Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и решения:

1. Клиент WSS Docs для iPad и iPhone;

2. Решение «Автоматическое списание документов в архив»;

3. Модуль «Заявки АХО».

Клиент WSS Docs для iPad и iPhone

Для удобства работы в Системе WSS Docs нашей компанией были разработаны приложения под платформу iOS, для устройств iPad и iPhone. Функционал приложений позволяет:

1. Осуществить поиск документа;

2. Обработать документ, поступивший в работу (согласовать, рассмотреть и т.д.);

3. Просмотреть файлы документа, основные поля карточки, историю решений и лист согласования;

4. Выполнить постановку как вложенных поручений, так и независимых;

5. Выполнить подписание документов с помощью ЭП;

6. Работать в offline-режиме, находясь без доступа в интернет (в самолете, командировке и т.д.) и много другое.

Интерфейс приложения выглядит следующим образом:

  1. Приложение для iPad:

2. Интерфейс приложения для iPhone:

При выборе папки открывается перечень документов/поручений данной папки и информация по документам.

Карточка документа:

Карточка поручения:

В правой части интерфейса у пользователя есть возможность:

1. Просмотреть историю документа по кнопке «История»;

2. Выбрать одно из доступных решений;

3. Создать вложенное поручение;

4. Ознакомиться с основными полями карточки и с файлами документа (поддерживается ЭП и шифрование документов).

Вложенные файлы формата Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG можно открыть для ознакомления:

Решение «Автоматическое списание документов в архив»

В WSS Docs после полного исполнения документа, документ переходит на этап оперативного хранения. Как правило, данный перевод осуществляется вручную Регистраторами с помощью решения «Списать в дело». Но у части наших заказчиков перевод документов в оперативное хранение осуществляется автоматически по выполнению определенных условий. Возможны следующие варианты:

1. Автоматическое списание документа в оперативное хранение, когда все вложенные поручения по нему исполнены и проверены. Функционал используется во входящих документах;

2. Автоматическое списание документа в оперативное хранение, когда все адресаты рассылки подтвердили ознакомление с документом. Используется в процессе нормативных документов;

3. Автоматическое списание документа в оперативное хранение при наступлении определенный даты, указанной в поле документа. Используется в процессе договоров. Например, договоры могут быть переведены в оперативное хранение спустя определенный промежуток времени после наступления срока исполнения договора, указанного в карточке договора.

Модуль «Заявки АХО»

Данный блок заявок представляет собой набор универсальных и наиболее используемых решений по заявочным процессам, которые мы реализовали наших заказчиков в WSS Docs.

Блок заявок включает в себя следующий перечень процессов:

1. Заявка на поиск нового сотрудника;

2. Плановая заявка на канцтовары;

3. Заявка на внешнее обучение;

4. Заявка на заказ печатей;

5. Заявка на заказ курьера;

6. Заявка на кофе-брейк;

7. Заявка на транспорт;

8. Заявка на пропуск;

9. Заявка на перевод;

10. Заявка на сим-карту;

11. Заявка на АХО (общая);

12. Заявка на организацию/перемещение рабочего места;

13. Заявка на заказ визиток, бланков, сувенирной продукции;

14. Заявка на прием представителей сторонних организаций.

По нажатию на кнопку

можно создать заявку необходимого типа.

По умолчанию все заявки имеют единый маршрут:

Рассмотрим первую заявку из списка «Заявка на поиск нового сотрудника».

Основная цель — автоматизировать процесс поиска нового сотрудника, сделать его быстрее, прозрачнее и эффективнее. Рассмотрим процесс на примере поиска сотрудника для IT департамента:

1. Руководитель ИТ департамента создаёт в системе заявку на поиск нового сотрудника, заполняет информацию о вакансии, прикрепляет, при необходимости, файлы описания вакансии и отправляет на согласование;

2. Ведущий специалист департамента по подбору персонала и Заместитель директора департамента по подбору персонала согласуют заявку;

3. Начальник отдела по обеспечению персоналом принимает заявку в работу, осуществляя постановку поручений непосредственному исполнителю заявки — Специалисту по снабжению персоналом;

4. После исполнения, сотрудник отдела по подбору персонала исполняет заявку, оповещая Руководителя ИТ департамента и Заинтересованных лиц о выполнении заявки.

Описания остальных заявок будут представлены в последующих рассылках.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
 Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01