Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и процессы:

1. Модуль «Конвертация Word в PDF»;

2. Решение «Выгрузка файлов в zip архив»;

3. Процесс «Информационно-справочные документы».

«Конвертация Word в PDF»

После подписания документа возникает необходимость ограничить возможность распечатки Word версии файла документа. При этом необходимо, чтобы из системы можно было распечатать только подписанную версию файла без возможности внесения правок. Для этого реализован модуль конвертации Word файла в формат PDF. По решению о подписании или регистрации документа в файл проставляется факсимиле подписанта либо штамп и файл конвертируется в формат PDF. Предыдущие Word версии файла при этом скрываются.

Модуль конвертации поддерживает следующие возможности:

1. Конвертация файлов формата Word, Excel и др. в формат PDF по определённому решению;

2. Обратная конвертация по решению (откат до последней версии Word или Excel файла и удаление версии PDF);

3. Конвертация в PDF в отдельное поле файлов. Позволяет оставить доступ к файлу формата Word и правкам всех согласующих лиц в нем, для определенной группы пользователей. Другие пользователям при этом будет доступна только PDF-версия файла;

4. Конвертация в двухслойный PDF, что позволяет осуществлять полнотекстовый поиск по файлу;

5. Поддерживается возможность сообщить пользователю принимающему решение конвертации о непринятых правках по документу. Пользователь может либо принять правки либо отказаться от конвертации (решение не будет принято).

«Выгрузка файлов в zip архив»

Данное решение упрощает возможность выгрузки файлов из карточек. Функция особенно удобна, если необходимо выгрузить все файлы, к примеру, за определенный срок или по определенному контрагенту. Для этого в списке документов нужно выделить желаемые карточки и нажать на кнопку действий по документам:

По выбору пункта «Выгрузить файлы» открывается стандартное окно браузера для сохранения/открытия файлов:

После скачивания, будет создан zip-архив с файлами из полей-файлов выбранных карточек.

Также, выгрузка файлов в архив может быть реализована и из карточки, из любого поля файлов. Для этого в поле добавляется соответствующая иконка, по нажатию на которую происходит выгрузка всех файлов в данном поле:

Процесс «Информационно — справочные документы»

Основная цель внедрения данного процесса — автоматизация потока информационных документов, требующих утверждения и регистрации. Фактически процесс является универсальным и может быть использован для разных видов информационно-справочных документов. Например, это могут быть реестры, сметы, нормы, отчеты, план-графики, ведомости, описи и многие другие типы документов.

Карточка информационно справочного документа выглядит следующим образом:

Схема процесса:

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
 Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01