我如何完成多工工作

Verna Gong
Jul 30, 2018 · 5 min read

工作即將屆滿兩年,決定紀錄與分享平常的工作方式,這些讓我能夠在專案中同時擔任PM、UXUI、QA、甚至是微前端(不負責任改改Bootstrap那種),也好好的活著、沒有被工程師或客戶太討厭。

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建立工作清單

這是對於自己的管理,讓自己甚至同事清楚自己要的事,某種程度也可以防止被塞更多工作卻還要跟對方一一細數自己有哪些代辦事項。

  • Weekly Plan:

每個週一,我都會列出每個專案目前要做什麼、還有哪些沒完成,以及有沒有這週一定要完成的事項。事情多的時候也可以排出優先次序、有需要安排討論或會議也在此時列出來再去聯絡安排。

  • 事項清單:

將需要討論的、或是會忘記的事情寫成事項清單,如果有發現比較大的事情可能會需要歸進Weekly Plan中,瑣碎的小事或是備忘事項之後就可以順著項目檢查,避免腦袋打結而想不起來的情況,劃掉事項也能得到一些成就感(反之,意外的都劃不掉的話也可能產生無奈)。

工具可以用Trello建立每個專案的待辦清單,不過工作上我更習慣手寫放在桌子旁邊,當你突然無所適從、或是開始發呆惶恐時,事項清單可以幫助你找回節奏。

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之前拜讀這篇覺得很受用,可以參考:

把工作執行、溝通管理分開

我的多工工作中,最讓人惱火的莫過於設計進行到一半,客戶Line來打來問問題、或是工程師功能改好了想請我幫忙測試一下。一開始秉持良好的服務,我必須停下手邊設計,偏偏設計的靈感一閃即逝。

我認為在進行需要思考的任何工作時,有溝通的事項插隊,會大大降低工作效率,問題在於思考工作不該跟溝通管理交雜在一起,因此後來和客戶、工程師兩邊建立了管理表單。

這個表單可以用雲端建立,方便隨時更新,內容大致如下:

  • 功能位置:產品較龐大時,可以標示要做的功能是在產品的哪個區域
  • 問題/待進行事項說明:要做的事情,也能多一欄截圖讓問題更明白
  • 預計完成日:可以由PM或工程師寫,有憑有據、避免客戶一直問時間
  • 狀態:待討論、待修正、修正中、待測試、已完成
  • 其他:視專案需要,例如個案處理可能需要會員帳號來查看問題
  • Feedback:備註事項的欄位,工程師或客戶也可以將說明寫在這

接著將表單昭告天下,請大家將需要溝通的事項寫上去,並且可以約定好處理時間,例如每週三處理前一週發生的事項、再兩週內前完成修正。

注意,客戶可能還是會不習慣或是覺得麻煩(也可能是暗戀你),依舊直接傳到群組,這時會需要一些時間適應,我通常會和藹可親的回覆「好的謝謝,已將問題放上雲端,下次也可以直接放上去喔」,接著視客戶的可教化程度各種換句話說的教導他。

之後可以更好的安排時間,例如每天中午後的一到兩小時專門回覆客戶、工程師、以及Mail和Line裡的所有事項,並把進度調整進工作清單內,剩下時間就比較可以專心執行UX、UI設計及思考的工作。

再次注意,只是“比較可以”,因為你可以建立原則、客戶也往往創造例外,目前只有驗證工程師大多可以接受,卻可能無法防堵客戶奪命連環叩,這部分還在研擬對策中。

適時傾倒心情垃圾

對於絕大多數的設計師而言,要同時面對客戶有時容易覺得無力,必須各種受氣之後、想辦法忘記情緒,才可以再為專案盡心盡力,我想這也是PM存在的一大意義,他們勇敢的當了客戶無理取鬧時的擋箭牌。

因此當自己又是PM又是執行人員,適當的排解情緒勢必要的,看漫畫、聽音樂,上來Medium看幾篇文章都能讓自己抽離情境、冷靜下來,千萬不要將情緒帶進執行工作,畢竟多工角色不是客戶造成的。

不過,這不代表設計及其他執行人員最好不要接觸客戶,我反而認為第一線聽見客戶需求是好事,由PM多轉一手也可能產生解讀誤差、或是因為只講了結論而無法發現真正的問題核心。

每天餵食腦袋好資訊

我最害怕的事,是自己工作了兩年,卻沒有達到別人眼裡認為兩年經驗該擁有的技能。

目前正在嘗試每天上班前閱讀兩篇有興趣又跟工作相關的文章,培養工作情緒。

無庸置疑的是,定時餵食腦袋好文章可以保持思緒清晰、情緒冷靜,還可以維持工作熱情,我愛上Medium這個平台也是這樣的原因。尤其待在小公司沒有太多人可以交流,時常看看好文章是讓自己不安於現狀很好的方式。

HI! 我是Verna,一位致力於運用設計解決問題的UI設計師。

希望你喜歡我的文章,如果你喜歡、也請別忘了幫我拍個手或Follow我,這會讓我更有動力,也歡迎參觀我的網站喔:http://vernagong.com/

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