WSS-Consulting
Aug 8, 2018 · 3 min read

Добрый день, Коллеги!

В данной рассылке мы хотели бы рассказать о возможностях упрощения работы делопроизводителя в WSS Docs.

Пакетная регистрация документов

Пакетная регистрация позволяет регистрировать одновременно неограниченное количествово документов, к примеру, входящей корреспонденции.

Для пакетной регистрации достаточно задать либо количество регистрируемых документов, либо свободный диапазон регистрационных номеров. Для этого, в стандартном окне регистрации добавляется новый режим «Пакетно»:

Image for post
Image for post

При переходе в данный режим в окне регистрации отображаются новые поля:

  1. Кол-во — указывается кол-во карточек, которые должны быть созданы при пакетной регистрации;
  2. Диапазон — поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически, в том случае если пользователь нажал на ссылку диапазона зарезервированных регистрационных номеров.

После заполнения одного из полей и выполнения регистрации, в WSS Docs автоматически создаются, регистрируются и распечатываются наклейки штрих-кодов для указанного количества карточек или для всех карточек из указанного диапазона.

Наклейки штрих кодов наклеиваются на первые страницы документов. Далее запускается процедура поточного сканирования документов и документы прикрепляются в карточки.

Поточное сканирование документов

Поточное сканирование предполагает сканирование бумажных документов и их загрузку в карточки с помощью наклеек со штрих-кодами. Данная возможность позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод информации.

Краткое описание работы модуля:

  1. Из карточки документа печатается штрих-код. Для этого необходимо нажать кнопку «Распечатать штрих-код» в поле файлов «Сканированный оригинал»
Image for post
Image for post

2. При нажатии на эту кнопку на специальном принтере наклеек распечатается штрих-код;

3. На наклейке, помимо самого штрих-кода, распечатается регистрационный номер карточки документа, в котором была нажата кнопка «Распечатать штрих-код»:

Image for post
Image for post

4. Наклейка со штрих-кодом наклеивается на первую страницу документа, скан. копию которого необходимо прикрепить в данную карточку.

5. Чтобы прикрепить документы в карточку необходимо открыть программу «WSS Docs поточное сканирование» и нажать «Сканировать».

Image for post
Image for post

6. Ход выполнения сканирования отображается в правой части окна программы.

7. Все страницы, находящиеся в сканере, будут сохраняться в данный документ до тех пор, пока сканер не дойдет до очередной титульной страницы со штрих-кодом.

8. Система автоматически распознает штрих-код на титульной странице и автоматически прикрепляет отсканированный документ к соответствующей карточке СЭД в поле «Сканированный оригинал».

Массовая печать документов для передачи на подпись

Для удобства печати файлов из карточек, поступивших для передачи на подпись реализована массовая печать таких файлов. Для этого в интерфейсе Регистратора «Делопроизводство» реализована:

  1. Возможность множественного выбора карточек в папке «На подпись»;
  2. Новая ссылка «Отправить на печать» в блоке с кнопками:
Image for post
Image for post

При клике на ссылку «Отправить на печать» открывается стандартное окно для выбора принтера. Пример:При клике на ссылку «Отправить на печать» открывается стандартное окно для выбора принтера. Пример:

Image for post
Image for post

При нажатии на кнопку «Печать» файлы из полей «Файлы документа», из выбранных карточек отправляются на печать.

Обращаем внимание, что подобную логику печати можно реализовать в любой папке, в любом интерфейсе WSS Docs!

Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!

Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107

Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru

WSS-Consulting

Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal

Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store