Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и процессы:

1. Модуль “Персональные задачи Exchange”;

2. Решение «Итерационный лист согласования»;

3. Реализация процесса «Доверенности» у одного из наших клиентов.

«Персональные задачи Exchange»

Данный модуль осуществляет интеграцию задач Microsoft Exchange c WSS Docs. А именно, позволяет создавать задачи Microsoft Exchange в карточке документа WSS Docs. И далее работать с данными задачами как из Microsoft Outlook, так и из WSS Docs.

Для этого:

  1. В карточку WSS Docs добавляется новое поле «Персональные задачи», вся работа с задачами ведется через данное поле:

2. В карточке документа пользователь может нажать на ссылку «Персональные задачи». Рядом со ссылкой «Персональные задачи» отображается значок:

если все задачи поставлены и выполнены
если задачи поставлены и в процессе выполнения
если задачи поставлены и есть просроченные задачи
если задач нет

3. При клике на ссылку «Персональные задачи» пользователь во всплывающем окне видит список персональных задач и их статус (выполнено/не выполнено/не выполнено и просрочено). Пользователь может отметить одну из задач выполненной, создать новую задачу, удалить задачу; Просроченные невыполненные задачи отображаются красным цветом;

4. Изменить данные задачи можно как через WSS Docs, так и через Outlook:

Чтобы в Outlook было удобно отличать задачи, созданные из WSS Docs, в начало темы будет добавлен соответствующий текст «WSS Docs:». В конец, после темы, заданной через СЭД, будет добавлен регистрационный номер документа, по которому была поставлена задача:

5. Также есть возможность работать с персональными задачами Exchange, созданными в WSS Docs, на Mac OS в приложении iCal.

«Итерационный лист согласования»

В отчете «Лист согласования» есть возможность реализовать вывод информации по каждой итерации согласования в отдельной таблице с согласующими.

Отображение итерационного листа согласования:

«Процесс «Доверенности»

В данном разделе представляем Вам краткое описание процесса «Доверенности», реализованного у одного из наших клиентов.

Процесс предусматривает автоматизацию предоставления, учета, регистрации и контроля срока действия доверенности.

В системе WSS Docs для каждой доверенности создаётся отдельная регистрационная карточка. В карточке указывается информация, кем выдается доверенность, кому, срок действия и т.д.

Карточка доверенности выглядит следующим образом:

Для более удобного заполнения вложенного файла (текста доверенности), реализована автоматическая простановка полей карточки в шаблон Word-файла. Список согласующих лиц зависит от вида выдаваемой доверенности.

После заполнения полей карточки, запускается процесс согласования доверенности. Согласующие могут редактировать файл, переписываться с Инициатором.

По завершении согласования, доверенность поступает на подписание. Согласованная версия доверенности печатается, к ней прикладывается лист согласования и передается на подпись. Передача на подпись осуществляется Регистратором или Инициатором карточки документа.

После подписания осуществляется регистрация доверенности, регистрационный номер формируется автоматически по шаблону.

Зарегистрированная доверенность направляется в архив для дальнейшего хранения, рассылки, постановки вложенных поручений.

За 10 рабочих дней до наступления даты в поле «Срок действия», реализована отправка уведомлений Инициатору и Регистратору.

При необходимости, есть возможность сформировать реестр доверенностей в разрезе вида доверенности, получателя доверенности, срока действия и т.д.

Также, при регистрации доверенности, сотрудник, которому выдана доверенность, автоматически добавляется в группу «Подписанты». В данной группе отображаются, в том числе подписанты, доверенность которым не требуется (ГД, ЗГД и т.д.). Обновление группы происходит автоматически т.е. пользователей с недействующими доверенностями нет необходимости удалять вручную.

В карточке договора выбор Подписанта в поле «Подписант» ограничивается группой «Подписанты». Если по окончанию согласования доверенность выбранного ранее Подписанта оказалась просрочена, то договор поступает Инициатору на этап «Доработка» с соответствующим уведомлением. На этапе «Доработка» Инициатор может поменять Подписанта или дождаться согласования новой доверенности текущего Подписанта.

Вернуть договор на подписание Инициатор сможет только при наличии действующей доверенности у Подписанта.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
 Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01