Framtidens kontor

Makten ur en skorstenspipa

Hur kommer framtidens kontor att se ut? Vad ställer medarbetare för krav på kontoret? Hur blir arbetsplatsen ett viktigt redskap för organisationen att dra till sig talang?

Vi talar mest om teknik när vi talar om informationsteknik — IT, men informationen som behandlas är viktigare än tekniken. Vi fokuserar på tekniken i informationstekniken för vi tänker på den som en kapitalinvestering. I dag är inte alltid tekniken en så stor investering. Det går att skapa ett Instagram med tretton personer och relativt lite kapital.

Framtidens kontor handlar inte teknik, utan om sätt att behandla information för att möta en förändrad arbetssituation av tillfälliga arbetsgrupper. Vi frångår funktionell organisation och övergår i tillfälliga konstellationer; i projekt eller som timkonsult.

Ursprungligen kom ordet “kontor” från franskan, comptoir, ett bord man räknar vid. Hansan, medeltidens nordtyska handelsförbund, kallade sina handelsplatser för kontor. Det var en plats där köpmän, bokhållare och skrivare satt i ett öppet kontorslandskap och använde den tidens IT; böcker, pergament, kulramar och vågar. Det var mer än bara ett lager för folk och skrifter, där gjordes beräkningar och affärer. Ett fint exempel är Tyskebryggen i Bergen.

Kontor är arkitektur, design och social miljö. Det märks på hur skorstenen skapade upp det egna rummet på kontorer. Skorstenen gjorde det möjligt att värma upp ett enskilt rum när det kallt ute, istället för att vara beroende av eldfat och medarbetarnas kroppsvärme. Då byggdes kontorsbyggnader med korridorer, vilket underlättade för mer hierarkiska organisationer då chefer lättare kunde avskilja sig för att visa sin status.

Det finns få saker som åldras så dåligt som förutsägelser. Några kända exempel:

“Vi kommer snart att leverera post med raket” USA:s generalpostmästare Arthur Summerfield, år 1959.

“År 1985 kommer maskiner att kunna utföra allt arbete som en människa kan göra” Herbert A. Simon, Carnegie Mellon University, år 1965.

”Det papperslösa kontoret är ungefär lika troligt som den papperslösa toaletten” Okänd, 1990-talet.

Orsaken är att även om förutsägelserna med god säkerhet prickar in vad som tekniskt är på väg så är det sammanhang av ekonomi, politiska beslut och kunders val som avgör hur snabbt de utvecklas allt för komplex för att förutsägas med säkerhet. Även en tekniskt lyckad uppfinning kan behöva övervinna mycket motstånd och förseningar innan den når ut.

Det är lätt att tänka sig framtidens kontor som att det ser ut som dagens fast med lite fler datorer. Beskrivningar fastnar i idéer om hur de tekniska verktygen och stöden ser ut, med betoning på avancerade IT-lösningar tillämpade på dagens kontorsmiljö.

Hur visar man en framtida telekonferens? Jo, fortfarande med att människor sitter runt ett virtuellt konferensbord, där de verkar sitta på var sitt kontor. Vad säger egentligen att det virtuella ska återspegla det reella? Vilka förhållanden på arbetsplatsen ligger bakom den här bilden? Låt oss titta bakåt i informationsteknikens historia.

IT är kontroll

När jag kan, så brukar jag läsa om informationsteknikens första stapplande steg i Teldoks rapportserie från 1980-talet. Då började IT att diskuteras. Diskussionen kring vilken funktion tekniken skulle ha är förstås ofta begränsad i sin tanke. Samtidigt är den ofta befriad från den jargong som sedan kom sedan med IT-revolutionen och cyberkulturen.

Fördelarna med IT ur de här tidiga skrifterna beskrivs som kontroll över pengar, information och människor.

Det är tydligt att många beslutsfattare gör en strategisk planering för hur IT ska tas in i arbetet på och man undersöker vad som ger bättre avkastning på personal och teknik. En investering kan sänka produktiviteten om personalen inte vet vad de ska göra med den nya tekniken. Då dessutom personalen har svårt att se helheten för organisationen så gillar inte många att ändra sina roller och vanor. Många funktioner på kontoret försvinner i omstruktureringar. Bäst går det när ny teknik är lika lätt att använda som den gamla.

Kontorssystemen har anpassats till företagsledningens sätt att fungera, vilket innebar att tekniken påverkade organisationen i en resultatorienterad och ambitiös riktning. Människan anpassades till tekniken, där det inte gick togs människan tagits bort.

Den tanken finns förstås fortfarande kvar, men det är inte längre människan som ska anpassas till tekniken, utan tekniken som alltmer måste anpassas till människan. Varför denna “ergonomiska teknik”?

De kontorsarbetare som finns kvar är specialister som kan hantera kunskap. Problemet har skiftat från att utveckla kunskap, till att veta hur man ska hantera kunskap. En förutsättning för produktivitetsökningar är att hjälpmedlen utnyttjas på rätt sätt, och nu finns produktionsökningarna att göra främst hos människan.

Informationsnomadens resa

För omkring tjugo år sedan började alltfler yrken i företag och organisationer att lämnar den traditionella livstidsanställningen — linjeorganisationen — och gå över till det flexibla arbetet; matrisorganisationen, projektarbetsformen och möjligheten att arbeta hemifrån. Nu ersätts organisationen av fler projekt där medarbetarna inte sitter på samma ställe och endast är inne under kort tid på frilansbasis. Den globala daglönaren är här, obunden av både plats och organisation.

Självfallet påverkas andra faktorer kring arbetsplatsen. Graden av facklig organisering minskar även i kontorsmiljön, då fackföreningar fungerar bäst om många i arbetsstyrkan arbetar på samma arbetsplats med liknande arbetsuppgifter under mycket lång tid. Fackföreningarnas relativa styrka i kunskapsintensiva yrken i Sverige beror på att fler känner att det har något att förlora jämfört med service- och produktionsyrken. Dessutom har medlemsantalen hållits uppe av att slå samman fackförbund. De fack som lyckats bäst är de som står för individuell service till medlemmen.

Vi talar ofta om att dagens personal vill byta yrke flera gånger. De sägs värdera annat än arbete. Så, varför inte ett kontor med en virtuell barnflicka som passar barn hemma medan föräldrar arbetar? Vad vill framtidens arbetskraft ha mindre av? Långa resvägar, trängas med folk, behöva lägga ut pengar på dyra kontorskläder, äta sluskig restaurangmat i centrum istället för på restaurang rutiga duken i hemmakvarteren. Vad vill de ha mera av? Gröna växter, allergifritt samt lugna kontor då fler kommer ha neuropsykiatriska funktionsnedsättningar som ADHD.

Åldersdiskriminering tas ofta upp på den svenska arbetsmarknaden. I dag finns dock flera generationer samtidigt ute på arbetsplatsen. De sista 40-talisterna, generation x, y, z och allt vad de nu kallas kan mycket väl jobba på samma kontor.

Varför? Det är recession, och särskilt de äldre medarbetarna ser att de gärna vill vara ute så lång tid de kan på arbetsmarknaden när pensionerna sjunker. Det ger kontoret olika kunskaper och ett behov av flera olika mötesplatser för mer informella möten så att inte en generation alltid har övertaget. Generation y vill mest av allt ha en engagerande arbetsplats och kvalitet på mötesrummet kommer lägst ned på listan. 40-talisterna prioriterar nästan precis tvärt om. Därför går kontoret ifrån att bara stödja arbete och processer. Det måste vara en sammanhängande, engagerande arbetserfarenhet som stödjer olika sätt att arbeta utan sömmar.

Medarbetaren på framtidens kontor måste vara:

Analytisk

Kritisk

Kreativ

Konnektiv

IT-avdelningen löses upp eller tappar åtminstone mycket inflytande. Datafolket är inte längre en egen grupp. Ekonomen måste även kunna IT.

Chefskapet förändras gradvis till att handla om resurskoordinering. I industrisamhället behövde chefen kunna leda en grupp som var lika i erfarenhet, men med olika personligheter — som ett gäng ingenjörer. Det fungerade när organisationen existerade i årtionden. Nu behövs det olika erfarenheter — in med en ingenjör, marknadsförare, produktutvecklare, psykolog i samma team, men de måste vara samspelta och sammankopplade. Det gäller att få teamet att fungera ihop, var och en spela sin roll och sedan gå vidare. Att gå vidare kan vara den svåraste uppgiften.

Det innebär en stark informationsstress att vara informationsnomad. En fråga hörs allt mer bland medarbetarna, jobbar jag här? Kommunikation och integration, där IT är chefens stöd — det är en av de stora utmaningarna!

SAP:s affärssystem hade hur många moduler som helst, men organisationer fick ändra sina processer för att fungera med programvaran. Det går inte längre. När kontoret omvandlas till ett nätverk av expertis utan stuprör, hur ska man finna expertisen? En av lösningar är ny mjukvara som Jive Social Business Software för att kontrollera informationsflödet när det växer. Från content till contentment. Strunt i var och hur, bara det är kvalitet färdig på deadline. Chefen överser kontinuitet och konsistens snarare än leder.

Ytans förbannelse

Hur ser då framtidens kontor ut?

Gå in på ett kontor på 2020-talet och vid en första anblick är det rätt likt dagens. Nej, inga robotsekreterare eller teleportationsmaskiner. Folk sitter vid skrivbord och träffas i konferensrum. Plattformen de flesta arbetar på kan ha växlat över till en smartphone stark som en PC även för tunga beräkningar som CAD CAM. Förmodligen används någon slags mus med tangentbord fortfarande för längre arbetsssessioner, för pekskärmar är för dyra och fungerar dåligt. Tala med system för röstigenkänning på datorn gör dig hes efter ett tag. Det kanske finns en 3D skrivare för att skriva ut modeller och enklare prototyper.

En interaktiv kontorsmiljö justerar temperatur, luftfuktighet, ljus och stolshöjd efter dina preferenser. Bara gå rätt genom en smart dörr som känner av ditt ID-kort eller din smartphone. En bot assisterar dig med att läsa dagens kalender. Telekonferenser med automatisk översättning och utskrift. Genom efterföljare till positioneringsprogram som Foursquare och Gowalla kan du veta vart du ska gå, vem du ska arbeta med och stämma möten. Både möten och spontana sammankomster är troligen välplanerade. Det går att jobba hemifrån, ute hos kund eller från en tillfällig plats som ett kontorshotell. Det är ett Plug and Play kontor som ställs in efter dina preferenser.

Varför kan jag vara så säker och specifik om hur framtidens kontor ser ut? Förutom några tekniska detaljer ser det ju redan ut så här i dag!

På högkvarteret i New York är 1.000 av American Express 5.000 anställda bara inne någon dag i veckan. De har ingen egen plats längre. AmEx kom på att de har en 51 våningar hög skyskrapa med placeringar efter ett senioritetssystem. De måste använda sin dyra yta bättre, 50 procent av tiden står kontorsytan tom då anställda är sjuka, på resa eller kanske ute på ett affärsbesök. Boston Consulting sitter i byar av anställda ordnade efter funktion och på Siemens finns inte längre några fasta platser längre.

Dyr yta betyder en boom för arbetsplatsutformning och är det dyrt att flytta så måste anpassningsbarheten vara enkel på arbetsplatsen. Standarder blir viktigare på möbler och IT-miljö. Bosti associates beräknade att 59 procent av arbetstiden läggs på tyst fokuserat arbete snarare än att samarbeta med andra. Sankt Gallens universitet beräknade att bara 10 procent av idéerna kom till under formella möten. Det öppna kontorslandskapet är informationssamhällets motsvarighet till löpande bandet där hjärnan ständigt laddas med nya intryck. Därför måste det avlastas. GlaxoSmithKline uppgav ett halverat mailande med snabbare beslutsfattande med fler informella möten utan fast plats.

Mycket dyr yta går åt att lagra papper, är kontoret papperslöst? Kontorspersonal lägger fortfarande 60 procent av sin tid på att hantera skrivna dokument. Sedan 1960-talet har konsumtionen av papper fyrdubblats och konsumtionen av kontorspapper sexdubblats. I dag ligger den årliga användningen av papper i genomsnitt på 200 kg/invånare. I början av 2000-talet gick skrivarna varma. Användningen av kontorspapper ökade ända till 2007, när det förbrukades mer papper i Sverige än någonsin tidigare. Nu har förbrukningen gått ned. Mindre papper används nu än i mitten av 1990-talet. Det är en kostnadsfråga förstås, men även om bättre skärmar att läsa på, smartare digitala dokument som kan ändras eftersom. Lagar kräver fortfarande att dokument ska lagras i tio år och då är papper säkrare.

Pressen från öppenheten gör att kontoret blir mer beroende av de som är dess minne. Därför ser vi så många överarbetade, vi är alla kontorister och får göra även deras jobb. Sekreterare togs bort på 90-talet, nu bort med administrativ personal som revisorn och advokaten. De har en specialiserad kunskap som går att automatisera just därför att den kostar relativt mycket. När fler funktioner blir automatiserade så läggs tyngden på att föregå behov, problemlösning och mänsklig interaktion.

Det flytande kontoret

Fördelarna från det öppna kontoret har diskuterats sedan minst tiotalet år: vi sparar in kostnaderna från teknikinvesteringar på hyra, underhåll och fastighetsskatter. I arbetet rivs tids- och språkbarriärer genom bättre kommunikation och det går att minska på personalstyrkan.

Vid det här laget har motreaktion mot det öppna kontoret — som också inbegriper båsen, då de inte är permanenta— nått en febrig nivå. Det finns ett otal artiklar i tidningar och affärspress samt studier i organisationspsykologi, som skriver att det öppna kontorets gemenskap har ett pris i arbetsro, personlig integritet och sjukdomssmitta på kontoret.

Fast det öppna kontorslandskapet är inte bara ett koncept som sålts in av entusiastiska arkitekter. Det efterliknar förstås det mindre företagets nära kontakter på kontoret, vilka kan upplevas som för nära för en äldre generation. Det slutna kontoret är för kostsamt, då det behöver mycket dyr yta.

Lösningen handlar inte om att försöka vara ett “öppet” eller “slutet” kontor, utan ett anpassningsbart kontor. Slutenhet när den behövs för utvalda medarbetare och avdelningar för att koncentrera sig. Öppenheten när det behövs fickor av samarbete i gemensamma utrymmen. Det flytande kontoret kan finna den rätta balansen.

Men var börjar och slutar kontoret och arbetstid med en mer flexibel, mer virtuell, arbetsplats? Hur ta bort alla konfigurationsproblem? Tänk på vilka problem som kan uppstå om min id-bricka inte kan tala med min stol eller konferensrummet inte är sammankopplat med min kalender. Vad händer när användares olika datamiljöer kolliderar? Trådlösa kontoret, jovisst, ytan under skrivbordet består fortfarande av ett råttbo av sladdar. Säker överföring av data — är det att ta över information på en USB-sticka? USB har blivit en standard genom sin bekvämlighet, vilket står över de allra flesta säkerhetshänsyn. När miljön blir smartare så kommer energibehovet för personlig teknik att stiga och leder till en ständig jakt på eluttag.

När den mänskliga ryggraden och minnet på kontoret försvinner behövs en IT- infrastruktur som ersättning. Microsoft lägger redan in Facebook och LinkedIn i Outlook. Men funkar dessa, de är ju inte gjorda för att fungera som ryggrad? Sociala medier har fördelen framför e-mail att bevara informationen i ett sökbart, delningsbart, uppdateringsbart flöde. Tjänster som Yelp kan vara en möjlig förfader till det här informationsflödet, där tjänster som Salesforce är ett mellansteg. Slutmålet kan bli det chefslösa kontoret, där apparna tar över den funktionen.

För tio år sedan var alla datorer desktop, det lever vi med fortfarande då vi använder skrivbordsmetaforer (som papperskorg, filarkiv). Nu blir mobiltelefonen det främsta sättet att använda internet på. Lägre kostnader ger fler sensorer i vår omgivning, mer programvara har öppet API och mer information kommer från sociala nätverk. Föremål har blivit mer intelligenta. Den intelligensen kommer att användas för att sända information till mobiltelefonen, där data processas.

Mycket sammanfaller tekniskt för en stor förändring, där datorer och telekommunikationer smälter samman till något nytt. Appar, tjänster och nätverk finns. Användarna finns. Mobiltelefonerna kan försvinna redan före de sista fasta telefonerna avskaffas.

William Gibson hade rätt i sitt klassiska citat: framtiden är redan här, den är bara ojämnt fördelad. Anmärkningsvärt så talar vi ofta som om informationsteknik, internet och andra disruptiva innovationer är något som kommer att ske! Troligen för att tanken om att förändringen är viss tidpunkt eller viss teknik är viktig för att kunna föreställa sig framtiden.

Förändringar sker gradvis. Kontoret försvinner inte helt plötsligt, utan det är en del av långsam utveckling. Utvecklingen hade inte behövt gå i dagens riktning. Brytpunkten låg troligen någonstans i början av 1990-talet, där IT användes för att förstärka och vidareutvecklade vissa värderingar och arbetsmönster som redan fanns ute i arbetslivet. Rester finns alltid kvar av tidigare uppfattningar, delvis för att olika lagar kräver det.

Kommer tekniken att skjuta människan åt sidan, att skapa ökad stress och ge mindre antal arbetstillfällen? Det är vad en del fruktar. Kommer kontorstekniken att berika och avlasta, att effektivisera och ge helt nya möjligheter? Det är vad många hoppas.

Framtidens kontor är det samlade resultatet av ändrad organisation, ny teknologi, ökad kapacitet, nya arbetsroller, ändrade arbetsmetoder och nya arbetsmönster. Det virtuella kontoret är inte vad vi behöver, om det slår igenom är det för att vi vill ha det.

Texten ovan gavs ursprungligen som ett tal för United Spaces.