「美餐宴请」产品说明书-企业管理员版



1. 「美餐宴请」介绍

「美餐宴请」是“美餐 meican.com”旗下的企业商务宴请管理平台。借助自主开发的 SaaS 产品和线下服务体系,帮助企业解决商务宴请、外出就餐等场景中存在的痛点。满足企业在真实合规、简化报销、成本管控和数据分析等方面的需求。

2. 「美餐宴请」企业管理后台

2.1 总述

经过企业授权的管理人员通过 Web 登录“企业管理后台”进行相关管理操作。
 与「美餐宴请」进行过系统对接的企业,根据对接的协议,可部分或全部在自有系统中进行设置。

2.1.1 网址

网址是:https://yanqing.meican.com

2.1.2 登录

企业管理员无需注册。预留的手机号码即是用户名,通过短信验证码进行登录。登录后,除非点击“退出”或清除浏览器 Cookie 信息,无需再次登录。请尽量避免使用公共电脑登录,及时退出。

2.1.3 功能

通过后台可以实现的功能有:

  • 订单(含需报销)查询和导出;
  • 增加、修改和删除“宴请标准”;
  • 增加、修改和删除“成本中心”;
  • 增加、修改和删除“宴请类别”;
  • 增加、删除、修改员工信息,为员工修改“宴请标准”、“成本中心”等。

2.2 宴请标准设置

2.2.1 “宴请标准”的定义

“宴请标准”是一个管理维度,用来限制某个员工的消费中,多少金额是由企业支付的。企业支付的部分由企业直接与美餐进行结算,而无需员工报销。
 当员工某个订单消费超过“宴请标准”,则需要自行垫付。垫付的形式是在 App 内通过“微信/支付宝”等在线支付工具,付款给美餐。自行垫付的部分,企业可根据管理需要,自行规定是否可报销。
 每个员工均需要匹配一个“宴请标准”。

2.2.1 增加“宴请标准”

2.2.2 修改或删除“宴请标准”

删除时需要确保已经没有员工在使用该“宴请标准”

2.3 成本中心

2.3.1 “成本中心”的定义

“成本中心”是一个管理维度,用来区分每个订单所属的会计类别。每个员工可以分配一个或多个成本中心,在申请时需要选择一个。

2.3.2 增加“成本中心”

成本中心由“负责人”、“预算”、“预警金额”等构成,当该成本中心本月消费达到“预警金额”时,负责人会收到一条应用内提醒。

2.3.3 修改和删除“成本中心”

当某“成本中心”被分配给某个员工时,则不可以删除。


 【图片】

2.4 宴请类别

2.4.1 “宴请类别”的定义

“宴请类别”是一个管理维度,用来区分每个订单的类别。例如,可设置为“内部聚餐”、“外部客户”等。

2.4.2 “宴请类别”的增加、修改和删除

目前版本不支持“宴请类别”的增加、修改和删除,默认的类别是:“内部用餐”、“外部客户”和“学术会议”。
 但可设置“宴请类别”员工在申请时是否可选,如有需要可联系美餐人员进行设置。

2.5 企业设置

企业设置中的设置项,会影响企业所有员工。当其他设置与本设置冲突时,以本设置为准。

2.5.1 报备设置

“报备”即审批,可设置为:

  • 报备自动通过:即企业内所有员工的消费行为无须审批。
  • 审批人设置下属报备是否自动通过:可单独设置某些员工自动通过审批。
  • 不允许报备自动通过:禁止所有员工的申请自动通过,即使在员工信息中设置为“报备自动通过”。

2.6 员工管理

2.6.1 员工信息

员工信息包括如下内容:

  • 姓名:建议填写真实姓名,也可使用英文名称或花名。
  • ID:这是该员工的唯一识别码,企业可据自身管理规则定义。
  • 员工手机号:这是员工登录 App 的用户名,并会以此获得登录验证码。
  • 宴请标准:从已经设置的“宴请标准”中选择一个,该员工的消费将必须遵循该“宴请标准”规则。
  • 审批人:从已经设置的员工中选择一位作为该员工的审批人。
  • 报备是否自动通过:即设置为审批是否自动通过。“审批是否通过”会优先遵循“企业设置”中关于审批是否自动通过的设置。
  • 系统角色:“员工”不能进入企业管理后台,“管理员”可以进入企业管理后台。

2.6.2 增加员工

  • 手动添加员工
  • 批量添加员工
     当员工人数较多时,可提供 Excel 文件交由美餐批量导入。提交的 Excel 文件至少包含 2.6.1 所述的字段。
  • 系统对接
     当企业的员工管理系统与美餐对接后,无需进行人工添加或删除。

2.6.3 修改和删除员工

  • 手工修改和删除
     点击员工列表页,该员工行,最右侧“编辑”。即可进行信息修改。
     您还可以通过输入员工姓名的方式进行搜索。
  • 批量修改和删除
     当涉及员工人数较多时,可将员工信息进行重置。向美餐提供最新的员工信息 Excel 文件,由美餐批量操作。提交的 Excel 文件至少包含 2.6.1 所述的字段。
  • 系统对接
     当企业的员工管理系统与美餐对接后,无需进行人工修改或删除。

2.7 订单明细

进入后台点击左侧列表中的“订单明细”即可进入。默认显示所有订单。

2.7.1 订单查询

支持查询的维度包括:

  • 员工姓名;
  • 买单时间范围;
  • 成本中心;

可以多维度或一个维度查询。

2.7.2 订单导出

在订单明细页面右上角,点击“导出”按钮即可自动下载 Excel 文档。
 如果已经进行了筛选,会自动导出筛选后的结果。

3.「美餐宴请」App

3.1 总述

「美餐宴请」是“美餐 meican.com”旗下的企业商务宴请管理平台。借助自主开发的 SaaS 产品和线下服务体系,帮助企业解决商务宴请、外出就餐等场景中存在的痛点。通过帮助员工减少或免去个人垫付、报销流程等来提升效率,帮助企业为员工提供更好的体验。

3.1.1 App 支持的操作系统

「美餐宴请」App 目前支持 iOS 9.0 或更高版本,Android 5.0 或更高版本。

3.1.2 「美餐宴请」 App 下载

您可以通过 App Store 、Google Play 商店、豌豆荚等应用商店免费下载和使用。

3.2登录

3.2.1 允许 App 通知

App 会请求允许通知,请“允许”

3.2.2 登录方法

员工通过向企业预留的手机号码及短信验证码登录。
 出于安全原因,登录成功后一段时间未操作,可能需要重新登录。

3.2.3 登录失败

如果提示“没有找到此员工”,则表示填写的手机号码,企业并未为它注册。请联系企业管理员。

3.3 界面说明

登录之后您将看到如下界面:

3.3.1 选择城市

在使用之前,请先选择将要进行消费的城市。

3.3.2 我的宴请

这里是主界面,列出了您尚未完成的订单。包括未审批、未买单及未报销的订单。

3.3.3 待处理

如果你是一个审批人,那么所有待审批的订单都会在这里出现。

3.3.4 头像

点击头像即可进行个人设置、订单查询、审批处理历史查询等操作。

3.3.5 发起宴请

如果你要开始一个新的订单,请点击右下侧的“+”

3.4 功能说明

点击头像,您即可进行个人信息修改,查看宴请历史,查看已审批的订单等。
 您还可以通过点击“联系客服”与我们取得联系。

3.4.1 个人信息

进入个人信息,您可以:

  • 更换一个更好看的头像;
  • 查看审批人、可以选择的成本中心、宴请标准等;
  • 退出当前帐号。
名词解释:
  • 宴请标准:指企业为员工设置的消费上限,在宴请标准内由企业直接支付给美餐,超出后需由个人支付给美餐。当宴请标准为 0 时,就表示所有消费需要由个人先垫付,然后再走企业规定的报销流程。
  • 成本中心:是一个管理维度,用来区分每个订单所属的会计类别。每个员工可以分配一个或多个成本中心,在申请时需要选择一个。

3.4.2 历史宴请

可以查看所有操作过的订单。分为 2 类:

  • 普通宴请:是指消费金额在宴请标准内的订单,这部分订单都是由企业支付给美餐的,员工无需报销。
  • 超标宴请:是指消费金额超过宴请标准的订单。如果规则是员工先行垫付,然后走报销流程。那么所有订单都会在这里。SGS 的员工都会是这种类型。

3.4.3 已处理

如果您是一个审批人,那么曾经审批过的订单都可以在这里查询到。包括已同意和已拒绝的订单。
 还未审批的订单,可至主界面右下角选择“待处理”。

3.4.4 选择城市

在主界面左上角点击城市名称,即可进入选择城市界面。
 系统会自动定位您所在城市,直接点击即可。
 您还可以点击右上角 🔍 ,输入城市名进行搜索。

3.5 使用流程

3.5.1 使用流程概述

序号 操作 1 发起申请 2 选择和修改餐厅 3 审批 4 买单 5 收取发票 6 报销

3.5.2 发起审批

  • 点击主界面右下角的“+”开始;
  • 填写宴请事由、宴请人数、成本归属、参与者、宴请类型;
  • 选择一个计划消费的餐厅;
  • 点击“报备”,即可发起审批。是否需要审批由您企业设置决定。

