成功者は「ToDoリスト」を使わない。だけど、TODOリストがなければ忘れてしまう。Todoist / gcal の 2-way sync で良いとこ取り

A real-time, 2-way sync between Google Calendar and Todoist

みなさんは、TODOリストを使っていますか?

実際の僕の事例が最後にあるので、多分それが一番おもしろい気がしますので、サラッと読みたい場合は最後へ。


TODOリストは、何をやるか、誰がやるか、いつやるか、などを、やらなけばことを明確にするために、そして忘れないために、個人やチームで使っていると思います。

明確に期限の決まった「重要でないけど、急ぎ」のようなタスクは、TODOリストととても相性がよいです。

ですが、実は TODOリストは、明確に期限のない「重要だけど、急ぎでない」タスクとは、相性があまりよくないのです。

「重要だけど、急ぎではない」タスクが、人生や長期的な目標において、大切であることは知っている人も多いでしょう。

例えば、こんな記事を見つけました。

成功者は「ToDoリスト」を使わないhttps://www.nikkei.com/article/DGXMZO89285200U5A710C1000000/

ここにも、同じようなことが書いてあります。

第2に、「ToDoリスト」では緊急と重要の区別がつかない。繰り返すが、人間は緊急性があると急いでとりかかるが、重要なことは無視する傾向がある(次回の結腸内視鏡検査や乳がんのマンモグラフィー検査の検査時期は過ぎていないか)。

この記事を読むとざっくりその解決策として、すべてのやることを、予定表(カレンダー)に組み込むことが大切だと書いてあります。

その事柄が私の予定表にのっていなければ、それは完了しない。しかし、予定表に書かれていれば、完了する。

個人としても、チームとしても、組織としても、「重要だけど、期限がない」タスクこそ、時間をかけるべきなので、カレンダーに時間の枠をとり、時間をかける必要があるので、TODOリストいらない説は正しいようにも見えます。

しかし、この記事で抜けている視点は、「重要でないけど、急ぎ」のタスクをやらなくて良いわけではないということです。

つまり、僕みたいな記憶がない人間は、やることを忘れ、期限を守れず、TODOリストなしでは、きちんとタスクをこなすことができず、クライアントやチームなど、関係者の信用を失ってしまいます。

「何をやるか、誰がやるか、いつやるか」をプロジェクト管理ツールで、チームで明確にしておいたり、家賃の振込やゴミ出しなどもTODOリストも入れて置かなければ、やることをすっかり忘れてしまうのです。

またこれらをカレンダーに入れておくことで解決できる気もしますが、カレンダーは一覧性に優れたUIですので、TODOの整理や紐付け、チームであればコメント機能がなければ、細かいタスク単位の会話はできません。

僕ほど忘れてっぽいひとはいないとしても、100%守ることができる人間もなかなかいないと思うので、「重要でないけど、急ぎ」のタスクをこなしていくためや、チームでスムーズにやることを決めていくためにも、プロジェクト管理ツールや、TODOリストも使ったほうが良い場面も多く存在するのです。


では、どうしたらよいのでしょうか?

2つの役割を同時に果たすツールが存在すれば、解決なのですが今のところ、そこまで痒いところに行き届いたサービスをまだ知りません。

なので、ここで解決策はとして、「カレンダー」と「TODOリスト」の両方を共存させて使っていきます。ですが、実は去年に Todoist が神機能をローンチしました。

A real-time, 2-way sync between Google Calendar and Todoist

神すぎて、涙が出来ますね。なぜ、涙でるのか。笑

これまでTODO管理ツールやプロジェクト管理ツールは「カレンダー」と「TODOリスト」を同時に使うには、「TODOリスト」から「カレンダー」への同期の機能しかありませんでした。

僕は Asana を使っていますので、TODOリストで今日やることをきめてから、そのTODOを1日のカレンダーに入れるかたちで、配分をしてスケジュールを決めていました。

「TODOリスト」から「カレンダー」への同期を使えば、問題無いように見えますが、1日の中で何時にやるのかが、「重要だけど、急ぎでない」タスクをやるのに重要なわけです。なので、時間単位で管理できないTODOリストからカレンダーへのインポートだと1日単位の予定になってしまうので、やりたいことが実現できませんでした。

