5 dicas AVANÇADAS para melhorar sua comunicação profissional

Melhore ainda mais a qualidade de seus textos de trabalho

Seus textos de trabalho são uma boa oportunidade de de demonstrar que você é uma pessoa inteligente e comunicativa, capaz de expressar suas ideias de forma concisa e elegante.

Semana passada, publicamos um texto com cinco dicas para melhorar seus textos de trabalho. Se você ainda não leu, pode fazê-lo clicando aqui. Ainda que as orientações do artigo anterior sejam suficientes para que você produza excelentes textos de trabalho, sempre é possível melhorar. Longe de substituir as dicas do texto anterior, as dicas avançadas abaixo são, na verdade, desdobramentos delas.

Para melhorar ainda mais seus textos profissionais, considere essas 5 dicas avançadas:

1. Recupere o fôlego e mantenha o ritmo

Não deixe seu texto perder o gás! No começo de cada tópico ou parágrafo, mostre rapidamente ao leitor por que ele deve ler essa parte do seu texto.

No artigo anterior, recomendamos que você comece sua mensagem com o que seria a conclusão lógica dos seus argumentos. Abrir seu texto com sua ideia mais importante, sem rodeios, é uma forma eficaz de fisgar a atenção de seus leitores. Por isso, chamamos essa dica de “a dica de ouro”.

Apenas para relembrar, o exemplo que usamos foi o seguinte:

Em textos mais longos, contudo, fisgar a atenção do leitor apenas no primeiro parágrafo pode não ser suficiente, caso seu texto vá “perdendo o fôlego” à medida que você desenvolve seus argumentos. Se você tem argumentos relevantes, você não quer que seu leitor leia esses argumentos pela metade, não é?

Assim, quando dividir seus argumentos em parágrafos ou tópicos, tente aplicar a dica de ouro também dentro deles: assim como a ideia mais importante do texto deve estar no começo do texto, a ideia essencial de cada argumento deve estar, sempre que possível, no início de seu parágrafo.

A atenção do leitor é curta e está sempre tentando fugir! Você deve ser um caçador implacável, prendendo-a de novo quantas vezes for necessário!

2. Tenha um único leitor em mente

Escrever um texto é muito mais fácil quando temos um leitor específico em mente.

Eis o problema: ao contrário de suas mensagens pessoais, seus textos profissionais serão muitas vezes lidos por pessoas que você não conhece. No caso de anúncios, circulares e outros textos com leitores múltiplos, esse problema é ainda mais grave. Escrever um texto para um público sem rosto, com opiniões e gostos que voce não conhece, é extremamente difícil. Escrever para uma pessoa que você conhece e entende, por sua vez, é algo bem mais tranquilo.

Vou usar meu próprio exemplo.

Quando escrevo um artigo aqui para o Antígona, não tenho uma ideia muito clara sobre quem vai lê-lo. Por isso, sempre que escrevo aqui, imagino que o leitor é meu irmão, o Caio (o cavalheiro de tapa-olho na foto ao lado).

O Caio é uma pessoa que conheço bem. Sei que ele é um adulto inteligente, o que me deixa à vontade para escrever textos para pessoas com maturidade e boa capacidade de leitura.

Nem todas as opiniões do meu irmão são iguais às minhas e os conhecimentos dele são bastante diferentes dos meus (ele é formado em odontologia; eu, em latim). Essas diferenças não são intransponíveis, contudo, e o diálogo entre nós é muito bom. Além disso, essas diferenças me ajudam muito ao escrever artigos, pois me lembram constantemente de que meus leitores têm necessariamente as mesmas opiniões que eu. Além disso, ter meu irmão em mente é um lembrete para eu não exagerar em conceitos e jargão da minha área (se não fosse por isso, é bem provável que todos os meus argumentos fossem apoiados por exemplos super-específicos tirados da filologia ou da literatura).

Mas, enfim, quem deve ser seu leitor ideal?

Escolha alguém que você conhece bem. De preferência, essa pessoa deve também ser alguém com quem você dialoga bem. Escolher uma pessoa muito difícil de agradar pode ser ruim, se isso criar um bloqueio criativo e impedir você de escrever com naturalidade. Experimente escrever com pessoas diferentes em mente e veja que leitor ideal funciona melhor para você.

3. Seja gentil… na medida certa

Em uma conversa cara-a-cara, podemos ser amáveis de várias formas, sorrindo ou conversando de maneira descontraída. Por escrito, não é possível sorrir (bem… você pode usar ‘emoticons’, mas isso não é algo que eu recomendo para seus textos profissionais). Como, então, podemos demonstrar cortesia por escrito?

Para escrever um e-mail cortês, basta começar com um “bom dia” ou “boa tarde”. Ao final, basta um “atenciosamente” na maioria dos casos. Pode parecer pouco, mas, na maioria das vezes, é tudo o que você precisa.

Se você quiser aumentar um pouco o nível de doçura, basta acrescentar um “tudo bem?” ou similar no início da mensagem. Ao final, caso você conheça a pessoa para quem está escrevendo, é válido acrescentar um linha do tipo “e o novo trabalho, como está indo?” Lembre-se, contudo, de que suas demonstrações de afeto e de cordialidade devem se restringir ao início e ao fim da mensagem, deixando o desenvolvimento de sua argumentação limpo e sem interrupções.

