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Blick in die neuen Räume

Das Baubüro in Herrenberg wollte — und musste — sich verändern: Die Dauer der Bauantragsverfahren war deutlich zu lang, der Unmut bei Kund*innen groß, im Baurechtsamt herrschte Unzufriedenheit. Bauberatung und Baugenehmigung konnten nur gekoppelt von Bauverständigen vorgenommen werden, die zeitliche Belastung war aufgrund der vielen Anfragen und der heute gängigen Forderung nach individueller Beratung enorm. Die sonstigen Mitarbeitenden des Amts waren gefrustet, da sie zwar bereits informell Teile der Beratungsleistung erbrachten, letztlich aber aufgrund der TVöD-Eingruppierung weder den Lohn dafür erhielten, noch selbst Verantwortung übernehmen konnten. …


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Perspektivwechsel als Startpunkt
„Ich habe letzte Woche Hartz 4 beantragt. Nun schreibt das Jobcenter mir heute, dass es noch eine ganze Reihe Unterlagen zur Bearbeitung benötigt. Wenn ich den Kram abgeben will, fahre ich 30 Minuten mit dem Bus! Mir ist das unangenehm und irgendwie schäme ich mich auch.“

Eine emphatische Grundhaltung ist essentiell für einen nutzerorientierten Arbeitsprozess. Das kommunale Jobcenter Kreis Bergstraße hat sich das zu Herzen genommen — siehe obige Darstellung der Situation eines fiktiven Kunden — und ein digitales Kundenportal für die Bearbeitung des Hartz 4-Antrags entwickelt: NWdigital ist die Antwort auf den vormals langwierigen und unangenehmen Antrag, der von unnötigen Wege- und Wartezeiten und großem Aufwand bei der Einreichung der Unterlagen gekennzeichnet war. Über NWdigital können jetzt fehlende Formulare einfach abfotografiert und hochgeladen werden. Die Kund*innen haben eine Übersicht, welche Dokumente online sind. …


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Ehrenamtliches Engagement im Pflegeheim ist eine Möglichkeit.

Das Vorarlberger Zukunftsbüro suchte nach einem Weg, Ehrenamt zu stärken und dabei die bisher unterrepräsentierte Gruppe der Jugendlichen anzusprechen. Mit aha plus wurde eine App entwickelt, mit der Jugendliche Engagement-Angebote nutzen und dabei Punkte sammeln, die sie gegen „Dankeschöns“ wie Trainings mit Sportprofis eintauschen können.

Der Lebensalltag von Jugendlichen erfordert neue Maßnahmen
„Freiwilliges Engagement ist eine zentrale Säule der Lebensqualität in unserer Region. Doch das Ehrenamt ist im Wandel — Freiwillige wollen mehr Freiheit und keine Ämter auf Lebenszeit. Vereine können weiterhin erfolgreich junge Leute motivieren, wenn sie attraktive Engagement-Möglichkeiten bieten“, so Projektleiter Christoph Kutzer. Viele junge Menschen sind bereit sich zu engagieren und möchten etwas Neues ausprobieren, aber ohne langfristige Verpflichtung. Das Team um „aha plus“ stellte sich daher die Frage: „Wie kann dieses Engagement-Potential aktivieren werden? …


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Wie überall in Zeiten des Corona-Virus findet natürlich auch unsere Sitzung digital statt.

Die Preisträger des Verwaltungspreises 2020

ServicebüroBauen. Zukunftsfähige Bauberatung. Herrenberg.

Die Bearbeitung von Bauanträgen dauerte deutlich zu lange. Die Stadtverwaltung Herrenberg überarbeitet mit einem ganzheitlichen Ansatz ihr komplettes Antragsverfahren.

Bauberatung und Baugenehmigung konnten vorher nur gekoppelt von Bauverständigen vorgenommen werden und die zeitliche Belastung war aufgrund der vielen Anfragen und dem vermehrten Wunsch nach individueller Beratung enorm hoch. Die anderen Mitarbeiter*innen des Amts waren oftmals gefrustet, da sie zwar informell Teile der Beratungsleistung erbrachten, letztlich aber aufgrund der TVöD-Eingruppierung weder den Lohn dafür erhielten, noch selbst Verantwortung übernehmen konnten.

