Itseohjautuvuus ja epätäydelliset sopimukset — kun mustaa ei ole valkoisella

Ville Koiste
Jul 22, 2017 · 3 min read

Oraginsaation/tiimien itseohjautuvuus on tärkeä ominaisuus nykyorganisaatiolle muuttuvassa toimintaympäristössä, jossa reagointinopeus on valttia. Koska työ tulee sisältämään vielä pitkään toimintaa ja päätöksiä, joita ei voida kattaa sopimuksilla, olisi ymmärrettävä mekanismit joilla päätöksentekoa voidaan hajauttaa tekemisen tasolle ja pois hallintokerroksilta. Vaikka tekoäly, lohkoketjut, sensorit jne. voivat kyllä yllättää meidät kyvyssään päättää puolestamme yhä ihmeellisimpiäkin asioita eräänlaisina “ulkopuolisina tarkkailijoina”, ei ihmisille jäävän hallinnon ja koordinoinnin tarve tule täysin poistumaan ainakaan lähitulevaisuudessa. Etenkin pitkän tähtäimen suunnittelu ja tekemisen ennustettavuus edellyttävät tiettyä omistajuutta ja siten työn organisoitumista esimerkiksi yritysten muotoon. Mutta voisiko organisaatioissa tarvittavaa hallintoa ja “manageerausta” vähentää, esimerkiksi organisaatiokulttuurin avulla?

Sopimusosaaminen kilpailukyvyn lähteenä, kulttuuri keskeinen tehokkuustekijä

Joitakin vuosia sitten alkanut ulkoistamisen trendi liittyy keskeisesti sopimuksiin, sillä ulkoistamisessahan on juuri kyse helposti sopimuksiin kirjattavien toimintojen siirtämisestä ulkopuolisille tahoille, skaalahyödyn ja resurssitehokkuuden nimissä. Sopimushan määrittää, kuka, mitä, kenelle, milloin, miten jne. Perinteinen hierarkinen organisaatiorakenne on pyrkinyt myös tehostamaan näiden tilannekohtaisten sopimusten luontia antamalla tietyn määrän vapauksia (eli valtaa) ja vastuuta tietylle organisaatioportaalle. Näiden vapauksien puitteissa henkilöt ovat voineet toimia itsenäisesti ja tehdä päätöksiä. Hallintokerrosten aiheuttama kitka eli ajallinen viive on kuitenkin haitannut menestymistä, toimintaympäristön muuttuessa yhä nopeammin. Organisaatiot pyrkivätkin yhä enemmän tasapainottelemaan itsenäisten ja itseohjautuvien tiimien sekä kustannustehokkuuden kanssa, mikä voi kuulostaa lähes mahdottomalta tehtävältä. Entä jos itsenäisille tiimeille jaetut rahat ja resurssit käytetään johonkin ihan epäolennaiseen?

Koska yhä suurempi osa työstä voidaan automatisoida, ihmisille jäävät tehtävät liittyvät yhä useammin ns. epätäydellisten sopimusten alaiseen toimintaan. Näissä lähellä asiakasta suoritettavissa tehtävissä tarvitaan muun muassa empatiaa ja vuorovaikutustaitoja. Jotta resurssit käytettäisiin organisaation olemassaoloa ja sen tavoitteita tukevaan toimintaan, kuinka ohjata tai hallinnoida esimerkiksi empatiaa ja vuorovaikutusta organisaatiolle mieluisaan suuntaan? Empatian ja vuorovaikutuksen arvohan tulee juuri tilannesidonnaisuudesta eli “pelisilmästä”, jota esimerkiksi asiakaspalvelija voi käyttää, ratkoessaan asiakkaan ongelmaa. Kyse on nykypäivän keskeisimmästä kilpailutekijästä, eli asiakaskokemuksen johtamisesta.

