Facilitação de Workshops no Contexto Corporativo: Um Guia Prático

Organização de ideias por afinidade, durante um workshop.

TL;DR: Facilitar workshops corporativos eficazes envolve preparação meticulosa, definição clara de objetivos e utilização de técnicas interativas. Este guia prático oferece estratégias para planeamento, execução e acompanhamento de workshops, garantindo envolvimento e resultados positivos.

A facilitação de workshops é uma habilidade essencial nos ambientes corporativos de hoje, especialmente quando aplicada a processos de design. Um workshop bem facilitado pode transformar a dinâmica de uma ou mais equipaa, promover a inovação e assegurar que os objetivos sejam alcançados de forma eficiente e colaborativa. Neste texto, exploro os elementos essenciais para a preparação e facilitação de workshops , utilizando o framework dos 7 Ps, além de abordar dinâmicas de grupo, co-facilitação, o uso de playlists e a gestão de participantes.

Mais do que “workshops” eu prefiro chamar-lhes “sessões de trabalho”, pois pelo menos em Portugal, a palavra workshop tem sido muito conotada a entretenimento — e já houve até quem lhes chamasse “a palhaçada da co-criação” (é verdade!), o que provoca alguma dor a quem prepara as sessões com seriedade e com objetivos muito específicos e (até) obtém resultados!

Preparação da Sessão: Os 7 Ps

1. Propósito

Definir claramente o propósito do workshop é o primeiro passo para uma facilitação eficaz. O que desejas alcançar com a sessão? Seja para resolver um problema específico, gerar novas ideias ou alinhar a equipa no sentido de chegar a uma visão comum, ter objetivos claros guia todo o processo e mantém o foco.

2. Participantes

Conhece o teu público. Identifica quem estará presente e quais são os seu papéis no projeto e dentro da organização, as suas expectativas, os seus backgrounds e faz o trabalho de casa: investiga. Procura também saber se existem diferentes níveis hierárquicos ou dependências hierárquicas na sessão, e/ou algum tipo de divergência entre os participantes. Não é “cuscuvilhice”, é para te preparares no sentido de organizar e gerir o grupo.

3. Produto/Resultado

Determina quais serão os resultados tangíveis da sessão. Pode ser um levantamento de processos, um conjunto de ideias, uma priorização, um protótipo, ou um plano de ação. Comunicar esses resultados esperados aos participantes desde o início ajuda a alinhar expectativas.

4. Processo

Define a agenda da sessão, e o alinhamento de todos os momentos passo a passo, minuto a minuto. Desde o acolhimento ao fecho, o tempo é precioso, e a experiência de cada participante é valiosa. Tipicamente são pessoas de agenda preenchida, e conseguir que estejam todos presentes no mesmo dia à mesma hora, é já por si um feito. Planeia cada momento e atividade com propósito. Faz um teste com colegas, para garantir que se percebe bem o que cada um terá de fazer na sessão. Inclua pausas sempre.

5. Potenciais problemas

Identifica os potenciais problemas que poderão ocorrer: faltarem pessoas, faltar material, a tecnologia falhar, o espaço não estar disponível ou ser o mais adequado, as pessoas estarem contrariadas. Prepara uma solução para cada um dos potenciais problemas, para conseguires precaver-te ou resolver mais rapidamente a situação, caso aconteça.

6. Preparação

O que vai ser preciso para que o workshop aconteça? Desde um guião de comunicações (teaser, convites, imagens), agendamento da sessão, agendamento do espaço, reuniões prévias, materiais de preparação para os participantes, e — claro — um guião de facilitação para todos os co-facilitadores estarem alinhados.

7. Praticalidade

A logística, questões práticas. Por exemplo uma playlist, materiais impressos, materiais digitais, adereços, meios riscadores, agendamento do espaço, condições do espaço (luz, espaço para as pessoas se mexerem, mesas, cadeiras, tomadas, luz, ar condicionado, …), e coffee break! Ter algo para comer e beber é essencial para dar energia. O modus operandi dos participantes não é habitualmente o ambiente de workshops, e precisam de hidratação e nutrientes.

(8.) Paciência (um extra!)

Prepara-te para ajustar o ritmo conforme necessário. Alguns exercícios podem levar mais tempo do que o previsto, e é importante ser flexível e paciente para acomodar essas variações sem comprometer os objetivos do workshop. Quando planeares o alinhamento da sessão, acrescenta sempre folga a todas as atividades.

Dinâmicas de Grupo

As dinâmicas de grupo são ferramentas essenciais para preparar o cérebro dos participantes para os exercícios do workshop. No entanto, é fundamental escolher atividades que estejam alinhadas com os objetivos do workshop e que respeitem os participantes. Atividades irrelevantes ou que possam ridicularizar os participantes devem ser evitadas. As dinâmicas devem ser vistas como uma preparação para o trabalho sério que virá a seguir, ajudando a construir um ambiente de confiança e a fazer o shift do pensamento para o tipo de exercício — por exemplo, o famoso “Sim, e…?” é adequado a preparar para a ideação.

Joana Baptista — uma das minhas “partners in crime” na facilitação de workshops e projetos de research e service design.

Co-Facilitação

Num workshop , idealmente deve haver um facilitador para cada 5 ou 6 participantes. A co-facilitação bem-sucedida requer planeamento e alinhamento entre os facilitadores. Estes devem estar capacitados para se substituírem a qualquer momento, garantindo que a sessão continue de maneira fluida, independentemente de imprevistos.

Playlist

A música pode ser uma aliada poderosa na facilitação de workshops. Uma playlist bem escolhida pode ajudar a manter a energia alta, promover concentração durante atividades silenciosas e sinalizar mudanças na dinâmica do workshop. Prepara uma playlist que se alinhe com o clima e os objetivos da sessão.

Gestão de Participantes

A gestão eficaz dos participantes envolve a adaptação do discurso e, às vezes, da agenda, ao perfil de cada um. É essencial criar um ambiente onde todos se sintam ouvidos e valorizados. Isso pode envolver a utilização de técnicas para assegurar que participantes mais introvertidos tenham a oportunidade de contribuir sem se sentirem incomodados, enquanto se gere aqueles que tendem a dominar as discussões. Há livros que dão dicas de como gerir grupos e indivíduos com comportamentos específicos.

Rute Marques — uma das minhas “partners in crime” na facilitação de workshops e projetos de research e service design.

Facilitar: A Jornada de Conduzir ao Resultado

Facilitar é a ação de conduzir os participantes a um resultado, como um piloto que leva as pessoas do ponto A ao ponto B. O facilitador deve guiar os participantes pela experiência de assimilar novas informações, processar essas informações, contribuir com suas próprias ideias e, acima de tudo, colaborar. É uma jornada que envolve exposição, troca de ideias e a construção conjunta de soluções ou tomada de decisões.

A facilitação de sessões de trabalho no contexto corporativo requer uma abordagem estruturada e sensível às necessidades dos participantes. Utilizando o framework dos 7 Ps e integrando práticas eficazes de dinâmicas de grupo, co-facilitação, uso de playlists e gestão de participantes, podemos garantir workshops produtivos e com impacto.

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Recursos

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🔗 A framework dos 7 Ps está disponível neste artigo.

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