Cuidado com o exagero! Há alguns anos, tive uma colega de trabalho muito simpática, sorridente e gentil. O problema é que, tentando ser simpática também por e-mail, essa pessoa usava um excesso inexplicável de pontos de exclamação e de interrogação. Além disso, enchia suas mensagens de “kkkkkk” (que serviam, segundo ela mesma, para “atenuar” o texto). Mas o resultado nunca era um e-mail simpático; era um e-mail poluído, que parecia ter sido escrito por uma pessoa maluca. O exemplo abaixo foi adaptado de um e-mail real que recebi (os nomes são fictícios):

Observação: atualmente, a “Maria” do e-mail acima escreve e-mails excelentes! E sem um ‘k’ sequer!

4. Comprove seus argumentos com evidências válidas

Mostre que você sabe do que está falando.

Para ser convincente, é bom mostrar que a sua opinião não é apenas uma “viagem na maionese”, mas uma posição coerente, baseada em evidências válidas. Na maioria dos textos profissionais, suas fontes não precisam ser artigos científicos: podem ser matérias jornalísticas, relatórios internos, legislação… você decide! Lembre-se, contudo, que quanto mais relevantes forem suas fontes, melhor!

Na imagem acima, o primeiro exemplo pode até ser mais conciso (o que é bom), mas tem muito menos credibilidade.

Em alguns casos, ao buscar evidências que comprovem seus argumentos, você pode se dar conta de que não estava tão bem informado sobre o assunto em questão, ou então chegar a conclusões diferentes das que você tinha inicialmente; isso é muito bom (e é algo que acontece comigo frequentemente), pois dá a você a oportunidade de aprimorar suas opiniões e argumentos, evitando teses simplistas e construindo uma argumentação mais sólida e bem informada.

5. Encontre a forma ideal

Uma mensagem pode ser dita de muitos jeitos diferentes, e dependendo de como é dita, a mesma mensagem pode causar impressões muito diferentes.

Não acredita? Permita-me demonstrar. O impecável romance Ana Karênina, de Liev Tolstói, começa com as seguintes palavras:

“Famílias felizes são todas iguais; cada família infeliz é infeliz à sua maneira.”

— Liev Tolstói, Ana Karênina

Essa escolha de palavras perfeita, que transmite sua mensagem de uma forma que é, ao mesmo tempo, clara e inquietante. Compare com as palavras abaixo:

“Ao contrário das causas da felicidade, as causas da infelicidade doméstica variam.”

— Tolstói falsificado, Um Blog Chamado Antígona

As duas construções (a original e a falsificada) transmitem, essencialmente, a mesma mensagem. Perceba, entretanto, que as palavras de Tostói soam impactantes e profundas, enquanto a mesma ideia, em palavras diferentes, soa enfadonha e banal.

Tolstói era um gênio e seria em vão tentarmos escrever tão bem quanto ele. Ainda assim, considere a escolha de palavras especialmente quando seu texto tiver um título (que, no caso de cartas e e-mails, é o seu “assunto”), pois um título chamativo e condizente com o conteúdo da sua mensagem é algo valioso.

Especificamente, uando escrever o assunto, evite construções muito genéricas ou abstratas. O importante, no assunto, mas a sua intenção ao abordar escrever a carta ou e-mail. Por exemplo: se você leu este artigo, achou super legal e decidiu recomendá-lo a um colega de trabalho, ao invés de escrever algo como “Assunto: artigo legal”, prefira algo mais como “Assunto: Dicas para escrever melhor no trabalho”.

Lembre-se sempre, contudo que a fórmula para um bom texto é:

SUBSTÂNCIA + CLAREZA = UM BOM TEXTO!

Encontrar as frases mais bonitas e bem acabadas é ótimo, mas não exatamente necessário. Se você estiver sem tempo para refinar seu texto, concentre-se apenas na substância (conteúdo relevante e bem definido) e na clareza (texto direto, transparente e fácil de ler) , que você não vai ter problema nenhum.

Dica EXTRA:

“As incríveis formalidades do serviço público”

As dicas acima, bem como as do artigo anterior, foram pensadas para textos profissionais em abstrato.

No serviço público, há bastante formalidade quanto a diferentes formas de comunicação escrita. Há ofícios, memorandos, despachos e outros documentos, cada um com regras próprias de estruturação e apresentação. Ainda assim, as dicas dos dois artigos podem ajudar na confecção desses documentos, mesmo que isso exija um pouco de jogo de cintura (por exemplo: há órgãos que exigem que as cartas apresentem todos os seus “considerandos” antes de mencionar seu assunto principal; isso contraria nossa querida dica de ouro, mas o jeito é ter paciência).

De uma forma ou de outra, caso você seja um servidor ou servidora pública, produzir textos profissionais com o máximo de substância e clareza é um bom serviço que você pode prestar à sociedade, especialmente se seus leitores forem os usuários do serviço público. Não se deixe abater por algumas formalidades. Você sabe fazer textos claros e bons!

Mais orientações sobre ofícios, memorandos e outros documentos típicos do serviço público podem ser encontradas aqui: Manual de Redação da Presidência da República.

É isso! Bons textos e até a próxima!

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