WSS-Consulting
Jul 25 · 4 min read

Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие решения и процессы:

  1. Реализация решения «Авансовые отчеты» у одного из наших клиентов;

«Авансовые отчеты»

Данное решение позволило автоматизировать:

  1. Процесс согласования Авансовых отчетов (далее — АО);

Авансовый отчет формируется сотрудником компании на основании хозяйственных, командировочных и т.д. расходов. Для оформления АО сотрудник в системе WSS Docs создает карточку процесса «Авансовые отчеты».

В поле выбора вида АО доступны следующие виды:

  1. Командировочные расходы

От выбора вида АО зависит набор остальных полей на форме карточки.

В таблице «Раздел для указания сумм расходов» указываются все расходы, связанные с данным АО (с привязкой к бюджетным измерениям: Кост центр, Бренд, Бюджетная статья затрат и т.д.)

При выборе представительных расходов, в карточке появляется табличная часть «Раздел оформления исполнительных смет по представительским расходам». При заполнении представительных расходов, основная табличная часть «Раздел для указания сумм расходов» автоматически дополняется новыми строками.

При выборе командировочных расходов, в карточке появляется дополнительный блок полей для загрузки документов.

Также в карточке АО присутствует информационная табличная часть «Краткая информация по командировкам», которая заполняется автоматически на основе заполнения финансовых аналитик.

После заполнения АО, Инициатор отправляет его на согласование. Каждый Согласующий имеет возможность:

  1. Согласовать АО (документ перейдет к следующему Согласующему, либо далее по процессу, если Согласующий был последним);

После того, как АО согласован, он приходит в работу к Бухгалтеру. Бухгалтер с помощью решений отмечает в системе промежуточные статусы обработки документа:

  1. Принято в бухгалтерии (документ принят в обработку);

Документы, отправленные для формирования пакета оригиналов, попадают в специальную папку картотеки. Из этой папки Бухгалтеру доступна пакетная отправка документов в SAP по решению «Утвердить».

По каждому АО в SAP передается информация из табличной части учетных финансовых аналитик.

На основании обработки АО в SAP создается проводка. Номер созданной проводки возвращается в WSS и отображается в карточке документа. Карточка АО при этом автоматически направляется в Архив.

В карточке АО доступны ссылки на формирование печатной формы АО и исполнительской сметы.

Печатные формы автоматически заполняются данными, указанными в Заявке. Пример печатной формы АО.

Пример печатной формы исполнительского листа.

Блок «Заявки»

Процесс «Заявка на прием представителей сторонних организаций».

Данная заявка предназначена для того, чтобы прием сотрудников сторонних организаций был согласован вовремя, прошел корректно, с учетом всех регламентов организации и сервиса. В заявке указывается краткая информация о прибывающей организации, цели пребывания, уровне приема («Стандартный» или «VIP»), необходимости размещения, трансфера, экскурсионной потребности и т.п. В табличной части заявки указываются сотрудники пребывающей организации, их телефоны и сроки пребывания. После заполнения полей карточки заявка направляется на согласование. Согласующие проверяют указанные данные и согласуют заявку. Сотрудник, входящий в группу исполнителей, принимает заявку в работу и, после успешного исполнения, переводит на оперативное хранение, оповещая инициатора об успешном выполнении заявки.

Процесс «Заявка на канцтовары».

При необходимости заказа канцтоваров сотрудник создает в системе данную заявку. В карточке указывается перечень необходимых для заказа товаров. Артикул и цена за единицу выбранного товара заполняются автоматически. При указании необходимого количества товара, происходит автоматический подсчет суммы как в рамках позиции, так и в рамках текущей заявки. Далее заявка направляется на согласование, после чего переходит ответственному сотруднику на исполнение. По исполнению заявки оповещается Инициатор.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade