5 dicas práticas para melhorar sua comunicação profissional

Siga as dicas abaixo para melhorar a qualidade de seus textos de trabalho

Não importa em que área você trabalha; muito provavelmente, sua rotina profissional envolve escrever e-mails, relatórios, apresentações, anúncios e outros textos.

Escrever bem esses textos é uma ótima forma de se destacar profissionalmente, transmitindo aos leitores uma impressão positiva sobre você e sobre seu trabalho.

Infelizmente, muitos profissionais produzem textos tão mal estruturados que é quase impossível compreender o que querem dizer (se você recebe cartas ou e-mails de trabalho com frequência, certamente sabe do que estou falando).

A boa notícia é que a fórmula para um bom texto de trabalho é bem simples:

SUBSTÂNCIA + CLAREZA = UM BOM TEXTO!

• SUBSTÂNCIA é o conteúdo de seu texto, que deve ser relevante e bem definido; CLAREZA é a qualidade que torna o seu texto direto, transparente e fácil de ler.

Para transformar a fórmula acima em excelentes textos profissionais, considere as 5 dicas a seguir:

1. Um texto muito difícil é um texto muito ruim.

Seu texto deve ser fácil de ler e de compreender.

Não tente impressionar seus leitores ‘escrevendo difícil’. Um texto em linguagem difícil é o oposto de um texto claro (isso é óbvio, não é?). Além disso, vocabulário muito rebuscado e construções sintáticas incomuns podem ser artifícios para disfarçar o fato de que um texto tem pouca substância.

O que fazer, então?

É fácil! Para ter SUBSTÂNCIA, seu texto deve ter um objetivo relevante e bem definido. Esse objetivo é a razão de seu texto existir. Antes de começar, pense um pouco sobre qual é seu objetivo principal ao escrever. Pergunte a si mesmo se sua ideia central é realmente relevante. Em seguida, concerte-se apenas no que é essencial para expressar essa ideia, deixando de lado qualquer divagação que não seja absolutamente necessária.

Assim, nada de escrever um daqueles textos longos e sem rumo. Alguns textos vão tão longe em suas argumentações que mais parecem um samba enredo: “Desde os tempos mais remotos…”). Bobeira pura! Um texto conciso e direto transmitirá sua mensagem muito melhor.

Se você não sabe bem qual é o objetivo de seu texto, é melhor não escrevê-lo. Todo texto de trabalho deve ter um objetivo. Isso pode soar um pouco duro, mas escrever um e-mail ou outra mensagem profissional sem um motivo claro é uma perda de tempo — não apenas do seu, mas também do tempo do seu leitor. Atualmente, o tempo das pessoas é um recurso bastante escasso e desperdiçá-lo sem um motivo válido não é uma atitude muito legal.

“OK! Tenho uma ideia relevante e bem definida. O que faço agora?”

Muito bem, seu texto já tem SUBSTÂNCIA. Falta apenas a CLAREZA. Para que seus textos profissionais sejam claros, o principal é usar uma linguagem de fácil compreensão, com frases organizadas na ordem direta (sujeito — verbo — objeto) sempre que possível.

Não use palavras demais para inflar ideias que poderiam ser ditas em poucas linhas de texto. Quanto ao jargão, use-o apenas se você tiver certeza que todos os seus leitores o compreenderão da mesma forma que você (isso vale para todo tipo de linguagem técnica, inclusive para o “juridiquês”). Normalmente, é aceitável usar o jargão de sua área com seus colegas de trabalho, mas não em textos que serão lidos fora desse círculo. É cafona e atrapalha muito a efetividade da comunicação.

Escrever em uma linguagem acessível nem sempre é fácil e, aqui, o ego é seu maior inimigo. Não escreva para tentar impressionar o leitor. Escreva para transmitir sua mensagem e para produzir bons resultados.

2. Diga logo o que você quer (a dica de ouro)!

Diga o que você quer logo na primeira frase.

Alguns podem achar a dica acima estranha. Na verdade, ela é a dica de ouro. Se você for seguir apenas uma das dicas neste artigo, siga essa.

Quando estávamos na escola, todos nós aprendemos que um texto começa com a introdução e a termina com a conclusão.Sem perceber, nós acabamos reproduzindo a estrutura das redações escolares em muitos de nossos textos profissionais. Mas, para um texto de trabalho, essa não é a melhor estratégia.

Vamos ser honestos: textos de trabalho são, quase sempre, coisas muito chatas de se ler. Mostre ao leitor, logo no início, qual é a razão de ser do tal e-mail (ou carta, ou recadinho…). Isso orienta sua leitura e a deixa menos cansativa. Essa preocupação é ainda mais importante hoje em dia, quando praticamente nenhum profissional tem tempo de sobra para percorrer linhas e mais linhas de texto antes que uma ideia seja completamente desenvolvida.

Por isso, coloque a ideia principal de seu texto em evidência desde o início. Esqueça tudo o que sua professora de português ensinou e inicie seu texto com o que seria a conclusão lógica dos argumentos que você vai apresentar.

3. Uma coisa de cada vez.

Uma estrutura amigável é essencial para um texto bom.

Depois de dizer claramente qual é o objetivo de seu e-mail, é interessante desenvolver argumentos que apoiam sua ideia principal. Tente dividir seus argumentos em blocos não muito grandes de texto para facilitar a leitura.

Frases organizadas mais ou menos da mesma forma possibilitam uma leitura mais rápida e confortável dos seus argumentos. Por isso, tente apresentar cada bloco de texto usando o mesmo formato e a mesma sintaxe sempre que possível.

4. De novo não!

Evite argumentos repetitivos.

Em outras palavras, evite ficar dizendo “em outras palavras”. Sentiu a maldade?

A presença de construções como “ou seja”, “em outras palavras”, “recapitulando” e outras do tipo é um forte indício de que seu texto está desnecessariamente longo (e chato!).

Muitas vezes recebo e-mails com um longo argumento seguido da expressão “ou melhor”, que introduz exatamente o mesmo argumento, escrito de forma mais clara. Sempre que isso acontece, sou obrigado a controlar minha fúria contando até dez.

Afinal, não seria melhor ter usado as palavras certas logo no começo?

5. Tudo tem um fim

Na maioria das vezes, o final de seu texto deve ser sucinto. Se você já disse o que queria dizer, não é necessário ficar “enchendo a página”. Além de ser desnecessário, um final truncado dilui sua mensagem.

Se você quer que seu texto gere ações concretas (“estou escrevendo para te convencer a aumentar meu salário!”), evite, em suas palavras finais, deixar as coisas em aberto. Indique claramente uma linha de ação a ser seguida, e as chances de sua mensagem produzir efeitos concretos aumentarão.

Isso é tudo! Para ilustrar as dicas deste artigo, compare as duas mensagens a seguir:

Qual das duas cartas parece mais eficaz?

É com você.

Espero que as dicas deste artigo tenham sido úteis!

Escrever seus textos de trabalho com substância e clareza é bom para todos:

• para você, que demonstra ser um bom comunicador e um bom profissional;
• para as pessoas que trabalham com você, que terão muito mais facilidade para compreender seus textos e ganharão tempo;
• para a sociedade, que se beneficiará (acredite ou não) da existência de um ambiente de trabalho mais produtivo e onde circulam textos ligeiramente menos chatos.

Continua nos próximos episódios…

Para aqueles que querem mais, existe uma continuação deste artigo (basta clicar), com dicas AVANÇADAS para melhorar ainda mais sua comunicação por escrito.

Bons textos e até lá!

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