【裁員二部曲】夾縫中求生，裁員執行與務必留心的眉眉角角。
講到裁員，許多HR的心聲肯定是：「我也不願意阿~~」手上雖然已有了規劃好的裁員方案，像是裁員名單以及相關配套措施，但隨著執行的日子越來越近，還是緊張到胃抽筋😫。因為任誰都不樂意佈達這個會令人感到驚愕、沮喪、憤怒甚至各種負面情緒交雜的裁員消息。本篇就來聊聊裁員執行，我們該留心的那些眉眉角角。
規劃的存在目的就是讓我們在執行的過程中能夠更加順利，執行的順利與否直接影響到員工觀感、企業形象的形塑，因此執行本身就是整個裁員計畫的關鍵。別忘了，規劃的再好，執行不到位，到頭來也是一場空。
裁員的執行的重點在於程序（形式）與溝通，如：宣布裁員名單當天的程序安排（Announcement Day）以及對於各類型員工或外界媒體的溝通。
你該留心的眉眉角角
裁員執行日（Announcement Day）
★ 知會受影響的員工
- 告知的形式：該用E-mail告知、線上告知還是面對面告知？一次性的告知所有受影響的員工還是一個一個告知？考量的因素有人數（受影響的人數如果太多，一個一個告知或許存在執行上的困難），地域性（受影響的員工如果是遠端工作，甚至有可能是海外的員工，那面對面告知會有成本增加的問題），文化（在美國，一封E-mail下來請你打包走人的訊息可能是常見的情況，但在亞洲，情況可能大不相同，所以還是要考量當地的風土民情），而文化不僅限於國家，也跟公司文化有關係。原則上，在台灣常見的處理方式，還是會顧及受影響的員工顏面，盡可能做到個別與非公開的當面告知方式（雖然大家免不了會在私底下傳來傳去😂 ），而面對面的說明主要是給受影響的員工有被尊重並抒發心情的空間與時間。因此，在執行上，一個獨立且安全的會談空間也是可以留心的地方。
- 誰該負責告知：負責溝通的常見對象是領導人（CEO or GM）、部門/直屬主管、HR，如果是採全面一次性的告知，如：全體員工的告知，通常會是由公司最高領導人來做溝通，接著受影響的員工個別會收到E-mail或其他形式的通知。如果公司有安排直屬主管與受影響員工的會談，建議HR可以參與或旁聽會談，一來，可以居中協調，避免主管與受影響員工一言不和，產生額外的爭議。二來，HR也可以針對該員工的權利義務做第一時間的回覆，同時讓該員工了解公司提供了哪些額外的資源與協助。
- 溝通的內容：原則上，針對公司全體員工，會說明目前的公司經營與財務情況、裁員的原因、裁員的範圍與決策因素並點出公司短中期的發展策略，最重要的是肯定並感謝員工的付出。領導人在這個階段必須勇於承認錯誤，盡可能回應員工的問題，甚至做出部分的職務上的調整，非常不容易，leadership should share the pain too，這對在第一線奮鬥員工的感受有著很大的影響，以上是針對公司領導人的溝通建議。如果是主管要跟員工進行溝通，可著重在這是公司整體的決策並非針對個人做出的安排，也就是「不是你不好，是我們現階段真的不適合」，也明確表達對於員工過往付出的感謝，並清楚說明下一步該如何進行並了解該員工的想法。有些主管很有心，也會提到說自己願意寫推薦函給該員工，讓員工真實的感受到這次的決策並非是針對他個人，而是來自公司的通盤考量。
- 知會的時長：時間是在執行上一個非常需要關注的項目，公司領導人需要多少時間來涵蓋大家關心的議題，另外，是否有將問答（Q&A）的時間涵蓋在內。如果是針對受影響員工的個別溝通，需要考慮該主管底下有多少人受影響，一一告知的話，每個人應該要分配多少時間，也要考量會議與會議間的間隔時間。原則上，建議整個溝通過程必須有效率，不希望時間拉得過長，像1小時以上的會談，容易讓雙方感到疲憊，造成對話失焦，最後只淪為情緒的抒發。
★ 終止雙方合作關係
- 取消員工權限：常見的項目有回收門禁卡與公司設備、取消E-mail帳號、取消共用檔案與資料庫使用權限、取消內部通訊軟體權限等。在執行這些項目時，需要考慮到該職務是否需要交接時間以及資料權限等級的設定，如：限制只能閱讀或是具有複製或刪除資料的權限設定。除了以上，有些公司會保留內部通訊軟體讓受影響的員工能夠跟其他的成員say good bye，這是出於善意的行動，但有時善意可能會被誤用，讓內部通訊軟體成為了擴散負面訊息並影響其他夥伴日常工作的工具，建議考量公司規模與文化再決定是否要保留員工使用內部通訊軟體的權限。
- 配合政府文件與通報要求：像是必須要員工正式離開的10天前完成資遣通報，內容像是受影響的員工名單及個人資訊，是否需要公立就業服務機構協助轉職或職業訓練等。另外，若到了員工正式離開當天，HR必須於當日完成退保並提供相關證明給員工。
- 回收離職文件：常見的文件為裁員通知書與協議書，內容包含資遣緣由、生效日期、資遣費、預計發放日（應結清薪資與預計發放的資遣費），也會在書面上條列雇主與員工在離職上所應完成的權利義務。公司所提供的種種文件，最好能夠讓員工簽名作為確認，同時提供副本給員工作為留底，以避免爭議。關於回收離職文件，這經常被視為HR在執行階段的重要指標之一，務必有效率的完成唷。
