Gen-KI: Dein Investment-Gamechanger oder nur heiße Luft? 4 Szenarien, die du kennen musst!
Gen-KI ist nicht einfach nur ein weiteres technisches Spielzeug, sondern eine umfassende, transformative Kraft, die die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, grundlegend verändert. Diejenigen, die noch in den gewohnten Bahnen denken, werden bald feststellen, dass das alte Paradigma der Entscheidungsfindung in engen, spezialisierten Feldern nicht mehr ausreicht. Hier ist eine neue, umfassendere Herangehensweise gefordert, die flexibel genug ist, um die verschiedenen Ebenen eines Unternehmens zu durchdringen. Die wahre Herausforderung besteht darin, die Kultur eines Unternehmens so zu verändern, dass sie diese neue Realität nicht nur akzeptiert, sondern aktiv gestaltet. Wer das nicht erkennt, riskiert, in der Komplexität der Technologie verloren zu gehen und dabei die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden. Führungskräfte müssen sich nicht nur mit den neuesten Entwicklungen in der Gen-KI auseinandersetzen, sondern auch ihre Teams dazu befähigen, diese Veränderungen anzunehmen und in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren. Ohne dieses tiefe Verständnis und die Bereitschaft zur Veränderung wird jede Investition in Gen-KI letztlich scheitern. Diese Technologie fordert uns nicht nur technisch, sondern auch kulturell heraus — und genau darin liegt ihr wahres Potenzial.
Mehr zu den Voraussetzungen für sinnvolle Gen-KI Investment Entscheidungen findet sich im Artikel „Investierst du noch in Faxgeräte oder schon in Gen-KI? — Dein Guide für smarte Unternehmensentscheidungen“.
Es gibt 4 Szenarien, die man unterscheiden muss, wenn man sein Geld intelligent investieren will
Wenn es darum geht, Entscheidungen in komplexen Kontexten zu treffen, lohnt es sich immer, in Szenarien zu denken. Nur so stellt man sicher, dass alle über dasselbe sprechen, wenn Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden. Deshalb haben wir vier Szenarien entwickelt, die helfen sollen, die meisten Use-Cases überschaubar zu machen. Aber Achtung: Gen-KI spricht nicht generell für eine Investmententscheidung, sondern muss immer zweckgebunden betrachtet werden. Der Einsatzzweck entscheidet darüber, welche Tools relevant sind und welchen Einfluss sie auf das Unternehmen haben. Der Return on Investment (RoI) ist hier oft das Maß aller Dinge. Aber eine entscheidende Frage bleibt:
Wenn ich die Abläufe in meinem Unternehmen kenne und Gen-KI realistisch einschätzen kann, wie beurteile ich dann, ob sich der Einsatz lohnt?
Um das zu klären, müssen wir über das klassische Projektmanagement-Dreieck sprechen. Es ist essenziell, die wirtschaftliche Realität bestehender Abläufe und Prozesse als Grundlage zu nehmen. Zeit, Budget und Qualität stehen bekanntlich in einem ständigen Wechselverhältnis. Will ich die Qualität steigern, muss ich entweder mehr Zeit oder mehr Budget, oder beides, aufwenden. In bestehenden Arbeitsabläufen ist diese Balance oft schon gefunden oder stark durch Zeit- und Kostendruck eingeschränkt. Das kann dazu führen, dass die notwendige Qualität nicht innerhalb der gegebenen Zeit oder des Budgets erreicht wird. Solche Prozesse gibt es in jedem Unternehmen — sei es aufgrund von Marktveränderungen oder dem Verlust von Schlüsselpersonen.
Von dieser Realität ausgehend wird die Bewertung von Investment-Cases deutlich einfacher. Die zentrale Frage lautet: Kann Gen-KI die benötigte Qualität mit dem bestehenden Budget und der vorhandenen Zeit liefern? Hier gibt es im Wesentlichen vier mögliche Antworten, die wir uns im Folgenden genauer anschauen.
#1 Mitarbeiter liefern nicht die nötige Qualität, Gen-KI Tools aber schon
Wie schon angedeutet, ist es nicht das Unvermögen der Mitarbeiter, das in manchen Fällen zu suboptimalen Ergebnissen führt, sondern vielmehr die Art und Weise, wie solche Aufgaben in Unternehmen verteilt und priorisiert werden. Es ist höchste Zeit, darüber nachzudenken, warum eine so junge Technologie wie Gen-KI in bestimmten Bereichen effizienter arbeitet als erfahrene Fachkräfte.
Die Aufgaben, um die es hier geht, sind berüchtigt: Sie tauchen in großer Zahl auf, bekommen kaum Zeit zugeteilt und sind oft von geringem Wert für das Gesamtgeschäft. Dennoch existieren sie in nahezu jedem Unternehmen. Anders gesagt, es handelt sich um notwendige, aber ungeliebte Tätigkeiten, die jeder lieber meiden würde. Das führt dazu, dass diese Aufgaben häufig nicht aktiv eingeplant werden und Mitarbeiter sie „nebenbei“ erledigen müssen. Dabei ist es kein Wunder, dass sie diese so schnell wie möglich abhaken wollen, um sich wichtigeren Projekten zu widmen. Zeit für Sorgfalt bleibt da oft auf der Strecke.
Beispiele für Aufgaben, welche in dieses Szenario fallen, sind:
- Meeting-Protokolle
- Interne Dokumentationen
- Simple Support-Anfragen, welche mit einfachen FAQ-Texten oder — direkten Auskünften abgearbeitet sind
- Zusammenfassungen
- ToDo-Listen
- Übersetzungen von einfachen Texten
- Übertragen von vorhanden Informationen in bestimmte Formate (Formulare, Listen, Tabellen , …)
- …
All diese Aufgaben vereinen ein paar Eigenschaften, nämlich:
- Aufgaben, die allein aufgrund ihrer Anzahl Ressourcen fressen
- Aufgaben, die monoton, repetitiv und einfach zu umschreiben sind
- Aufgaben, deren Output einfach in seiner Qualität zu bewerten ist
- Aufgaben, die gut automatisierbar sind
- Aufgaben, die Mitarbeiter gerne los wären
- Aufgaben, für die es meist schon (spezialisierte) Lösungen gibt, die kopiert oder eingekauft werden können
- Aufgaben, deren Qualitätsanforderungen über Unternehmen hinweg homogen sind
Zusammengefasst:
Wenn Gen-KI Ergebnisse liefert, die menschliche Fähigkeiten übertreffen, wird die Investmententscheidung glasklar: Investitionen in diese Technologie sind unausweichlich, auch wenn sie zunächst als Kostenfaktor erscheinen mögen. Es geht darum, die indirekte Steigerung der Produktivität zu erkennen und anzuerkennen. Diese Art von Investition mag keinen leicht messbaren ROI bieten, doch im größeren Kontext des Geschäftsmodells sollten sich positive Effekte wie gesteigerte Qualität und erhöhte Geschwindigkeit bemerkbar machen. Hier ist Weitsicht gefragt — denn die wahre Rendite zeigt sich oft erst in der Transformation, die sie ermöglicht.
#2 Gen KI Tools liefern die Qualität die es braucht, Mitarbeiter aber auch
Es ist eine alte Weisheit, dass der Mensch oft genug von den Werkzeugen übertroffen wird, die er selbst geschaffen hat. Doch häufiger noch zeigt sich, dass Mensch und Maschine, jeder auf seine Art, die anfallenden Aufgaben mit der geforderten Qualität und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens bewältigen. Das sollte uns nicht überraschen. Schließlich basieren die meisten Aufgaben in Unternehmen auf Routinen, die von Fachkräften mit der erforderlichen Präzision und Effizienz erledigt werden müssen, um die Hauptwertschöpfung sicherzustellen. Dennoch, es sei daran erinnert: Um die volle Kraft der KI-Modelle zu entfesseln, sind Experimente und ein tiefes Verständnis der unternehmensinternen Arbeitsabläufe unerlässlich. Denn die Wahrheit ist, dass KI-Modelle noch nicht reif genug sind, um komplexe, mehrstufige Prozesse vollautomatisch zu bewältigen.
Diese Art von Aufgaben sind oft stark spezialisierte Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Kontextwissen erfordern. Und doch — obwohl die Herangehensweisen klar definiert und nachvollziehbar sind — bleibt die Frage: Warum sind unsere Fachkräfte dennoch überlastet? Ist es der Fachkräftemangel, der diese Überlastung verursacht? Oder liegt es an der Über-Spezialisierung innerhalb der Unternehmen, die am Ende dazu führt, dass die Kernprozesse der Wertschöpfung ins Wanken geraten? Dies sind Fragen, die wir uns stellen müssen, wenn wir den Status quo wirklich herausfordern wollen.
Beispiele für Aufgaben, welche in dieses Szenario fallen sind Dinge, wie:
- Erstellung fachspezifischer Konzepte
- Bewertungs- oder Begutachtungsprozesse
- Ideenentwicklung
- Produktion komplexer fachlicher Inhalte für interne Verwendung oder Marketing
- Arbeiten am Portfolio oder an Kern-Produkten
- Fachspezifische Recherche und Aufbereitung von Informationen
- Herstellung von Meta-Inhalten, welche als Grundlage für weitere Arbeit verwendet werden
- …
All diese Aufgaben vereinen ein paar Eigenschaften, zum Beispiel:
- Aufgaben, die lange Zeit brauchen
- Aufgaben, die von Spezialisten mit Fachwissen bearbeitet werden
- Aufgaben, deren Output schwer in seiner Qualität zu bewerten ist
- Aufgaben, die einen Kern der Wertschöpfung darstellen
- Aufgaben, die der Arbeitsinhalt spezialisierter Rollen sind
- Aufgaben, für die es keine (spezialisierte) Lösungen gibt, weil Herangehensweisen zu heterogen sind
- Aufgaben, deren Qualitätsanforderungen über Unternehmen hinweg heterogen sind
- Aufgaben, deren Bewertungskriterien stark Kontext abhängig sind
Auf den Punkt gebracht:
Sollte die Qualität von Gen-KI und Fachspezialisten auf Augenhöhe sein, bleibt die Frage nach dem Invest unentschieden. Doch das ist kein Grund zur Resignation, sondern zur Reflexion: Es geht darum, den wahren Wert der KI-Investition zu erkennen. Wenn KI entweder selbst schneller ist oder den Fachkräften einen Geschwindigkeitsboost gibt, dann wird der ROI schnell sichtbar. Produktivitätszuwächse, die klar und messbar sind, liefern den Beweis. Ein tieferer Blick auf den Anwendungsfall, vielleicht ein eigenes Projekt zur Evaluierung, könnte hier die Augen öffnen. Die Regel ist simpel: Macht es schneller und günstiger? Dann ist es die Investition wert. Wenn nicht, dann hat die Zukunft hier wohl noch nicht begonnen.
