Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и процессы:

1. Возможность переписки между кампаниями холдинга с помощью модуля «Интеграция входящих и исходящих документов»;

2. Возможность «Отображение последней версии файлов, измененных Инициатором»;

3. Блок «Заявки», процессы «Заявка на пропуск» и «Заявка на сим карту».

«Интеграция входящих и исходящих документов»

В случае, если в системе WSS Docs работает несколько компаний холдинга, с помощью данного модуля можно автоматизировать процесс отправки исходящего документа в одну или несколько компаний. Для этого, на этапе регистрации исходящего письма, Регистратор в карточке имеет возможность выбрать в какие компании необходимо направить письмо и каким адресатам:

При сохранении карточки исходящего, в выбранных компаниях холдинга создаются карточки входящих документов и оповещаются соответствующие Регистраторы. Информация по созданным входящим карточкам автоматически обновляется в таблице, в карточке исходящего письма:

Важно отметить, что данный модуль может использоваться не только в рамках процессов входящих и исходящих документов. Например, возможно реализовать автоматическое создание договора в одной компании холдинга (филиала) на основании договора из другой компании холдинга.

«Отображение последней версии файлов, измененных Инициатором»

По итогам согласования, Инициатор имеет возможность доработать файл — внести правки. После внесения правок документ, как правило, отправляется на повторное согласование одному или нескольким согласующим. Чтобы согласующие всегда видели последнюю версию документа «от имени Инициатора» в карточку добавляется новое поле «Последняя версия Инициатора», которое располагается под основным полем с файлами документа.

При внесении Инициатором изменений в файл документа и последующем сохранении или обновлении карточки, в поле «Последняя версия Инициатора» указывается ссылка на актуальную версию файла документа с внесенными Инициатором изменениями.

Если в основном поле файлов указано несколько документов, то в поле «Последняя версия Инициатора» отображаются ссылки на последние версии файлов, изменённых Инициатором.

Блок «Заявки»

Процесс «Заявка на пропуск»

Секретарь создает в системе заявку на пропуск, указывает тип пропуска, данные посетителя, время пребывания и отправляет на согласование. Директор по корпоративным коммуникациям проверяет указанные данные заявки, согласует заявку и передает её на оформление пропуска Специалисту отдела безопасности. Специалист отдела безопасности исполняет заявку.

Процесс «Заявка на сим-карту»

Сотрудник создает в системе заявку на выдачу сим-карты, указывает лимит, обоснование выдачи, а также необходимость подключение дополнительных услуг. После чего сотрудник отправляет заявку на согласование. После согласования заявка отправляется специалисту отдела поддержки инфраструктуры на исполнение. По результатам готовности сим карты оповещается сотрудник, инициировавший заявку.

Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и процессы:

1. Возможность переписки между кампаниями холдинга с помощью модуля «Интеграция входящих и исходящих документов»;

2. Возможность «Отображение последней версии файлов, измененных Инициатором»;

3. Блок «Заявки», процессы «Заявка на пропуск» и «Заявка на сим карту».

«Интеграция входящих и исходящих документов»

В случае, если в системе WSS Docs работает несколько компаний холдинга, с помощью данного модуля можно автоматизировать процесс отправки исходящего документа в одну или несколько компаний. Для этого, на этапе регистрации исходящего письма, Регистратор в карточке имеет возможность выбрать в какие компании необходимо направить письмо и каким адресатам:

При сохранении карточки исходящего, в выбранных компаниях холдинга создаются карточки входящих документов и оповещаются соответствующие Регистраторы. Информация по созданным входящим карточкам автоматически обновляется в таблице, в карточке исходящего письма:

Важно отметить, что данный модуль может использоваться не только в рамках процессов входящих и исходящих документов. Например, возможно реализовать автоматическое создание договора в одной компании холдинга (филиала) на основании договора из другой компании холдинга.

«Отображение последней версии файлов, измененных Инициатором»

По итогам согласования, Инициатор имеет возможность доработать файл — внести правки. После внесения правок документ, как правило, отправляется на повторное согласование одному или нескольким согласующим. Чтобы согласующие всегда видели последнюю версию документа «от имени Инициатора» в карточку добавляется новое поле «Последняя версия Инициатора», которое располагается под основным полем с файлами документа.

При внесении Инициатором изменений в файл документа и последующем сохранении или обновлении карточки, в поле «Последняя версия Инициатора» указывается ссылка на актуальную версию файла документа с внесенными Инициатором изменениями.

Если в основном поле файлов указано несколько документов, то в поле «Последняя версия Инициатора» отображаются ссылки на последние версии файлов, изменённых Инициатором.

Блок «Заявки»

Процесс «Заявка на пропуск»

Секретарь создает в системе заявку на пропуск, указывает тип пропуска, данные посетителя, время пребывания и отправляет на согласование. Директор по корпоративным коммуникациям проверяет указанные данные заявки, согласует заявку и передает её на оформление пропуска Специалисту отдела безопасности. Специалист отдела безопасности исполняет заявку.

Процесс «Заявка на сим-карту»

Сотрудник создает в системе заявку на выдачу сим-карты, указывает лимит, обоснование выдачи, а также необходимость подключение дополнительных услуг. После чего сотрудник отправляет заявку на согласование. После согласования заявка отправляется специалисту отдела поддержки инфраструктуры на исполнение. По результатам готовности сим карты оповещается сотрудник, инициировавший заявку.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
 Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01