自由工作者/遠端協作的好用工具推薦
當初算是意外的進行接案賺零用金,卻也以這個模式進行好一陣子,雖然比起很多低調厲害的自由工作者我只能算是沾醬油,但體驗了這段時間也是有不少心得,做個紀錄。希望能破解一些迷思,讓大家能更和諧的和自由工作者合作唷!
*由於自由工作者大部分是遠端和客戶合作,所以本篇也會涵蓋一些遠端合作的工作型態。
是的!Freelancer也有工作紀律!
自由工作者聽起來毫無紀律可言(?),但其實有幾個主要的工作型態,就我自己和朋友、同事有參與的列舉如下:
Part-time / Full-time
有許多freelancers是以工作時間計價,雖然不一定會明確寫在合約上,但時間的確是設計師計算報酬的直接參考。有些大型專案會希望設計師以full-time的形式投入,以確保項目期間設計師能專心在該案子上。除此之外,幾乎都是以hourly/daily/weekly rate為計算基礎,加上其他項目向業主收費,也就是偏向part-time性質。這兩種工作方式可能在實際執行上沒太大差別(即使是hourly rate也可能一天工作了8小時),但對於雙方對投入時段的共識、時間安排的彈性影響很大。因此,如果是非full-time性質的合作,設計師最好有一個計算工作時數的工具,將勞動時間具體化,減少溝通成本。
Timing幾乎可以追蹤你在電腦上的所有活動時間,結合了行事曆和個人時間管理,不用自己開始/結束時間段,能將結果匯出成excel給客戶。三種費用級距,一次性付費,一年內免費更新軟體。
Toggl偏向項目管理,強調工作時數和產能的關係,支援各種裝置和系統,很適合團隊管理使用。提供三種費用級距,按使用人數以年為單位收費。
Harvest像是進階版的Toggl,除了項目管理外,提供財務控管,並且接入各大生產力工具如Trello, Github, Zendesk等等,能將專案成果結合各種費用直接匯出成收據給客戶。有免費版本,並提供月費、年費兩種收費方式,很適合不連續接案的人,也不用一次就付出大額費用。
其他有人使用但我感覺沒那麼有特色的服務:OfficeTime、TopTracker(免費又簡單的工具)。
Temporary / Permanent contract
一般大家對自由工作者的認識都是短期合約,即使是大型專案的合作,也頂多3~6個月,工作關係會隨著專案而結束。但其實有長期合約的工作模式,一種是長期配合,用時數計算專案,月結金額。另一種是國外正流行的remote work職缺,其實就是正職工作,只是團隊為遠端合作,所以員工看起來也像是接案工作者一般自由。我思考很久正職類型到底算不算自由工作者,最後我認為正職的員工不僅工作有保障還能自由移動,以這個角度來看他們是自由的吧!越來越多大公司擁抱remote work模式,如InVision、Gitlab,也有新創基於成本考量提供較多remote的正職機會。有興趣可以多追蹤職缺。對遠端工作有興趣可以找找:We Work Remotely、Remotive。
On-site / Remote
雖然是專案工作,但我發現部分公司(尤其在台灣)還是「需要的時候人必須到辦公室開會」,因此還是把距離作為一個分類類型,這方面在一開始確認合作方式的時候也要問清楚。
團隊協作
開會工具
團隊間的協作會因為「公司全部是遠端」或是「只有你一個人遠端」而有非常不一樣的情境。如果是全遠端的公司,大家會對遠端的合作問題有心理準備,比較願意一起克服任何困難。而「只有你一個人遠端」的話,自己就要想辦法不造成其他人的困擾。遠端視訊會議工具最常見的是Skype,但Skype不支援多帳號登入(就會有公私帳號混用的情形,我個人不是很喜歡),且不方便分享檔案,實在不太推薦Skype。如果合作對象是使用Google的服務,會更推薦 Google Hangouts,同樣免費而且大部分人都有帳號,開會時間還能直接放到google calendar裡生成一個線上會議連結。如果合作的對象不使用Google體系、或是你想營造更簡單的一鍵開會專業流程,Appear.in會是很好的選擇。可以產生自己的會議室專用連結,只要把連結發送給客戶,客戶可以直接透過網頁和你線上開會,免費版本可容許一次最多4人同時進入會議室頁面。另外Zoom也是一個比較穩定的線上多人會議服務,只是Zoom需要每個與會的人都下載軟體安裝,對於自由工作者來說彈性較低。
安排會議時間
有時候跟不同時區的人一起工作,光是搞懂大家在哪個時間就非常麻煩,推薦跨時區時間工具Circa,用視覺化的方式讓所有人的工作時間一目了然,便於安排會議時間。至於同時和多個客戶合作的人,推薦使用Calendly先選擇自己可以的時段,再發送連結給客戶book會議時間。Google企業版的calendar也有類似的服務,可在自己的行事曆上加入appointment slots讓他人預約。