そうした調整をするには、カレンダーの vartical ビュー(1日や週の時間軸タイムライン)で何時から何時までを決めていくのが向いています。

実は Asana の時間単位の期限の機能が追加されていますが、1日全体として前後関係がわからないので、やはりカレンダーで調整していくのが最適です。

これが完璧な同期ができないので、今まで結局カレンダーとTODOリストで2重で管理していましたが、毎日朝やるのがめんどいし、結局頭のなかにある素晴らしきタスク管理法が、うまく機能していませんでした。

そこでローンチされたのが Todoist & gcal 2-way sync です。TODOリストからもカレンダーからも操作できるのですから、今まで使っていた朝の貴重な10分が増えると思ったら涙モノです。

実際の僕の事例

と、涙でそうなくらい感動したものの、(実際には涙でてないですが)
まぁあまり伝わらないと思うので、余談として読み流していただき、実際の僕の事例を紹介します。

会社では、Asana を、個人(家族)では Todoist を使っています。

なので、まずは仕事のタスクは Asana に、個人は Todoist に追加しまくって、整理しておきます。整理の方法については、それぞれ方法があると思いますが各自のやり方で良い気がします。僕のはまた今度。

流れでいくと、まず前日の仕事終わりに、明日する仕事の TODO を Asanaで決めておきます。(ここでは、何時にやるかはきめません)

その Asana TODO に today のタグをつけると、予め仕込んでおいた Zapeir で todoist にコピーされるようにしています。これで、個人と会社の TODOを Todoist 上で一元化しています。

なので、他の TODO サービスを使っている場合でも、Zapeir や ifttt を使って連携させれば同じようにできるかと思います。

そして、朝がきたら、Todoist で今日やることすべてに gcal ラベルを付けます。すると Google Calendar 上にTODOが同期されています。あとは、Google Calendar 上で今日の予定としてやる時間を決めていって、上から順にこなしていく流れです。

もし TODO が終わらなかったら、次の日にそのままドラッグをして持ち越すのですが、期限は Asana 上で管理されているので、Todoist は実行する日として扱っているので、そのあたりもうまく切り分けることができるで、このやり方が気に入っています。

人間1日のタイムラインを一つしか持てないので、それぞれの特性のTODOを個人、会社を混ぜて管理できるのも大きなメリットです。

とある1日の Google Cakendar (英語勉強兼ねて、微妙な英語はいってるのが恥ずかしい。笑)

こちらがある日の1日ですが、青色が通常の「カレンダー」の予定、緑色が Todoist から同期された「TODO」の予定です。白色は「ルーティン」としてこちらも Todoist で管理しています。白は生活リズムをつくるためで、予定としてはかぶることもありますし、その時の気分で調子が上がるやつを選んで実行します。

なので、僕にとっては、白の MyfocusTime は人生を豊かにするための「重要だけど、緊急じゃない」タスクをやる時間になっています。その場で思いついたことをやるため詳細は決めません。

実際には、緑がもっとTODOがサブタスクとして細かいTODOに分かれている日も多いのですが、公開しやすい見やすい良さげに見える日を選んでします。あとは、オンラインMTGも通常よく青ではいっていますね。

と、自己管理できてる風に書きましたが、今はバンライフの旅をしていることもあり、正直このルーティンをうまくつくれていないのが実情でもあります。ですが、日本で家に住んでるときは大体こんな生活でした。

また、これらの TODO を実行するタイミングには、Pomodone というアプリをつかって、集中と時間計測をしていますが、長くなってしますので機会があれば、また書きます。


あと、こちらも詳しく書きませんが、大切なのはクローズリストと言う概念です。このカレンダーにのっけた以外のことは絶対にやらないというルールです。これが終わったその日の業務終了というTODOリスト。

その場ですぐに対応したほうが楽なものを除いて、今日中の対応の割り込みはすべて拒否ります。もちろん、ローンチ前など事前にやり取りの発生を準備していたものは枠を用意しているので、当日対応をしますが。

なので、チームにも当日期限の依頼はしないようにお願いしているし、僕もできるだけしないようにします。まだ全く0とはいかないですが、nD は他のチームに比べれば圧倒的に少ないとは思います。

このあたりの電話しないとか、価値観も過去に少しまとめたので、よければぜひ御覧ください。

また今後が多すぎるように、ここに書いたすべてのことについて本当はもっと詳しく考えていることがあるのですが、書きれないので、特に気なったところがあれば、Twitter や何かでコメントください。

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