Как не делать лишнего на работе

Чтобы заканчивать дела вовремя

Быть продуктивным — это не только успевать выполнять свои задачи, но и уметь отказываться от лишних поручений и вредных привычек.

Менеджер по продаже чинит велосипед по просьбе шефа — типичный пример того, как люди делают лишнее на работе

Иван, как и большинство людей, по природе услужливый, любопытный и часто берет столько, сколько не в силах унести.

Попросил коллега помочь с презентацией — помогает. Получил уведомление о новом письме или сообщении — любопытство берет вверх, Иван забрасывает дела и смотрит, кто и что написал. Дал шеф поручение и спрашивает: «Справишься?» — отвечает: «Конечно, какие вопросы».

В итоге Иван постоянно занят, но большей частью не своими, а чужими делами или ерундой. А потом жалуется, что на работе завал и неведомо, как его разгрести, и ищет способы повышения продуктивности. Однако не догадывается, что нужно не продуктивность повышать, а научиться отказывать просьбам, поручениям и вредным привычкам.

Статья о том, как этому научиться.

Сделать список «Не делать»

Чтобы составить список, нужно выявить вредные привычки: то, из-за чего буксует продуктивность. Для этого Ивану следует покопаться в себе и присмотреться, как протекает рабочий день.

Покопавшись в себе и присмотревшись к рабочему дню, Иван обнаружил, что первая половина дня большей частью проходит за встречами и переговорами, тогда как в это время он более расположен к творческой работе, например, к написанию статьи. Вот и всплыла его первая вредная привычка: назначать встречи в первой половине дня.

Иван заносит в список «Не делать» первый пункт:

  • Не назначать встречи в первой половине дня. Это время для творчества

Таким образом он составляет список из трех-четырех пунктов. Не больше, потому что сразу отказываться от всех вредных привычек тяжело, а иногда невозможно.

Составлять список завтрашних дел в конце рабочего дня

Когда Иван приходит на работу с ясным представлением, какие задачи предстоит решить, день проходит продуктивно и спокойно. Кроме того, со списком дел ему легче отказать просьбам коллег. Мол, смотрите, у меня дел невпроворот, помочь не смогу.

Иван составляет список дел на завтра в конце рабочего дня, а не следующим утром. Утром об этом можно забыть или не будет времени. А за ночь мозг настраивается на запланированные задачи, поэтому с утра Иван не раскачивается, а сразу окунается в работу с головой.

При составлении списка дел Иван определяет еще последствия, которые произойдут, если что-то не выполнить. Это нужно, чтобы отказываться от срочных поручений шефа и не стать неугодным в его глазах.

Допустим, шеф говорит: «Вань, вот тут у меня отчет Захаровой, он с ошибками, а она заболела. Исправь, пожалуйста, это срочно». А Иван отвечает: «Я бы с радостью, но сейчас я работаю над тем-то и тем-то, и если стану исправлять отчет, то не успею доделать свою работу и произойдет то-то и то-то». И шеф отступает: «Ты прав. Отдам отчет Петрову». Но даже если шеф настоит на своем, совесть Ивана будет чиста, потому что он предупредил о последствиях.

Пересмотреть точку зрения к просьбам

Часто Иван соглашался выполнить просьбу, так как боялся не оправдать ожиданий. Он считал, если его о чем-то просят, то ожидают согласия. А если он откажет, о нем будут плохо думать. Потом Иван понял, что так мыслить невыгодно — коллеги быстро смекают, что он безотказный, и пользуются этим.

Тогда Иван пересмотрел свою точку зрения: стал думать, что к нему обращаются не в надежде получить согласие, а чтобы попытать счастья: мол, согласится — хорошо, не согласится — попрошу другого или придумаю что-нибудь сам. После этого Ивану стало легче отказывать просьбам.

Такой же подход Иван применил и к телефонным звонкам. Если он был занят, не отвечал, а перезванивал, когда освобождался. Он не боялся из-за этого пропустить что-то важное и срочное, так как знал, что если дело действительно важное и срочное, его и без телефона сумеют найти.

Проверять почту дозировано

Иван заметил, что проверяя почту после каждого уведомления о новом письме, сбивался с рабочего ритма, на восстановление которого уходило время. Поэтому решил пользоваться почтой дозировано.

Он выделил в списке дел для почты три отрезка времени по 30 минут. Это время он уделял только почте: читал письма, отвечал, удалял, сортировал и т.д. Как только время выходило, снова погружался в работу. А чтобы за работой не вспоминать о почте, отключал уведомления о новых письмах.

Заменить «я не могу сделать» на «я не сделаю»

Однажды Иван в журнале Consumer Research натолкнулся на исследование, из которого узнал, что людям легче следовать своим решениям, когда они говорят себе «я не сделаю это», а не «я не могу это сделать». Он понял, что лучше сказать: «Я не планирую встречи в первой половине дня», чем: «Я не могу планировать встречи в первой половине дня».

Слова «я не могу что-то сделать» неосознанно воспринимаются как выражение слабости и неполноценности: мол, сделать хочется, но не по силам. В то время как заявление «я не сделаю чего-то» выражает силу и уверенность, воспринимается как позиция, которой человек строго придерживается: мол, сделать по силам, но не хочется.

Запомнить

Чтобы не делать лишнего на работе и успевать заканчивать дела вовремя:

1. Составьте список «Не делать». Запишите туда три-четыре вещи, которые отнимают у вас время, и прекратите их делать. Чтобы обнаружить эти вещи, покопайтесь в себе и проанализируйте рабочий день.

2. Составляйте список дел на завтра в конце каждого рабочего дня. Утром можете не успеть, а за ночь мозг настроится на запланированные дела, поэтому выполнять их будет легче.

3. Перестаньте думать, что от вас ожидают согласия, когда обращаются с просьбой. Относитесь к этому так, будто человек изначально уверен, что вы откажете, а обращается к вам, чтобы попытать счастье.

4. Проверяйте почту два-три раза в день, а не всякий раз, как придет уведомление о новом письме. И отключите уведомления о новых письмах, чтобы они не напоминали о почте.

5. Говорите «я не сделаю этого» вместо «я не смогу сделать этого».