13 Errores que matan tus presentaciones

El instante más estresante de todo trabajo es el momento de presentar al cliente. Hay despachos que hacen trabajos espectaculares pero cuando lo presentan tiran todo por la borda. Por otro lado hay equipos con proyectos medianamente bien hechos pero su presentación en mágica y dejan encantado al cliente. Es mejor un trabajo bueno presentado perfectamente que un gran trabajo mal presentado. De hecho me pregunto si se puede considerar excelente un trabajo mal presentado. Un gran proyecto que nunca se lleva a cabo es inexistente.

Estos son los más graves errores que destrozan una presentación:

1.- Ver al cliente como alguien a quien debemos complacer. Ellos son los expertos en lo que hacen, te contrataron para sumar tu visión a la suya y alcanzar un objetivo, no para hacerlos felices o para que fueras su amigo. Tu propuesta debe aportar hacia el logro de un objetivo. Por supuesto tu presentación debe ser amable y profesional pero no he sabido de un proyecto que llegue a su meta únicamente tratando de complacer y hacer feliz al cliente.

Probablemente te pidan hacer cosas totalmente opuestas a lo que en tú experiencia sea lo que hay que hacer para alcanzar la meta, debes convencerlos de cual es el camino indicado, aunque pueda resultar en reuniones incómodas incluso desagradables, esto es parte del trabajo. Hacer algo que sabes que no es lo correcto para evitar reuniones ásperas resultará, a la larga, en un fracaso.

2.- Ponte de pié. Tu primer objetivo es inspirar confianza. El cliente debe tener la tranquilidad que está trabajando con la persona adecuada. Cada interacción es una oportunidad para darle tranquilidad y certeza. Ponte las pilas y dirige la reunión. Tu imagen proyecta más seguridad si estas de pié, tu voz tendrá mejor proyección. Sé la autoridad que el cliente contrato. Camina durante la presentación, ve hacia cada persona cada vez que te pregunten algo, darás una mejor imagen y tu relación será mas personal.

Sobra decir que debes estar bien presentable y con las manitas fuera de las bolsas.

3.- Comenzar con una disculpa. No importa que tanto más hubieras querido presentar o que tan incompleto esté aun el proyecto. Lo que vas a presentar es exactamente lo que necesita el trabajo hasta ese momento, cualquier duda o aclaración debió hacerse antes de la presentación.

Por supuesto no hagas nada de lo que tengas que disculparte como llegar tarde o chorrear de café tu camisa nueva y nunca olvides el adaptador de la computadora.

Si realmente no estas preparado para la presentación mejor cancela y no pierdas el tiempo del cliente. Podrás prorrogar una presentación exactamente una vez durante cada proyecto.

4.- No preparar a la audiencia de manera apropiada. Reuniste a un grupo de ejecutivos con un montón de cosas por hacer, seguro dejaron mucho trabajo pendiente por asistir a la presentación. Así que debes ser claro en el motivo por el que cada persona es importante en la reunión. Todos nos sentimos bien si somos útiles y todos odiamos perder el tiempo.

Comienza por agradecer su presencia, se contundente al decirles que tan importante es su participación y lo que necesitarás de cada uno. Ellos son expertos en áreas distintas, es tu oportunidad para hacer que se sientan reconocidos y necesarios. Lo son.

Al inicio haz el resumen de en que etapa va el proyecto y dónde estaba en la reunión anterior, que contribuciones y sugerencias apoyaron su avance y cómo ésta presentación lo impulsará hacia adelante.

5.- Describir cada dispositiva. Todos pueden ver perfectamente que el logo está en la parte superior izquierda, pueden claramente ver dónde está el renglón de búsqueda. Nada en este mundo es más aburrido que describir cada cosa que hay en la página. Todos lo están viendo.

No vas a vender una casa describiendo la sala, el comedor y la cocina, la vas a vender haciendo a las personas sentirse ahi, viviendo en el vecindario, desayunando todos en familia, viéndose felices en su futuro hogar.

Así que habla de los beneficios, del dinero que va a atraer esta estrategia, como harán un negocio mucho más grande del que hubieran imaginado.

Claro que cada detalle del proyecto se desarrollo en base a la investigación y el análisis de la información, pero las personas somos seres irracionales, nunca tomamos decisiones basadas en la investigación y el análisis. Tomamos decisiones en base a historias. Así que busca tu historia y cuéntala.

6.- Tomar notas. Debes estar concentrado haciendo la presentación no te debes detener a escribir, que alguien más lo haga. Después envíaselas al cliente para que todos estemos de acuerdo en lo que se dijo.

7.- Leer. Tienes que demostrar que sabes de lo que estás hablando y que estás emocionado con el tema. Este es un acto perfecto, debe ir de menos a más creciendo en emoción hasta el gran final. Así que haz la tarea. Ten la información a la mano, ten algunas notas cerca por si es necesario pero nunca tengas un papelito en la mano y leas letra por letra y menos tengas la cara volteada hacia la pantalla mientras lees lo que está escrito en ella.

Practica la presentación antes, conoce los datos prepárate.

8.- Ponerte a la defensiva. Tú no eres el trabajo ni el trabajo eres tu. No es tu filosofía personal ni tu familia. Es un trabajo profesional hecho para cumplir los objetivos del cliente. El cliente tiene toda la libertad de criticar el trabajo y decirte si tiene confianza en él o no. Tú eres libre de estar en desacuerdo, debes estar preparado para hacer una defensa racional y para lidiar con estos desacuerdos. Pero no tienes por que sentirte ofendido ni personalmente insultado. Es un trabajo. Así que escucha las críticas, no tienes que presionarte por responder todo en ese momento, tampoco prometas cosas en el instante. Es mejor escuchar y decir algo así como “Que interesante observación, vamos a pensar sobre ella y lo comentamos”.

9.- Hablar de familias tipográficas. A nadie le importa la tipografía que usaste, si le importa al cliente, te preguntará. Tu presentación debe estar enfocada a la empresa del cliente y a como alcanzará el objetivo esperado. Sé enfático en cómo fue que cada decisión se tomo en base a los objetivos planteados. Pero no le preguntes al cliente su opinión en cuanto al color, la forma o la tipografía ¿No eres tú el experto? para eso te contrataron para tomar esas decisiones, si preguntas en el momento de presentar cuál es su opinión entrarás en un terreno del que difícilmente saldrás bien librado.

10.- Decir lo mucho que trabajaste. El tiempo invertido no es relevante en la presentación, es más, si el trabajo esta bien hecho parecerá que se hizo sin esfuerzo alguno, parecerá que ha estado ahi siempre. Nadie sabe que detrás hay horas y montones de propuestas rechazadas y retrabajadas hasta llegar a la que estas presentando, y por el amor de dios no presentes el trabajo que descartaste, parecerá que estas inseguro y te arriesgas a que alguien diga: “…mmm esa propuesta anterior no esta nada mal…” Sólo presenta el trabajo que tú decidiste que es el mejor.

11.- Reaccionar a preguntas como si fueran solicitudes de cambio.

Por ejemplo te preguntan: ¿Por qué verde? y respondes “¡Lo podemos cambiar!”

Responde la pregunta como fue hecha, “Es verde por que…”

12.- No guiar la retroalimentación. La mayor parte de los clientes ignora que tipo de retroalimentación estás buscando. Tú eres el que sabe, es tú trabajo. Por eso estás en esa presentación para escuchar la retroalimentación necesaria que hará que el proyecto progrese. Así que debes decir claramente que es lo que necesitas saber. Por ejemplo, al terminar, pararte al frente de todos y dí: “Ésta es la información que necesitamos conocer para seguir avanzando”. Y haz preguntas como:

• ¿Esto refleja la marca?

• ¿Muestra las necesidades de su cliente tal como lo vimos durante la investigación?

• ¿Va de acuerdo a su estrategia?

Mantén la conversación en ése tono, en lo que ellos son expertos. Seguramente pregunten acerca de colores, fuentes y otras cosas que quieres evitar, responde tranquilamente pero siempre regresa a lo que realmente es crucial.

Y nunca preguntes:

13.- ¿Les gustó? acabas de echar por la borda todo tu trabajo, jamás te verán como un experto en nada. Quedaste reducido a un niñito de tres años buscando la aprobación de su mamita. El cliente no te contrató para que hicieras algo que le gustara, probablemente algo que le guste al cliente puede ser perjudicial al proyecto. No te confundas. Se claro desde el principio acerca de este punto. Nada en tu lenguaje, nada en tu trabajo debe ir encaminado hacia lo subjetivo.

Tu trabajo es objetivo. Va tras un resultado y gracias a que eres el experto tu cliente lo va a alcanzar, le guste o no.