《關於工作那些事》怎麼在公關業當一個好工讀生、實習生?

傍晚六點半,接近下班時間,我的hangout視窗震動,同事的訊息跳ㄢ出:「你們看看這個翻譯,我的媽啊!」她貼出了實習生翻譯的英文新聞標題和中文原文,的確非常糟糕,很明顯看出是把中文貼到Google翻譯之後的答案。

時間快轉到隔週的一個下午,組內會議中正職員工開始針對工讀生的工作狀態進行討論,也把幾點注意事項寫在雲端文件中,打算之後與他們溝通時作為主要依據。

時序進入三月,接下來五六月的畢業季後會有新人進入職場,而不少大學生也會把握暑假進入企業實習,以下是綜合我帶領實習生(工讀生)和自己當過菜鳥的心得,希望新鮮人進入職場不管是實習還是正職,都可以少走點冤枉路。

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態度>所有事

拋開「我只是來學習的」思維

許多人踏入職場工作,或去實習時,往往都抱持著這個心態,這並非100%的錯,但也不對。

想想大學的時候做分組報告,如果有一個組員說:我只是來學大家怎麼做報告的,你會想要找他一起嗎?當然不會,你想要找的組員(或是大家都搶著想要跟他合作的人)一定是那種:做PPT很厲害、上台報告不會怯場,或是很聰明會找資料的人。簡稱:有某種技能可以貢獻給整組的人!

企業是「做生意」的地方,老闆的邏輯很簡單:我找一群很厲害的人來幫我做事,賺客戶的錢(然後再付給員工)。所以他不會想要只找一個來「挖東西」(學經驗)的員工,即便他知道一個實習生、工讀生能做的事情能厲害到哪裡去?但心態永遠都是最重要的:你能貢獻多少給這份工作?

虛心學習職場上的所有事物,工作上的眉眉角角是必要的,可你絕對不是只是來學東西的。

你不只是一個工讀生/實習生/AAE

當你把自己當正職看待,你做事的邏輯和眼光會很不一樣。當一個實習生有機會參與週會,看到該組和客戶的所有信件內容,知道接下來有哪些活動,甚至加入腦力激盪,就是你該抓住機會好好發揮的時候。

曾經,我帶過的實習生,可以發揮創意寫新聞資料,並且成功說服媒體採用新聞資料、刊登,進而在社群媒體上流傳。那份成就感我想不是每份工作都有機會得到,卻會成為他一輩子難得的回憶。

如果你只把自己當一個打工仔,自然而然別人也會以此態度對你,「反正你也不用心對待你的工作了,我又何必花心思和時間教你呢?」這絕對是許多初中階主管的心聲,而當你拿出積極的態度,能夠學到的東西絕對更多。

如果你只把自己當一個實習生,你就永遠只會是一個實習生。

態度的兩大不二法門:主動、當責

想像整個公關公司是個巨大的齒輪結構,你只是當中的一個小螺絲,也許你覺得沒了你沒關係,可是有了你工作卻更加順利。這種故事你大概已經聽了上千遍都膩了,那讓我換個方式說:

實習生和工讀生的存在,是為了幫助整組更專注在重要的事物上。

我之前的主管曾分享過這麼一個故事,她研究所畢業後進入紐約某家公關公司實習,某天天氣非常冷,但因為在趕一個大型的提案,幾乎所有人進辦公室之後就沒有移動過,時間一分一秒過去,她不敢去打擾主管們,或是詢問他們有什麼可以幫忙的地方,怕打擾他們的工作思緒。

所以他想了另外一個方法,他拿出了小本筆記本,一一走到每個人的座位,詢問他們是否需要咖啡,正職員工露出鬆一口氣的微笑:XXX你怎麼知道我正需要咖啡!早上到現在還沒有時間出去買!我想要焦糖瑪其朵。

想像他如果直接走過去問:有什麼我可以幫忙的地方?對方一定會覺得不耐煩:我已經很忙了你還來煩我。可是一杯咖啡卻是他們目前最需要的,即便大家為了提案焦頭爛額,你卻幫助他們在過程中更加順利。

洞視團隊成員的需求,主動提出「解決辦法」。

當責這個字是英文的accountability,劍橋詞典的定義為:the fact of being responsible for what you do and able to give a satisfactory reason for it, or the degree to which this happens對於自己做的事物能負起責任,並且賦予一個令人滿意的理由,同時能夠達到令人滿意的程度)

