WSS-Consulting
Aug 8, 2018 · 4 min read

Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и процессы:

1. Модуль “Персональные задачи Exchange”;

2. Решение «Итерационный лист согласования»;

3. Реализация процесса «Доверенности» у одного из наших клиентов.

«Персональные задачи Exchange»

Данный модуль осуществляет интеграцию задач Microsoft Exchange c WSS Docs. А именно, позволяет создавать задачи Microsoft Exchange в карточке документа WSS Docs. И далее работать с данными задачами как из Microsoft Outlook, так и из WSS Docs.

Для этого:

  1. В карточку WSS Docs добавляется новое поле «Персональные задачи», вся работа с задачами ведется через данное поле:

2. В карточке документа пользователь может нажать на ссылку «Персональные задачи». Рядом со ссылкой «Персональные задачи» отображается значок:

если все задачи поставлены и выполнены
если задачи поставлены и в процессе выполнения
если задачи поставлены и есть просроченные задачи
если задач нет

3. При клике на ссылку «Персональные задачи» пользователь во всплывающем окне видит список персональных задач и их статус (выполнено/не выполнено/не выполнено и просрочено). Пользователь может отметить одну из задач выполненной, создать новую задачу, удалить задачу; Просроченные невыполненные задачи отображаются красным цветом;

4. Изменить данные задачи можно как через WSS Docs, так и через Outlook:

Чтобы в Outlook было удобно отличать задачи, созданные из WSS Docs, в начало темы будет добавлен соответствующий текст «WSS Docs:». В конец, после темы, заданной через СЭД, будет добавлен регистрационный номер документа, по которому была поставлена задача:

5. Также есть возможность работать с персональными задачами Exchange, созданными в WSS Docs, на Mac OS в приложении iCal.

«Итерационный лист согласования»

В отчете «Лист согласования» есть возможность реализовать вывод информации по каждой итерации согласования в отдельной таблице с согласующими.

Отображение итерационного листа согласования:

«Процесс «Доверенности»

В данном разделе представляем Вам краткое описание процесса «Доверенности», реализованного у одного из наших клиентов.

Процесс предусматривает автоматизацию предоставления, учета, регистрации и контроля срока действия доверенности.

В системе WSS Docs для каждой доверенности создаётся отдельная регистрационная карточка. В карточке указывается информация, кем выдается доверенность, кому, срок действия и т.д.

Карточка доверенности выглядит следующим образом:

Для более удобного заполнения вложенного файла (текста доверенности), реализована автоматическая простановка полей карточки в шаблон Word-файла. Список согласующих лиц зависит от вида выдаваемой доверенности.

После заполнения полей карточки, запускается процесс согласования доверенности. Согласующие могут редактировать файл, переписываться с Инициатором.

По завершении согласования, доверенность поступает на подписание. Согласованная версия доверенности печатается, к ней прикладывается лист согласования и передается на подпись. Передача на подпись осуществляется Регистратором или Инициатором карточки документа.

После подписания осуществляется регистрация доверенности, регистрационный номер формируется автоматически по шаблону.

Зарегистрированная доверенность направляется в архив для дальнейшего хранения, рассылки, постановки вложенных поручений.

За 10 рабочих дней до наступления даты в поле «Срок действия», реализована отправка уведомлений Инициатору и Регистратору.

При необходимости, есть возможность сформировать реестр доверенностей в разрезе вида доверенности, получателя доверенности, срока действия и т.д.

Также, при регистрации доверенности, сотрудник, которому выдана доверенность, автоматически добавляется в группу «Подписанты». В данной группе отображаются, в том числе подписанты, доверенность которым не требуется (ГД, ЗГД и т.д.). Обновление группы происходит автоматически т.е. пользователей с недействующими доверенностями нет необходимости удалять вручную.

В карточке договора выбор Подписанта в поле «Подписант» ограничивается группой «Подписанты». Если по окончанию согласования доверенность выбранного ранее Подписанта оказалась просрочена, то договор поступает Инициатору на этап «Доработка» с соответствующим уведомлением. На этапе «Доработка» Инициатор может поменять Подписанта или дождаться согласования новой доверенности текущего Подписанта.

Вернуть договор на подписание Инициатор сможет только при наличии действующей доверенности у Подписанта.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store