在工作上,不管是新近菜鳥或是資深老鳥,都有可能遇到問題、遇到棘手的情況,這時就要尋求主管的協助!而如何問、如何請教,就很重要了,今天與大家分享向主管問問題的小Tips
1. 請保持「有問題很正常」的心態
還是菜鳥時期的我,遇到問題時,常常會自我懷疑自己的能力,也會自責自己怎麼都不會,甚至是逃避問題。大家一定要有一個健康的心態「有問題很正常」。有問題不會被笑,也不會被主管質疑。將自己的問題提出,尋求協助,才是負責任的表現!如果明明不會,卻硬要自幹,導致問題延誤被解決,才真是嚴重!就算提出問題真的被笑、被質疑,寧可現在被罵,也不要讓問題到無法挽救的地步時才提出。
2. 釐清現況與問題,找出可能的原因
遇到問題當下,可能會慌張、不知所措。但首先要冷靜下來,梳理現在遇到的情況,釐清事發經過,大家可以用以下架構來思考:
● 發生什麼事
● 為什麼發生
● 導致什麼結果
● 我(建議)該怎麼做
如果可以自己解決的、或是能夠透過Google查詢到資料的,可以先自己解決。但如果問題確定需要協助處理,先把問題可能發生的原因找出來,並先思考幾個可能的解決方法,思考完後再尋求主管的協助。
3. 邀請主管討論問題:
問題分為緊急與不急,依照緊急程度來約主管的時間。
A. 緊急且重要:
走到主管旁邊說:「我現在遇到一個緊急且重要的問題,需要占用你5–10分鐘,請問你現在有空嗎?」
讓主管知道這是緊急重要的事,希望主管先放下手邊的事現在處理。
B. 不急但重要:
看主管的行事曆空檔,約主管一個小會議,並且口頭和訊息再通知主管一聲。因為主管不一定是隨時都有空,所以先約主管一個時間來討論,是比較有禮貌的做法。
4. 向主管說明問題:
在和主管敘述問題時,請從大到小說明,從背景、事發、現況來說明。以下我提供幾個說明範本,大家可以依照自己的情況做調整。
● 說明背景:客戶的需求是____、專案目標是____。
● 切入問題:「目前處理到____的部分,因為_____,所以發生了____。」、「我想要做出_____,但是遇到____的情況」
● 可能作法:「我有先找可能的原因_____。」、「針對這個問題,可以的解決方法_____,想請主管確認這樣解決可以嗎?」
5. 抱持著好奇心與負責任的態度
每一次的問題發生,都是很好的學習,面對問題時,抱持著好奇心,好奇問什麼會發生,探索可能的原因。並為問題負起責任,好好的解決它,並且避免下次再發生!
以上是這次跟大家分享的如何向主管請教問題!希望大家都很與主管有很好的溝通。如果對於問主管問題,還是心生恐懼也別緊張,這需要時間和經驗的累積與磨練,相信再多練習幾次,你一定可以表現得很好!