводить до совершенства — в большинстве случаев, достаточно просто сделать хорошо!

6. Доверяйте, но контролируйте.

Даже когда Вам кажется, что все идеально — помните всегда есть вероятность человеческого фактора. Поэтому время от времени нужно “мерять температуру”.

Контроль — это не когда “прав” и “виноват” и “сделано/ не сделано”. Контроль — это ЖЕЛАНИЕ члена команды поделиться успехом/посоветоваться/спросить/предупредить или исправить неудачу, и в то же время желание руководителя понять ситуацию на проекте. 
Не нужно доводить до того, чтобы команда боялась контроля — наоборот, старайтесь сделать Ваши чек-пойнты желанным моментом для каждого. У нас это не всегда получается, но мы над этим работаем.

Научитесь договариваться с собой и быть терпимей. Терпимей к себе и к команде. Вы работаете ради одного дела.

Научитесь слушать. Даже когда хочется кричать/сорваться/”всех порвать”:)

Спрашивайте советов. У своей команды.

7. Дисциплина прежде всего

Определите “как” Вы будете держать связь и понимать, какой “курс” у каждого члена команды. 
Планерки — командные и индивидуальные. Письма и связь 24/7. С выходными или без.
Определите, какие сервисы Вы будете использовать для фиксации и проверки статуса задач — и хотя бумажные ежедневники всегда в моде, вряд ли они пригодятся Вам и Вашей команде, если Вас более 3 человек, а проект включает в себя реализацию более 50 задач.

Коммуницируйте с командой и клиентом регулярно.

8. Не забывайте мотивировать команду. Помните, что команда — Ваш самый ценный ресурс.

9. Контрольные точки и регулярные рабочие встречи.
Сделайте это пока не поздно. Каждую неделю. Всего по 30 минут.

10. Умейте выходить из стрессовых и конфликтных ситуаций.
Лучше конфликтная ситуация сегодня, чем завтра. Старайтесь предотвратить.

А если у кого-то накипело, лучше выслушать, не перебивать, задать уточняющие вопросы — “Правильно ли я понимаю, что тебя возмутило ….и…?.” и постараться снять градус напряжения.

Любой рациональный конфликт (который вызван рациональной ошибкой) можно предотвратить решением ошибки/проблемы. Да-да, понимаю, что звучит, как “спасибо, кеп!”. Но другого волшебного рецепта нету.

11. Измените Ваше отношение к ошибкам. Принимайте их с юмором. Но всегда разбирайте.

Не бывает идеальных проектов. Всегда есть что-то, что можно сделать лучше. Есть что-то, что можно было предугадать и не пропустить. Есть что-то, что не успели. Всегда есть “что-то”. Недочеты, ошибки, опоздания. Маленькие и большие. Вопрос, как всегда не в наличии ошибок, а в том, что ты сделал, чтобы это исправить и как оперативно ты среагировал. Зачастую решение всех проблем лежит в плоскости коммуникации.
Пытайтесь принимать все с юмором — так правда, легче. От всего не перестрахуешься.

12. Принимайте только конструктивную критику.

13. Попросите отчет.

14. Список рекомендуемой литературы и сервисов.
Merlin
Omni
Microsoft Project
Basecamp
Trello
Slack

в скором времени будет обновление…:)