In Zusammenarbeit mit IAO Frauenhofer Institut Stuttgart und der HöVF Ludwigsburg (insbes. Frau Prof. Dr. Schenk sowie Studierende) wurde ein vorbildlicher Arbeitsprozess mit zahlreichen kreativen und analytischen Methoden initiiert: Design Thinking, Mystery-Shopping, Prozessbegleitung, Soll-Prozessdefinition, Handlungsempfehlungen, Personas. …


In das Aufgabenfeld der Bezirksregierung Arnsberg fallen zahlreiche Verwaltungsvorgänge, vom Zuwendungsbescheid bis zum Planfeststellungsverfahren. Bei der Bearbeitung haben die Mitarbeiter*innen natürlich mit Daten, Office-Anwendungen wie Word und Excel, der Zusammenarbeit mit Kolleg*innen oder Bürger*innen sowie Kommunen zu tun. Zu diesen vier (häufigen) Themengebieten bietet das GovLab daher „Macher.Werkstätten“ für die Mitarbeiter*innen der Behörde an. Dezernate können mit konkreten Problemstellungen in die Werkstatt kommen und mit Unterstützung des GovLabs an besseren Lösungen arbeiten. Beispielsweise können Excel-Dateien optimiert, smarte Dokumente und Vorlagen erstellt oder neue Besprechungsformate ausprobiert werden.

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Das Wichtigste in Kürze.

Da anfangen, wo der Schuh drückt

Nutzer*innen des Projekts sind zunächst unsere Mitarbeiter*innen. Wir haben festgestellt, dass die Themen Daten, Office-Anwendungen, Besprechungen und Serviceorientierung häufig „Painpoints“ der Mitarbeiter*innen sind. Aus diesen “Painpoints” entsteht dann oft etwas Innovatives. Es fehlt hier oft an Kenntnis und Kontakt zu einer „Community of Practice“, um diese Themen zu verbessern. Mittelbar profitieren die Bürger*innen und gleichzeitig die Mitarbeiter*innen im Haus von besseren Infos und schnellen Vorgängen.
Die Werkstätten mit den Mitarbeiter*innen dauern in der Regel 4 Stunden (plus 1 Tag Vor- und Nachbereitung)und versprechen, direkt an ihren Problemen zu arbeiten, Arbeitsprozesse zu verschlanken und gleichzeitig kostbare Zeit am Arbeitsplatz einzusparen. Dabei gibt das GovLab Hilfestellungen. Die Mitarbeiter*innen können dann auf konkrete Verbesserungen blicken und lernen, wie sie mit Servicedesign-Methoden konzentriert arbeiten und echte Veränderungen für ihre Arbeitsplätze schaffen können. …


Das agile Netzwerk bringt acht Kommunen zusammen, um gemeinsam digitale Bürgerdienste im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes zu erarbeiten. In Zusammenarbeit mit der Hochschule Konstanz, wurden 4 Verwaltungsprozesse, darunter der Mietpreisauskunft, entwickelt.

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Das Wichtigste in Kürze.

Einen gemeinsamen Denk- und Arbeitsraum schaffen
Das Agile Netzwerk besteht aus Vertreter*innen der Kommunen Konstanz, Freiburg, Mannheim, Karlsruhe und der Metropolregion Rhein-Neckar, die gemeinsam mit externen Expert*innen einzelne Verwaltungsdienstleistungen für ihre jeweiligen Kommunen digitalisieren. Nach der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie in Konstanz 2015 ging es auch um die Frage der zukünftig, notwendigen Organisationsstrukturen für Verwaltung. Sehr schnell wurde klar, die Kommunen müssen sich zusammenschließen, denn alleine ist das Thema Digitalisierung nicht zu stemmen. Das daraufhin gegründete Netzwerk ist der Rahmen um dieser Aufgabe zu begegnen: als interkommunaler Denk- und Arbeitsraum, in dem gemeinsam mit Wirtschaft und Wissenschaft getestet werden kann, wie die agile Zusammenarbeit funktionieren kann. …


Das Jobcenter Düsseldorf hat eine Palette nutzerzentrierter, digitaler Services geschaffen mit der Besonderheit, dass diese dem alltäglichen Mediennutzungsverhalten der Bürger*innen entsprechen. Das kommt nicht nur den Nutzer*innen, sondern auch den Mitarbeiter*innen entgegen, denen die neuen Tools Zeit und Nerven sparen.

