Cultura de la comunicación pasiva

Tengo que reconocer que cada día me cuesta más esfuerzo trabajar en la oficina. No en mi actual oficina en particular, si no en cualquier oficina en general, ya que todas son en mayor o menor medida, lo mismo.

Me resulta complicado concentrarme y dedicar toda mi atención a una tarea determinada. Demasiadas interrupciones, distracciones constantes, la mayoría, ajenas a mi voluntad, sobre las que no tengo ningún tipo de control.

La concepción de oficina, ya sabes, ese sitio compuesto por cuatro paredes y mil personas agolpadas ahí dentro, conviviendo juntas durante un horario determinado e inflexible, es un concepto que no acabo de entender, y que por supuesto, no comparto en absoluto.

No importa que tus compañeros sean magníficos, o las instalaciones de tu empresa sean maravillosas, de hecho, esto se cumple en mi empresa actual y en algunas de las empresas para las que he trabajado anteriormente, pero no tiene nada que ver con eso, va mas allá.

Es una cuestión de lógica, más bien, de sentido común.
Es normal, que mil personas apelotonadas en un mismo espacio, durante ocho horas al día, nos “molestemos”, nos incomodemos mutuamente y hagamos que el trabajo propio y ajeno un poco mas cuesta arriba. Aunque sea de forma involuntaria, que es como generalmente ocurre.

Casi sin darnos cuenta, estamos minando nuestra propia productividad, tanto personal como individuos, como colectivo que somos, parte de un equipo de trabajo o parte de un todo llamado compañía.

Creo que la oficina, como concepto, está muy mal definida, organizada y ejecutada, pero eso ya es cosa mía.
Lo que es un hecho, es que esa concepción de oficina, es una barrera de cara a la productividad, o al menos, así ocurre en mi caso. Eso es lo que experimento en mi día a día, y lo que percibo a mi alrededor.

La productividad real no se da en la oficina, cuando quieres realizar algo importante, pensar en algo de forma constante y profunda, sin alteraciones en tu concentración, etc, tendemos a buscar otros espacios.
Nuestras casas, el transporte publico, la biblioteca, una cafeteria, etc. Cada uno tiene su espacio y su tiempo, pero raramente ocurre en la oficina en el horario que nos “obligan” a estar allí

Esto se da por varios motivos, pero uno de los mas importantes, o al menos, uno de los que mas me afecta a mi y a la gente que trabaja a mi alrededor, es la forma en la que nos comunicamos en el trabajo.
Si te fijas, en la oficina, estamos constantemente interrumpiéndonos los unos a los otros.
Cuando estas rodeado de profesionales con los que trabajas, resulta muy sencillo preguntar, consultar, querer conocer las respuestas a tus inquietudes de forma instantánea.
Cualquier pequeña duda que nos surge, no vacilamos en tocarle el hombro al compañero de al lado para que sacie nuestro conocimiento, no nos paramos nunca a pensar en la importancia de la tarea que ese compañero esta llevando a cabo en ese preciso momento.

Tenemos que empezar a actuar de otra forma y a ser conscientes de que no todas las inquietudes que tenemos necesitan una respuesta inmediata.
No hay nada más pretencioso que interrumpir a una persona, con una pregunta de la que no necesitamos respuesta inmediata.
No todo tiene exactamente la misma importancia, ni requiere de la misma espontaneidad a la hora de resolverlo.

Podemos empezar por juzgar el grado de importancia de las inquietudes que tenemos en nuestro espacio de trabajo antes de plantear una pregunta o consulta.
Interrumpir a una persona que esta plenamente concentrada y dedicada profundamente a su trabajo, con una simple duda o inquietud insignificante, o que podría ser resulta en otro momento futuro, es prácticamente lo mismo que decirle a esa persona, que su tiempo y su trabajo valen menos que el tuyo, y que estás en todo tu derecho de interrumpirla, porque tus cosas con mas importantes que las tareas que esa persona esta llevando a cabo en ese momento.

La concentración, inspiración,el pleno rendimiento, etc, son estados de ánimo muy difíciles de conseguir, y aun más de mantener. Cuando estás trabajando a buen ritmo, cómodo, cuando las cosas te salen rodadas, quieres mantener ese “momentum” sin alteraciones, distracciones o interrupciones.

Las distracciones externas, de forma continuada, provocan que tu estado de concentración decaiga, que ese momento de inspiración donde todo sale bien, donde sale trabajo de calidad, etc, desaparezca.
Es como cuando estas durmiendo en mitad de la noche y te despierta un ruido en la calle o una llamada de teléfono. Después no es tan fácil volver a dormirse, han de darse una serie de condiciones para volver al estado anterior, y en ocasiones, terminas por desvelarte toda la noche.

Es por esto, que tenemos que procurar respetar el tiempo y el trabajo de los demás. Interrumpiendo a las personas solamente cuando sea imprescindible y completamente necesario.

Una buena forma de poner estos conceptos en práctica, es crear un sistema gradual de preguntas y respuestas, basado en la importancia y necesidad en el tiempo de las mismas.

• Las preguntas sobre las cuales no necesitas respuestas hasta dentro de unos días, o hasta dentro de varias horas, envíalas por email.
  Cuando el destinatario tenga tiempo, revisará su email y te responderá. No necesitas ir a su mesa, pedirle que deje de hacer lo que esté haciendo y atender a tus inquietudes, ya que no necesitas una respuesta hasta las siete de la tarde o hasta el martes que viene.
• Las preguntas o inquietudes que necesitan ser respondidas en los próximos minutos, pueden ir perfectamente en un programa de mensajería instantánea o en una sala de chat.
• Las que requieran de una acción de mayor inmediatez por parte de la otra persona, pueden ser solventadas por teléfono.

Como puedes ver, estas tres propuestas no son intrusivas. Ya que la persona no necesita detener su actividad para atender a tus necesidades.
Son sistemas pasivos, que no molestan a nadie, y si molestasen, podrían fácilmente ser obviados, basta con cerrar el programa de mensajería, la sala de chat o silenciar el teléfono.

• Solo en última instancia, recurre a presentarte en la mesa de la persona demandada, tocarle el hombre, y pedirle que lo deje todo para solucionar tus problemas. Respeta el tiempo y el trabajo de los demás profesionales que te rodean.

Con estos métodos graduales, no solo ayudarás a mejorar la productividad en tu entorno profesional, también te beneficiarás de otras características propias del medio, como tener copia escrita de tus conversaciones, muy útil por ejemplo, para no molestar a la misma persona en mas de una ocasión con las mismas preguntas.

Prueba este método durante algunas semanas, y analiza los resultados, seguro que te ayudará a ti y a tus compañeros de trabajo.
Y además, los datos que recojas te sorprenderán, échale un ojo a los mios:

• El 80% de mis preguntas o inquietudes no son tan importantes. No necesitan de una respuesta inmediata, no necesito interrumpir a nadie para conseguir la respuesta con la misma eficacia.
• El 15% pueden ser solventadas a través de mensajería instantánea o chat en unos pocos minutos, en ocasiones, incluso en segundos.
• Sólo un 5% necesitan ser solventadas mediante la participacion directa de mas de una persona al mismo tiempo. Bien sea utilizando el telefono o el cara a cara.

Hagamos de la oficina un sitio mejor para trabajar, un lugar más productivo. Empecemos por la comunicación.