WSS-Consulting
Nov 23, 2018 · 4 min read

Добрый день, Коллеги!

В сегодняшней рассылке мы рады представить вам следующие модули и решения:

1. Клиент WSS Docs для iPad и iPhone;

2. Решение «Автоматическое списание документов в архив»;

3. Модуль «Заявки АХО».

Клиент WSS Docs для iPad и iPhone

Для удобства работы в Системе WSS Docs нашей компанией были разработаны приложения под платформу iOS, для устройств iPad и iPhone. Функционал приложений позволяет:

1. Осуществить поиск документа;

2. Обработать документ, поступивший в работу (согласовать, рассмотреть и т.д.);

3. Просмотреть файлы документа, основные поля карточки, историю решений и лист согласования;

4. Выполнить постановку как вложенных поручений, так и независимых;

5. Выполнить подписание документов с помощью ЭП;

6. Работать в offline-режиме, находясь без доступа в интернет (в самолете, командировке и т.д.) и много другое.

Интерфейс приложения выглядит следующим образом:

  1. Приложение для iPad:
Image for post
Image for post

2. Интерфейс приложения для iPhone:

Image for post
Image for post

При выборе папки открывается перечень документов/поручений данной папки и информация по документам.

Карточка документа:

Image for post
Image for post

Карточка поручения:

Image for post
Image for post

В правой части интерфейса у пользователя есть возможность:

1. Просмотреть историю документа по кнопке «История»;

2. Выбрать одно из доступных решений;

3. Создать вложенное поручение;

4. Ознакомиться с основными полями карточки и с файлами документа (поддерживается ЭП и шифрование документов).

Вложенные файлы формата Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG можно открыть для ознакомления:

Image for post
Image for post

Решение «Автоматическое списание документов в архив»

В WSS Docs после полного исполнения документа, документ переходит на этап оперативного хранения. Как правило, данный перевод осуществляется вручную Регистраторами с помощью решения «Списать в дело». Но у части наших заказчиков перевод документов в оперативное хранение осуществляется автоматически по выполнению определенных условий. Возможны следующие варианты:

1. Автоматическое списание документа в оперативное хранение, когда все вложенные поручения по нему исполнены и проверены. Функционал используется во входящих документах;

2. Автоматическое списание документа в оперативное хранение, когда все адресаты рассылки подтвердили ознакомление с документом. Используется в процессе нормативных документов;

3. Автоматическое списание документа в оперативное хранение при наступлении определенный даты, указанной в поле документа. Используется в процессе договоров. Например, договоры могут быть переведены в оперативное хранение спустя определенный промежуток времени после наступления срока исполнения договора, указанного в карточке договора.

Модуль «Заявки АХО»

Данный блок заявок представляет собой набор универсальных и наиболее используемых решений по заявочным процессам, которые мы реализовали наших заказчиков в WSS Docs.

Блок заявок включает в себя следующий перечень процессов:

1. Заявка на поиск нового сотрудника;

2. Плановая заявка на канцтовары;

3. Заявка на внешнее обучение;

4. Заявка на заказ печатей;

5. Заявка на заказ курьера;

6. Заявка на кофе-брейк;

7. Заявка на транспорт;

8. Заявка на пропуск;

9. Заявка на перевод;

10. Заявка на сим-карту;

11. Заявка на АХО (общая);

12. Заявка на организацию/перемещение рабочего места;

13. Заявка на заказ визиток, бланков, сувенирной продукции;

14. Заявка на прием представителей сторонних организаций.

Image for post
Image for post

По нажатию на кнопку

Image for post
Image for post

можно создать заявку необходимого типа.

Image for post
Image for post

По умолчанию все заявки имеют единый маршрут:

Image for post
Image for post

Рассмотрим первую заявку из списка «Заявка на поиск нового сотрудника».

Основная цель — автоматизировать процесс поиска нового сотрудника, сделать его быстрее, прозрачнее и эффективнее. Рассмотрим процесс на примере поиска сотрудника для IT департамента:

1. Руководитель ИТ департамента создаёт в системе заявку на поиск нового сотрудника, заполняет информацию о вакансии, прикрепляет, при необходимости, файлы описания вакансии и отправляет на согласование;

2. Ведущий специалист департамента по подбору персонала и Заместитель директора департамента по подбору персонала согласуют заявку;

3. Начальник отдела по обеспечению персоналом принимает заявку в работу, осуществляя постановку поручений непосредственному исполнителю заявки — Специалисту по снабжению персоналом;

4. После исполнения, сотрудник отдела по подбору персонала исполняет заявку, оповещая Руководителя ИТ департамента и Заинтересованных лиц о выполнении заявки.

Image for post
Image for post

Описания остальных заявок будут представлены в последующих рассылках.

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch

Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore

Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store