- 給予必要協助與額外支持：公告裁員後，必要的協助像是協助員工收拾或領取個人物品，提供非自願離職單並貼心地附上失業給付與提早就業獎助津貼請領的相關資訊。額外支持的內容可以參考【裁員第一輯】當裁員變成To-do list，我該如何開始？執行階段的重點，在於清楚的指引員工並針對他們的需求提供相對應的訊息。畢竟每個人在得知這個消息後，會因為自身家庭情況與經歷，而產生不同的反應。
在執行層面，除了程序、文件這些硬梆梆的東西之外，我們不得不留心的是「溝通」，良好的「溝通」，會讓我們的執行立於不敗之地。相反的，不良的溝通會讓執行功虧一簣，不論我們在規劃與執行上付出了多少努力，都有可能被對方忽略，其中的善意也有可能被曲解。
大哉問！那裁員的溝通怎麼做？
裁員時的溝通其實有幾種類型，根據對象來做區分：
- 被裁員影響的員工本人/群體：這塊是許多主管最不想面對的部分，想到要告知一起共事已久的員工，「明天開始，你就不用進來公司了。」是否讓許多人心生退卻，最後延遲溝通的時機。甚至在溝通時，拖泥帶水，給予對方不應該有的期待與無法兌現的承諾，造成彼此更多的困擾。在面對員工時，我們必須協助員工正視這是公司的決策，並非針對員工個人的決定。要讓員工有機會可以抒發心情，但適時的要把重點拉回來，也就是目前我們該完成的事項有哪些，以及適度的關懷員工的下一步，說明我們可以提供的協助等。這絕對不是一個容易且輕鬆的對話，建議自行準備講稿，或提供溝通重點給需要負責溝通的主管們，透過積極地準備來減緩他們的壓力。
- 沒被裁員影響到的員工本人/群體：這塊是大部分的人最容易遺忘的部分，不難理解為什麼我們很容易將注意力放在受影響的員工上，因為他們是直接受影響的一群人。但事實是，沒被影響到的員工是即將跟公司一起共度難關跟創造未來的群體，這群人怎麼想、怎麼做？決定了公司在歷經裁員決策後，是否能夠快速站穩腳步，面對市場上的挑戰。如果可以理解上述觀點，那針對這群體的溝通，其重要性是不言而喻的。溝通的重點在於，除了理性的說明裁員的決策過程，也必須誠摯的表達對於被迫離開員工的感謝，說明公司是如何協助被裁員的員工以及身為同事的各位，可以在這件困難的情境下付出什麼行動。裁員名單中很有可能包含這些員工的同事甚至是好友，這些留下來的員工也在觀察公司是如何對待裁員名單中的員工，而這將會間接影響到他們是否要繼續留在這間公司的決定。公司必須理解的是—如果今天公司的裁員行動不符合員工的期待，員工也是有選擇離開的權利。
- 外部媒體：裁員之於一間有規模以及意圖永續經營的公司來說是一個重大的決策，不意外的，這個決策不僅需要對於內部員工說明，也需要準備回應外界的提問。有些公司採取主動積極的方式，如提供新聞稿，讓外界能夠有一致的訊息，減少臆測。有些公司並沒有主動詔告天下，但肯定也是需要經過沙盤推演，適當的回應外界的提問。對於外部媒體的溝通，訊息通常來自公關部門、發言人或CEO本人。溝通的內容，會說明裁員原因以及給予員工的協助，如：資遣費的計算基礎、協助轉職方案，是否有提供資遣員工重新加入的機會（當公司營運狀況回穩時）等。說明這些的原因是希望在負面訊息上增加一些正面的行動，減輕這個決策帶來的負面觀感。畢竟，一間希望可以長久發展的公司，裁員只是一個永續經營歷程中的逗號，並非句號。往後還得面對客戶、潛在客戶、應徵者、潛在應徵者等，因此裁員消息散播的內容與方式也是該留心的地方。
我自己認為「溝通」是裁員執行過程中的大魔王，因為沒有絕對的答案。同時，溝通也是HR最難控制的環節，比如說把講稿提供給主管了，但還是很有可能會脫稿演出。如果針對裁員溝通，提一個關鍵的成功要素，我認為是「一致性（Consistency）」，為什麼呢？第一個原因是，一致性代表真實性，這是一件會影響到員工生計的決定，在走到這一步時，員工肯定會想了解公司是否真的碰到了困難，是什麼瓶頸讓公司做出這個決定？所以溝通裁員的原因時，之於員工、外部媒體或其他對象給予的訊息能夠達到高度的一致，會讓人產生真實的感覺。第二個原因，是言行一致，leadership should also feel or share the pain，這會帶給員工一種管理團隊與我們員工站在一起的正面感受。講個言行不一致的例子，今天管理團隊決定裁員，同時也實施成本緊縮政策，要求員工盡量不要出差，如果真的有必要出差，只能坐經濟艙。但員工發現高階主管還是常常出差，而且艙等還是頭等艙，沒看到主管們在成本緊縮上有任何行動跟改變。這樣的情況，釋放的訊息是「你的同事被離開了，但與我無關。你的權利被限縮了，但與我無關。因為我們不一樣。」不難想像，這樣不一致的溝通，會讓基層員工對於決策者心生不滿，最後，肯定是兩敗俱傷。
本篇分享了執行上可以留心的眉眉角角。裁員執行，時時刻刻考驗著HR的硬實力與軟實力，雖然這件事情我們都不想遇到，遇到時可能也不是在你的預期內，我們仍可以留心在每個環節，讓公司放心，員工感到貼心。
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參考資料
https://timesofindia.indiatimes.com/blogs/voices/how-to-support-remaining-employees-after-a-lay-off/
