Outsourcing Tugas IT

Ada salah satu topik pembahasan yang menarik di milis Excellent-milis ini sifatnya invite only untuk para klien, alumni training dan pembeli buku Excellent-yaitu “Apa jadinya jika semua tugas IT dioutsourcing atau di delegasikan pada pihak Vendor?”

Ini diskusi menarik buat saya, karena awalnya saya memiliki latar belakang pekerjaan sebagai staff IT kemudian migrasi jadi konsultan dan menjadi vendor untuk layanan IT sehingga cara pandang saya mungkin saja mislead dan conflict of interest.

Bagi saya pribadi, saya termasuk menyayangkan pola pikir seperti berikut ini :

  1. Kalau apa-apa diserahkan pihak eksternal, nanti kita nggak dianggap sebagai staff IT?
  2. Kalau semua tugas IT diserahkan pada pihak eksternal, lantas apa tugas kita? Bisa saja kan, kita dianggap nggak tahu apa-apa?
  3. Dalam hal pengadaan atau pembelian suatu jasa, pengajuan anggaran kelihatannya sulit, soalnya perusahaan nggak mau invest. Perusahaan ingin semua serba bagus namun giliran melihat biayanya akan mundur teratur

Hasil akhir dari pola pikir diatas adalah :

  1. Staff IT mesti jadi superman, mengerjakan segala jenis pekerjaan bahkan meski secara default bukan tugasnya. Bukan rahasia jika di Indonesia ini kadang staff IT dianggap serba bisa. Saat saya menjadi staff IT tahun 2000–2006, selain menangani komputer, jaringan, programming, aplikasi dan segala hal terkait komputer, saya juga menangani mesin fax, pasang pita printer dan memanjat atap untuk memasang antena :-)
  2. Waktu untuk belajar tidak ada. Kita terlalu sibuk dengan urusan helpdesk dan technical support sehari-hari sehingga hampir tidak ada waktu untuk meningkatkan kompetensi pribadi kecuali memaksakan diri untuk melakukannya disela-sela waktu yang ada
  3. Waktu untuk improvement tidak ada, kita sudah cukup puas dengan apa yang saat ini sudah berjalan, tanpa menyadari bahwa sebenarnya kita masih memiliki ruang untuk melakukan peningkatan kualitas pada layanan yang disediakan
  4. Pekerjaan sehari-hari adalah menyelesaikan persoalan harian, tidak sempat planning kedepan. Kita hanya terpaku pada aspek “pemadam kebakaran”, hanya mengatasi masalah yang ada dan bukannya berkonsentrasi pada tindakan preventif mencegah hal yang sama terulang kembali atau memperkirakan suatu masalah dan mengatasinya sebelum terjadi
  5. Cepat atau lambat overload pekerjaan. Jika sebagian besar atau semua pekerjaan IT dilakukan sendiri padahal semua termasuk kategori penting dan secara kalkulasi waktu memang tidak akan memungkinkan dilaksanakan bersamaan, cepat atau lambat pekerjaan itu akan menumpuk menjadi tanggung jawab kita
  6. Jika kondisi baik-baik saja, pekerjaan yang kita lakukan terasa kurang diapresiasi dalam bentuk penghargaan atau sejenisnya, namun jika sistem bermasalah, staff IT jadi keranjang sampah seolah-olah kemarau setahun terhapus hujan sehari
  7. IT dianggap sebagai cost center, pos pengeluaran biaya. Gaji staff IT juga bukan dilihat dari keahlian melainkan sama halnya sebagaimana staff lain yang sifatnya administrasi semata tanpa nilai tambah apa-apa

Bagaimana trick menyiasatinya? Ini beberapa saran saya disarikan dari pengalaman pribadi:

  1. Perkuat pengetahuan, supaya staff IT nggak disepelekan. Sempatkan diri untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi pribadi. Jangan sampai jadi staff IT namun pengetahuan kalah dibandingkan dengan orang lain yang tidak berlatar belakang IT
  2. Berpakaian rapi, supaya parlente dan reputasi tetap terjaga. Ini mungkin nggak ada hubungannya secara langsung, namun pakaian yang rapi dan good looking akan memberikan apresiasi positif dari pihak lain
  3. Serahkan pekerjaan tertentu yang diluar coverage dan kapabilitas kita pada pihak eksternal sesuai expertise, namun kita tetap pegang authoritative admin-nya. Jangan semua kita kerjakan dan jangan pula semua dioutsource.
  4. Kembangkan networking, jangan jadi katak dalam tempurung. Kalau IT nggak bisa diajak ngobrol soal update info dan trend terkait teknologi, kemungkinan besar staff IT nggak layak untuk dipromosikan
  5. Belajar membuat perencanaan. Belajar manajemen. Orang IT jago manajemen biasanya lebih dihargai. Jangan selalu merasa menjadi korban alias jangan playing victim. Pahami juga pola pikir manajemen agar kita bisa menyesuaikan diri, bukan berkeras mementingkan diri dan bagian sendiri
  6. Tidak usah takut membuat pengajuan/pembelian/invest. Pertama, itu bukan uang pribadi kita. Apa yang membuat kita takur? Kedua, kalaupun gagal, boss akan berpikir soal biaya yang sepadan untuk itu. Sebagai contoh, misalnya ada pengajuan implementasi mail server menggunakan jasa pihak eksternal biayanya Rp. 50 juta. Kalaupun gagal disetujui oleh atasan, kita sudah memberi pemahaman ke pihak manajemen bahwa biaya setup mail server itu nggak murah dan kalau kita yang disuruh setup sendiri, minimal pihak manajemen akan berpikir apakah gaji kita juga sepadan dengan tingkat kesulitannya atau tidak
  7. Gunakan tangan orang lain/pihak ketiga/konsultan untuk presentasi dan meyakinkan atasan. Ini mungkin terdengar aneh tapi rasanya umum terjadi dan kerapkali saya alami, jika saya yang bicara langsung tepat sama topik dan usulannya, rasanya susah sekali disetujui, namun saat pihak konsultan yang berbicara, pihak manajemen lebih mudah untuk setuju. Ini bukan karena kita tidak kompeten namun karena pihak manajemen butuh masukan dari pihak lain yang dianggap netral atau bisa juga karena pihak konsultan/vendor memang memiliki kapabilitas dalam meyakinkan customernya

Hal terakhir, jangan putus asa jika kita sudah berusaha melakukan hal diatas namun gagal maning-gagal maning. Bisa jadi yang salah bukan kita melainkan perusahaan yang salah merekrut kita. Bisa jadi mestinya kita nggak layak kerja disitu dan lebih layak bekerja di tempat lain yang menghargai kemampuan kita. Jika kita punya kemampuan, jangan takut susah mencari kerja. Kalau perlu kita bisa berwirausaha dan mengembangkan kemampuan kita sendiri.

Sebagai share pengalaman, sewaktu saya jadi Supervisor IT di tempat kerjadi Tanjung Priok, saya pernah diminta menghubungkan jaringan di 10 gudang yang masing-masing jaraknya rata-rata 1 KM. Saya belajar Mikrotik. Saya minta staff saya belajar Mikrotik. Saya dan staff setup sendiri. Pekerjaan lain terlantar, pekerjaan setup jaringan nggak beres-beres. Bisa nyambung tapi kadang putus lagi. Intermitten. Bikin jengkel, bukan cuma saya yang jengkel, klien (bagian operasional) dan boss saya juga ikutan jengkel. IT jadi seperti orang “bego”, tiap kali setup cuma beres sesekali. Belum lagi ditambah virus. Belum lagi ada salah update. Belum lagi internet masalah. Belum lagi spam. Capek sekali.

Jika sekarang saya review, masalah utama ya karena hal diatas, saya ingin kerjakan semuanya, khawatir kalau saya ajukan nanti nggak disetujui boss. Saya nggak berpikir bahwa namanya diajukan kita bisa pakai taktik, kita bisa pakai pihak yang berkompeten. Kita juga nggak kesalahan prosedur karena kita sudah menawarkan penyelesaian/cara yang benar untuk mengatasi masalah.

*****

Catatan : Saat ini saya memiliki proyek “30 Days Excellent Insight & Tips”, yang akan mengirimkan email berisi cerita motivasi, tips dan inspirasi hidup maupun wirausaha. Silakan subscribe jika berkenan. Free. Bebas Biaya. Bebas unsubscribe kapan saja.

Masim “Vavai” Sugianto

Written by

Traveller, Open Source Enthusiast & Book Lover. Works as Independent Worker & Self-Employer. https://www.excellent.co.id #BisnisHavingFun https://www.vavai.com

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade