[Case Study] Bagaimana caranya meminta izin dengan mudah -Bagian 1
brief: Bagaimana mengatasi permasalahan mengenai cara meminta ijin (absen) di lingkungan sekolah agar lebih mudah dan dapat sampai informasinya ke guru dengan cepat dan tepat.
User Journey
- Nama : Fareel Aljazeer
- Umur : 17 Tahun
- Pekerjaan : Siswa SMA
Pagi hari, fareel merasa demam tinggi padahal hari itu dia harus berangkat ke sekolah, dia bingung harus bagaimana karena fareel ini anak perantauan yang jauh dari orang tua dan dia tinggal seorang diri di rumah kontrakanya. Akhirnya dia memutuskan untuk tidak masuk sekolah di hari itu dan menghubungi orang tuanya di rumah untuk memberitahu wali kelas karena dirinya sakit.
Setelah mendapat berita tersebut wali kelas langsung membagi beritanya kepada salsa sekretaris di kelasnya untuk membuatkan surat dispensasi, saat di sekolah salsa lupa tidak membuat surat izin untuk fareel. Saat guru mapel pertama masuk ke kelas dan menanyakan fareel mengapa tidak hadir, salsa menjelaskan mengapa fareel tidak hadir, Karena fareel beralasan sakit namun tidak ada surat keterangan sakit dari dokter, Guru A tidak percaya.
Memilih masalah
Masalah yang saya pilih kali ini adalah tentang cara untuk mempermudah melakukan absen di lingkungan sekolah secara efektif.
Salah satu masalah yang dihadapi oleh semua siswa, adalah kesulitan ketika akan melakukan absen ketika dalam keadaan sakit dan berada di perantauan atau tidak tinggal bersama orang tua, karena di lingkungan saya lumayan ribet.
Berikut alur ketika kita akan meminta izin di lingkup sekolah yang sering dilalukuan
Alur :
Pain point
- Anak perantauan yang jaun dari orang tua
- Sekretaris kelas harus membuatkan surat setiap ada anak yang sakit atau izin
- Setiap guru selalu menanyakan pertanyaan yang diulang kepada siswa dikelas tentang siswa yang tidak hadir
- Guru tidak percaya dengan alasan siswa karena tidak ada buktinya
Kebutuhan user
Menganalisis bagian pain point saya menemukan kebutuhan user, yaitu sebagai berikut
- Informasi sudah bisa menjamin kevalidan, jadi sudah tidak diragukan lagi oleh guru dan mengurangi kemungkinan kecurangan surat izin.
- Cukup menyampaikan sekali saja,dan diharapkan semua guru di hari itu mengetahuinya, ngga harus berulang ulang menyampaikan.
- Tidak harus menggunakan perantara lagi, jadi informasi langsung diterima oleh guru.
Proses pemecahan masalah
Berdasarkan masalah yang dialami oleh user dan juga berdasarkan daftar kebutuhan user, maka saya berpikir untuk membuat sebuah solusi sebagai berikut:
- Menyediakan tiga menu yaitu menu izin, sakit dan leave
- Membuat suatu layanan yang bisa membantu siswa/i yang membutuhkan izin jika berhalangan hadir ataupun sedang sakit.
- Orang tua bisa mengetahui siswa/i yang tidak hadir dikarenakan izin/sakit.
- Orang tua/ wali berperan untuk memberikan approval terhadap pernyataan yang dikirimkan siswa untuk menghindari penyalahgunaan.
Tujuan
Untuk memperjelas solusi yang sudah dituliskan, selanjutnya kita tentukan tujuan dari solusi penyelesaianya. Berikut tujuanya:
- Memudahkan dalam melakukan izin (absen) di lingkup sekolah.
- Memberikan informasi yang sudah tervalidasi
- Mengurangi penyalahgunaan surat izin di lingkup sekolah
Pemilihan Platform
Karena berdasarkan solusi dan juga kebutuhan user yang perlu scan dan juga mengirimkan file dengan waktu yang singkat. Maka saya memilih aplikasi smartphone sebagai platform yang cocok.
User flow
- Alur untuk siswa ketika izin
Kenapa harus melihatkan akun orang tua?
Karena untuk mengurangi penyalahgunaan izin, jadi orang tua hanya perlu mengklik tombol approve di halaman akun orang tua setelah siswa mengirimkan pernyataan sakitnya. Setelah itu izin terkirim ke seluruh akun guru.
- Alur saat sakit
Untuk lebih menguatkan alasan, dalam menu sakit disediakan untuk menscan ataupun upload surat dokter.
- Alur untuk meninggalkan kelas
jika ada keperluan maka menggunakan fitur leave, dan alur nya sebagai berikut:
Uppsss….
Karena pembuatan case study kali ini saya berkolaborasi dengan UI Designer kecyehh Nicholaus Gilang follow dulu nih mediumnya Nicholaus Gilang. Karena nanti untuk step selanjutnya bakalan ada di mediumnya doii.
Terimakasih yang sudah baca ✌
Maaf jika masih ada kekurangan, karena saya manusia biasa 🙏
Follow my dribbble
Bagian 2 &3 ada disini👇
Terimakasih Roa sudah mengedit draf ini 🙏