Ihmisten välinen vuorovaikutus ja esimerkiksi useat organisaatioiden väliset kumppanuudetkin sisältävät enenevissä määrin toimintaa, jota ei voida täysin sitoa ja alistaa kirjalliselle sopimukselle tai tarkalle ohjeistukselle. Kun vuorovaikutus ja ihmisten välinen dynamiikka ohjaa yhä enemmän päätöksiä, parvimaisessa ja itseohjautuvassa organisaatiossa, kulttuurin rooli hallinnon välineenä tulee yhä keskeisemmäksi.

Kulttuurihan ohjaa ja automatisoi toimintaamme esimerkiksi kassajonoissa, toki eri maissa ja kulttureissa eri tavoilla. Tiedämme mikä on ok ja mikä ei. Samalla tavalla organisaatioiden tulisi kyetä luomaan niin vahva ja sitouttava kulttuuri, että resurssit — niin sisäiset kuin ulkoiset — sitoutuisivat noudattamaan ja kunnioittamaan sen tavoitteita sekä sääntöjä vaikka selkeää ja tarkkaan määriteltyä sopimusta ei aina olisikaan.

Kyse on hajautetusta ja oma-aloitteisesta vastuun kantamisesta, jossa ei tarvita mikromanageria kertomaan mitä pitää tehdä, miten ja milloin. Jokainen huolehtii omalla tekemisellään, että yhteinen tavoite toteutuu. Tällöin esimerkiksi yllättävissä poikkeustilanteissa, etsimme oma-aloitteisesti ja ihmisten välisen (joskus sanattoman) vuorovaikutuksen kautta se paras mahdollinen uusi ratkaisu — sen sijaan että kysytään kaupassa kauppiaalta, että “mitäs nyt tehdään, kun ei mahdutakaan tuon pahvilaatikon takia jonottamaan suorassa jonossa?”.

Itseohjautuvuudessa on kyse sopimustehokkuudesta

Onnistuessaan organisaatiot voivat siten hyödyntää erilaisia sopimuksia, kirjallisia tai vaikkapa niitä kulttuuriin piilotettuja, hyödyntääkseen sisäisiä ja ulkoisia resursseja tehokkaasti. Täten menestyvä organisaatio ei näe organisaatiokulttuurina vain “pehmeänä”, esimerkiksi luovuutta ja hyvinvointia edistävänä tekijänä, vaan myös hallinnon apuvälineenä ja resurssiohjauksen työkaluna.

Yksikään mikromanageri ei voi ohjata työntekijöiden ajatuksia työpaikan ulkopuolella, mutta paras organisaatiokulttuuri innostaa ja sitouttaa kaikki jäsenensä oma-aloitteisesti ajattelemaan työn ja asiakasratkaisujen kehittämistä — joku voisi puhua kait työn imusta. Aika usein parhaat ideatkin syntyvät muualla kuin työpöydän äärellä.

Olisikin hyvä miettiä, miten kulttuurin avulla hajauttaa yhä useampia päätöksiä ilman organisaation vision, yhteisten tavoitteiden, kannattavuuden ja pitkän tähtäimen olemassaolon vaarantumista. Virheitä sattuu myös hajautetussa päätöksenteossa, mutta virheiden minimoimisen sijaan pitäisikin ehkä keskittyä onnistumisten maksimointiin.

Virheitä sattuu myös hajautetussa päätöksenteossa, mutta virheiden minimoimisen sijaan pitäisikin ehkä keskittyä onnistumisten maksimointiin.

Jokainen tehokkaasti toimiva ja paljon arvoa luova organisaatio tarvitsee toki jonkin verran manageerausta, mutta erityisen paljon liidereitä — ainakin kun liideriksi ajatellaan henkilöä, joka innostaa, kehittää, ottaa vastuuta ja auttaa asiakkaita saamaan aina vain parempia ratkaisuja.

Kirjoittamiseen inspiroi oheinen kirja, jota lämpimästi suosittelen: ‘Machine, Platform, Crowd: Harnessing Our Digital Future’.

Curious about systems thinking, social innovations, digital health, dynamics of trust — and life in general. And most importantly a dad. CVO at Gesund Partners

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade