Implémenter une comptabilité entrepreneur-friendly

Victor Matei
Aug 28, 2017 · 5 min read

Pourquoi internaliser la comptabilité

Une fois qu’une start-up a trouvé son market fit et que ses ventes décollent, il devient nécessaire de mettre en place un système comptable et financier suffisamment robuste pour accompagner la croissance de l’activité sainement. C’est une des raisons pour lesquelles je suis arrivé à Keymetrics en mai 2016.

Pour certains entrepreneurs, collaborer avec un cabinet d’expertise comptable auquel ils transmettent leurs factures d’achats et de ventes suffit. Le cabinet les saisit sur les outils de son choix, déclare la TVA et génère à la demande de l’entrepreneur des documents comptables standards (grand livre, balance fournisseurs, factures manquantes) en plus d’autres services plus ponctuels. C’était le schéma comptable en place quand je suis arrivé à Keymetrics. Cette stratégie n’était pas optimale et peu scalable à mes yeux :

· Nous n’avions pas la main sur les données ni sur les outils comptables utilisés

Nous devions par exemple utiliser un logiciel d’upload de nos factures qui offrait peut-être un bon socle « métier » pour notre expert comptable qui l’avait choisi mais un design incompréhensible et désagréable pour l’entrepreneur (aucune information utile sur l’état des factures manquantes pour le mois courant), des performances nulles (très lent, parfois certains documents n’étaient pas chargés) et des fonctionnalités en retard par rapport au marché. Il fallait donc demander et attendre la réponse du comptable pour obtenir par exemple la liste des factures d’achats manquantes. La réponse du comptable pouvait parfois se faire attendre car un cabinet comptable gère de nombreux clients chaque mois et ne peut pas s’occuper du même à tout moment.

· Nous n’avions pas de vision comptable « entrepreneur »

Pour l’entrepreneur, il est important d’avoir à tout moment accès à un tableau de bord résumant les KPIs comptables importantes comme l’état du compte en banque, l’état du rapprochement bancaire, ou par exemple la liste ou le montant des dettes fournisseur qu’il reste encore à régler. Malheureusement, les logiciels comptables standards actuels sont des outils métier, spécialisés pour l’usage de l’expert comptable. Ils n’offrent aucun accès restreint ou même une petite interface ou mail récapitulatif à l’entrepreneur pour suivre l’état de sa propre comptabilité. Nous n’avions donc aucune visibilité sur le processus qui permettait d’arriver au grand livre à la fin de chaque mois.

· Le plus important : Le reporting financier restait imprécis

L‘intérêt de tenir une comptabilité rigoureuse réside dans l’analyse de l’activité passée, qui dépend d’abord de la capacité opérationnelle à bien qualifier les factures fournisseurs qui sont comptabilisées chaque mois. Les fournisseurs et dépenses de l’entreprise évoluaient rapidement, en arborant des noms souvent indéchiffrables pour qui ne travaillent pas dans notre secteur. Seul quelqu’un au sein de l’entreprise pouvait facilement comprendre à quoi correspondait chaque facture, ou facilement demander à l’employé concerné au besoin. Le reclassement de chaque facture dans le bon compte comptable ou de reporting est donc plus précis s’il est fait en interne.

Pour passer moins de temps à chercher et organiser la récupération des factures, mieux contrôler la réconciliation bancaire, avoir une vision claire de notre comptabilité, la main sur les données et un reporting de meilleure qualité, nous avons décidé d’internaliser le processus opérationnel de comptabilisation des factures.

Choisir un logiciel comptable entrepreneur-friendly

Après avoir comparé les différents logiciels comptables disponibles, nous avons choisi Quickbooks. En plus des fonctionnalités de base (plan comptable, grand livre et autres rapports), Quickbooks offre :

· Une vision entrepreneur

Le logiciel a pour cible le comptable ET l’entrepreneur. Il y a un accès réservé à chacun. Le wording est simple et le dashboard principal pour l’entrepreneur présente les KPIs comptables (solde bancaire, dépenses et ventes comptabilisées, fournisseurs en retard…). Une fois vos factures de ventes et d’achats importées, vous pouvez facilement naviguer dedans, trier et manipuler ces données pour faire apparaître par exemple vos factures de ventes qui restent impayées par vos fournisseurs ou au contraire vos factures fournisseurs du mois m que vous n’avez pas encore réglées.

Il est très simple pour l’entrepreneur de filtrer les dépenses pour ne faire apparaître que les factures fournisseurs à payer

· Réconciliation bancaire automatique

Quickbooks a la capacité de s’interfacer directement avec votre compte bancaire, comme beaucoup de logiciels comptables standards, et automatise la réconciliation bancaire contrairement aux logiciels standards. En effet, Quickbooks identifie les fournisseurs récurrents et rapproche automatiquement les transactions bancaires qui correspondent aux fournisseurs qu’il a identifiés et pour lesquels une règle de rapprochement a été créée, ce qui fait gagner beaucoup de temps dans la saisie et le travail comptable.

Quickbooks reconnaît automatiquement les transactions récurrentes en fonction des règles qu’on lui a données

· Intégrations et flexibilité

Quickbooks met à disposition son API aux développeurs. C’est une plateforme ouverte à laquelle il est possible d’intégrer de nombreux autres outils, même parfois des outils dont la fonction est redondante à un module de Quickbooks. Par exemple nous utilisons Receipt Bank qui automatise l’upload de factures fournisseurs, et Saasant qui facilite l’import Excel des ventes dans Quickbooks, alors qu’il y a des fonctionnalités dédiées à cela dans Quickbooks. Cela permet de concocter votre propre assortiment d’outils à votre guise pour le rendre exactement comme vous voulez qu’il soit.

Receipt Bank est un OCR qui lit les factures envoyées (mail, dropbox, etc…) et automatise la saisie comptable

Implémenter Quickbooks

Aujourd’hui nous utilisons Quickbooks « en production » et nous sommes pleinement satisfaits avec. Les erreurs de reporting et les factures manquantes ont été drastiquement réduites. Cependant, si ce logiciel propose une carte alléchante sur le papier, il n’est pas évident, pour plusieurs raisons, de le mettre en place :

· Premièrement, la version française du logiciel manque encore de maturité (la TVA européenne n’est pas encore au point, il manque beaucoup d’intégrations par rapports à la version américaine, etc …) et demande de la créativité dans l’implémentation

· Deuxièmement, la simplicité voulue de l’interface pour s’adapter à la vision « entrepreneur » et la volonté d’automatiser une bonne partie du travail comptable réduisent en retour la flexibilité « métier » du logiciel ou plutôt, elles demandent de très bien configurer le logiciel en amont

· Enfin, tous les business sont différents (SaaS vs non SaaS, consulting, ventes à l’étranger…) et requièrent une adaptation plus ou moins complexe à Quickbooks. Le module de ventes dans quickbooks est par exemple moins adapté à un business SaaS qu’à un business de consulting.

Ce logiciel n’est donc absolument pas une offre « plug and play ». Le processus de configuration a duré plusieurs semaines et nécessite une expertise comptable forte. Nous avons mené cette démarche avec Lisan Finance, notre excellent cabinet de direction administrative et financière externe, volontaire et savant, sans qui Quickbooks serait juste resté une belle landing page marketing sans réalité comptable derrière pour nous aujourd’hui. J’en profite pour les remercier ici ainsi que Florence Delifer, qui a servi d’office manager d’appoint et a beaucoup aidé également à l’implémentation.

J’aimerais décrire plus en détails les difficultés d’implémentation de Quickbooks mais ces réflexions méritent un article à elles-seules alors j’attends d’avoir des retours sur ce premier article pour savoir si cela intéresse des lecteurs et vaut le coup d’aller plus en profondeur dans un prochain billet.

Merci d’avoir eu la patience de lire jusqu’ici !

)

Victor Matei

Written by

COO @ Keymetrics.io / Français de culture Brasileiro de coração !

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