即便只是一個工讀生,你能不能對於自己每天早上負責搜尋製作的新聞監測報告「負起責任」?分享正確的連結、知道每一篇新聞文章的重點,知道你「為什麼」照某個方式排列新聞順序。

管理好你的主管們

聽起來好兇的話,其實就是英文「manage up」向上管理。

你可能會有很多個「主管」——所有的正職都可能分配工作給你做,你會覺得自己「被搶」、「被撕裂」,一下子這個人找你,一下子那個人要你跑腿,這時候怎麼辦?為了避免你的主管們「打架」,或是搞得大家不高興(相信我真的有這種可能),以下是三個你可以參考的方法:

1. 清楚回報

不管辦公室是用什麼即時通訊軟體(LINE、Slack、Jandi、Hangout),為了避免「不知道在跟誰說話」,記得一定要清楚回報工作,舉例:

Hi Wendy,今日新聞監測報告好了,請review這個檔案(貼上檔案連結)。Hi Jenny,N客戶的XX報告我已經更新了相關新聞,總共有4條新增,請review這個檔案(貼上檔案連結),裡面的翻譯還請你幫我二次確認,謝謝。Hi Peter,我現在要先整理倉庫,更新倉儲清單,預計要一個小時。

(1) 分享雲端文件連結時,前面記得說明是哪個檔案,若只貼網址,對方還需要點開才知道是哪個檔案,搜尋也不好搜尋。

(2) 現有工作的更新,可以補充你更新了什麼,要請對方檢查什麼地方(一個特別的請求)

(3) 雖然是跟Peter說,但也是跟大家說你接下來要專注什麼任務。


2. 排定事情優先順序

這應該是所有的上班族都覺得很難的一件事,我承認即便到現在工作快五年了,依然還有一定程度的難度,可是人都是持續在進步的。

當年我在奧美公關當小AE時,主管就要我們善用To Do List(文具間還有印好的可以自行取用呢),寫下你當天被分配到的工作,你可以用一張紙或是一本筆記本來紀錄。

如果你還是新手,可以像準備大考排定讀書計畫一樣,把每個時間段寫下來(如下),請你的其中一個主管幫你看,甚至在任務的後方加註1、2、3、4,表示任務的重要性,如果有的任務並不是今天一定要完成,就可以排後面一點。

怎麼知道自己預估的工作時間對不對?除了自己的經驗累積,也可以詢問主管們怎麼樣工作會最有效率。

09:30-11:30 新聞搜尋 (1)
11:30-12:30 新聞報告修改
12:30-13:30 午餐時間
13:30-14:00 更新媒體報導報告Coverage report (2)
14:00-16:00 翻譯新聞資料
16:00-17:00 行政庶務、資料收發影印
17:00-18:30 網紅KOL搜尋for年度提案

3. 求救

好的工讀生/實習生會主動幫忙,甚至身上扛了許多任務,不過這並非完全是好事,當你手上卡了太多任務,反而整個組都會卡住了。

去年底有一次我的實習生和同事差點吵起來,當中實習生講了一段話至今我仍印象深刻:大家都這麼忙,我怎麼可能說我做不完?我只是一個實習生,就是你們做不完才會把工作分給我做啊!

我之所以鼓勵實習生、工讀生在接到任務初期,有遇到困難就必須「喊聲」的原因是,如果你不早點告訴大家:我忙不過來了!我無法完成我手上三件工作。那麼最後一定會有工作無法如期完成,與其如此,早點告訴大家才能一起想辦法解決,並且調整你身上的工作量。

此舉絕對不是「推工作」,而是「早點預防開天窗」的方法。


有時候正職間都會開玩笑說:當實習生真好,來玩玩領個薪水,也不用擔什麼責任。開玩笑歸開玩笑,如果真的想要在職場這條路上走得順遂,是保有如實習生剛進職場的熱忱,但視自己如團隊的一份子,堅守崗位並照顧其他隊友,這個組才能走得長,仗才能打得久。

Wendy Chang 張雅鈞✈️

Written by

左手寫媒體寫公關,右手點戲點電影,翻譯遊走語言間,紅白拖要不停走。Blogger & Translator. Serving Netflix in PR agency. Twitter: @wendychang1114; IG: wendywrity

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