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Das Wichtigste in Kürze.

An Bekanntes anknüpfen
Ansatz des Jobcenters war es, an die bereits vorhandenen Fähigkeiten und Gewohnheiten der Mediennutzung von Bürger*innen anzuknüpfen und diese auch in der Verwaltungskommunikation einzubinden:
So werden heute etwa zahlreiche Termine online gebucht, beispielsweise für den Friseur oder Arzt. …


Beteiligung wird in Monheim am Rhein groß geschrieben. An zahlreichen Stellen bindet die Stadtverwaltung die BürgerInnen und Bürger aktiv ein. Unter www.mitmachen.monheim.de finden sich alle Beteiligungsformate, Informationen, Termine, Nachrichten und Ansprechpersonen auf einen Blick. Um die Bürgerschaft auf möglichst vielfältige Weise einzubeziehen, nutzt die Stadtverwaltung unterschiedliche Beteiligungsplattformen. Bereits seit 2012 gibt es den Mängelmelder und die Online-Beteiligung am Haushalt. Beide Plattformen stellt die Firma wer|denkt|was zur Verfügung. Im Jahr 2018 wurde die (digitale) Bürgerschaftsbeteiligung erneut stark ausgeweitet und das Mitmach-Portal überarbeitet. …


Das Jobcenter Düsseldorf hat eine Palette nutzerzentrierter, digitaler Services geschaffen mit der Besonderheit, dass diese dem alltäglichen Mediennutzungsverhalten der Bürger*innen entsprechen. Das kommt nicht nur den Nutzer*innen, sondern auch den Mitarbeiter*innen entgegen, denen die neuen Tools Zeit und Nerven sparen.

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Das Wichtigste in Kürze

An Bekanntes anknüpfen
Ansatz des Jobcenters war es, an die bereits vorhandenen Fähigkeiten und Gewohnheiten der Mediennutzung von Bürger*innen anzuknüpfen und diese auch in der Verwaltungskommunikation einzubinden:
So werden heute etwa zahlreiche Termine online gebucht, beispielsweise für den Friseur oder Arzt. …


Das agile Netzwerk bringt acht Kommunen zusammen, um gemeinsam digitale Bürgerdienste im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes zu erarbeiten. In Zusammenarbeit mit der Hochschule Konstanz, wurden 4 Verwaltungsprozesse, darunter der Mietpreisauskunft, entwickelt.

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Das Wichtigste in Kürze

Einen gemeinsamen Denk- und Arbeitsraum schaffen

Das Agile Netzwerk besteht aus Vertreter*innen der Kommunen Konstanz, Freiburg, Mannheim, Karlsruhe und der Metropolregion Rhein-Neckar, die gemeinsam mit externen Expert*innen einzelne Verwaltungsdienstleistungen für ihre jeweiligen Kommunen digitalisieren. Nach der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie in Konstanz 2015 ging es auch um die Frage der zukünftig, notwendigen Organisationsstrukturen für Verwaltung. Sehr schnell wurde klar, die Kommunen müssen sich zusammenschließen, denn alleine ist das Thema Digitalisierung nicht zu stemmen. Das daraufhin gegründete Netzwerk ist der Rahmen um dieser Aufgabe zu begegnen: als interkommunaler Denk- und Arbeitsraum, in dem gemeinsam mit Wirtschaft und Wissenschaft getestet werden kann, wie die agile Zusammenarbeit funktionieren kann. …

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Preis für gute Verwaltung

Die Auszeichnung macht neuartige Lösungen in der Verwaltung sichtbar und trägt so dazu bei, bürgerzentrierte Denk- und Arbeitsweisen weiter zu etablieren.

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