3.5.3 审批

根据企业设置,如果您的订单需要被审批,审批人会立即收到一条应用内消息。(请允许 App 的通知请求)
 审批人也可以在“未处理”中看到这条消息。
 审批人可以查看申请的细节,包括宴请类别、宴请事由、宴请对象、就餐人数、成本归属等,判断是否同意。

3.5.4 选择和修改餐厅

您可以在完成买单之前任何时候,选择和修改餐厅。

  • 选择餐厅的情形:

在首页的“我的宴请”列表中直接修改:

点击该订单,在该订单详情页中修改:

点击买单,在买单页面中修改:

  • 餐厅筛选和排序: 在餐厅选择页面,进行餐厅筛选和排序: 您可以根据商圈对餐厅进行筛选;

您可以根据人均、距离等对餐厅进行排序;

  • 餐厅搜索:

点击右上角 🔍 来进行搜索
 如搜索“上海”“华山医院”附近的“日本菜” 等。

  • 点击某个餐厅,进入餐厅详情页。点击“选择餐厅”即可。

您还可以在这个页面中,点击电话,拨打后预定座位。点击地图,查看餐厅地理位置等。

3.5.5 买单

  • 进入买单页面:

在首页点击已审批订单旁边的“买单”按钮;

或者,点击一个已审批的订单,在订单详情页点击“买单”按钮。

  • 确认餐厅

这是您买单之前最后一次修改餐厅的机会,您可点击餐厅右侧修改图标,进行餐厅修改。

  • 输入消费金额

与服务员确认消费金额后即可输入。

  • 开始买单

目前美餐宴请与大众点评合作,可以进行“闪惠买单”。点击底部“闪惠买单”按钮。
 点击后会列出本次订单的消费信息,予以确认。
 根据合作形式不同,每个企业显示的内容可能不一样。

  • 付款给美餐

如果消费金额超出“宴请标准”或者公司规定个人全额买单后报销的,则需要您个人先付款给美餐。
 目前支持“微信”和“支付宝”两种线上支付方式。如果您有公司的商务卡,请先在微信或者支付宝中绑定。

  • 闪惠买单

您付款给美餐后,会自动跳转到“闪惠买单”确认页面。您无需输入金额,请不要勾选优惠信息,否则会导致买单不成功。

点击底部“ XX 元 确认买单”,再次点击“ 确认支付 ¥XX” 即可完成向餐厅付款。

向服务员展示“买单详情”页面,声明已通过“大众点评闪惠”买单。

买单详情页面有时刷新较慢,需等待 10 秒左右。

3.5.6 获取发票

付款完成后,请让餐厅开具等额发票。并带回公司走报销流程。

4. Q&A

4.1 如何与美餐宴请建立联系?

您有任何问题都可以可通过 4009–199–444 与我们取得联系。
 时间:每天 8:00–22:00,春节除外。

4.2 餐厅拒绝“闪惠”付款怎么办?

  • 餐厅已经与大众点评签署合约,理应支持“闪惠”付款。如果经过沟通仍拒绝,请与我们客服联系。
  • 客服会立即致电餐厅进行沟通。
  • 沟通结束后客服会通知您(大约需要 5 分钟),如仍不成功,请先行付款离开。已经付给美餐的款项会在3天内退还,美餐会协助证明该笔订单真实有效。客服之后会与大众点评交涉,对餐厅进行处罚。同时会将该餐厅从美餐中下架。

4.3 餐厅无法/不愿开具发票怎么办?

  • 开具发票是餐厅的法定义务,应当开具实际付款金额的发票。如经过沟通仍拒绝,请与客服联系。
  • 客服会立即致电餐厅进行沟通。
  • 沟通结束后客服会通知您(大约需要 5 分钟),如仍不成功,请先行离开。可使用其他餐饮发票替代,美餐会协助证明该笔订单真实有效。客服之后会向当地税务机关举报,对餐厅进行处罚。同时会将该餐厅从美餐中下架。

4.4 对餐厅的服务或餐品不满意怎么办?

  • 请您致电客服反馈。
  • 经客服核实,且影响较恶劣的,会立即下架。
  • 该餐厅多次被投诉服务或餐品问题时,也会被下架。

4.5 付款金额错误怎么办?

  • 请您立即致电客服反馈。
  • 如尚未付款给餐厅,客服会安排为您退款,大约3天退回原支付账户。
  • 如已付款给餐厅,客服经核实确未消费后,会为您安排退款。安排退款后大约需要 3 天退回原支付账户。
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