#3 Gen KI Tools liefern nicht die Qualität die es braucht, Mitarbeiter aber auch nicht
Wie schon in Szenario #1 skizziert, stehen wir oft vor der Herausforderung, dass durch den Abgang von Mitarbeitern oder mangelnde Einigkeit über Prozesse die Qualität der Arbeitsergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleibt. Besonders brisant wird es, wenn es sich um hochspezialisierte Aufgaben handelt, die selbst fortschrittliche KI-Tools nicht zufriedenstellend lösen können. In solchen Fällen zeigt sich in vielen Unternehmen ein weiteres Problem: ein Kompetenzvakuum. Niemand ist da, der das notwendige Fachwissen mitbringt, um den geforderten Qualitätsstandard präzise zu definieren. Ein Zustand, der nach Veränderung schreit.
Diese Aufgaben vereinen ein paar Eigenschaften, diese sind:
- Aufgaben wie in #2 beschrieben
- Aufgaben, für die das Fachpersonal fehlt
- Komplexe Aufgaben, für die eine detaillierte Qualitätsdefinition fehlt
- Komplexe Aufgaben, für die ein detailliertes Vorgehensmodell fehlt
Fazit
Wenn weder die Gen-KI noch Fachspezialisten die nötige Qualität liefern, ist es unerlässlich, in neue Mitarbeiter zu investieren. Technologie blind zu vertrauen, ist in solchen Situationen ein riskantes Spiel. Es wäre ein Trugschluss zu glauben, dass Gen-KI uns die Auseinandersetzung mit den Feinheiten und Inhalten eines Fachgebiets ersparen könnte. Es braucht hier vor allem erfahrene und hochqualifizierte Fachkräfte, die nicht nur die Qualität von Ergebnissen beurteilen können, sondern auch in der Lage sind, Prozesse, Vorgehensweisen und Strukturen zu planen und umzusetzen. Sobald diese solide Basis gelegt ist, kann man — wie in Szenario #2 beschrieben — überlegen, ob Gen-KI einen Mehrwert bietet. Bis dahin sollte der Fokus klar auf dem Recruiting von Experten liegen.
#4 Gen-KI Tools liefern nicht die Qualität die es braucht, Mitarbeiter aber schon
Man könnte meinen, dass dieses Szenario selbsterklärend ist. Auch wenn wir Unternehmen in der Welt der Gen-KI beraten, sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass es Situationen gibt, in denen ein Investment in diese Technologie schlichtweg unangebracht ist. Wenn Mitarbeiter die erwartete Qualität liefern und die Gen-KI nicht, dann lautet die Devise: Geduld.
Doch Achtung: Geduld bedeutet keinesfalls, Gen-KI zu ignorieren. Vielmehr sollten Mitarbeiter weiterhin regelmäßig und strukturiert mit den Tools experimentieren, um deren Potenzial zu verstehen. Zu oft haben wir erlebt, dass Unternehmen die Gen-KI voreilig als irrelevant abstempeln, nur weil sie oberflächliche Prompts an ChatGPT senden. Wie bereits angedeutet, führt kein Weg daran vorbei, systematisch und kontinuierlich zu experimentieren.
Aufgepasst
Natürlich gibt es Momente, in denen Gen-KI nicht das ideale Investment ist — das Wesentliche dabei ist jedoch, dass diese Entscheidung nicht aus dem Bauch heraus getroffen wird, sondern auf einem fundierten Verständnis der Möglichkeiten beruht. In der dynamischen Welt der Gen-KI kann sich dieses Szenario jedoch schnell wandeln und in eine völlig andere Richtung entwickeln. Bis es so weit ist, besteht aber kein dringender Bedarf, strukturelle Investitionen in bestimmte Use-Cases zu tätigen.
Es gibt mehr als nur das Offensichtliche zu bedenken
Die Betrachtung bleibt unvollständig, wenn man sich allein auf interne Prozesse und die Übernahme von Aufgaben durch Gen-KI fokussiert. Ein Blick über den Tellerrand ist unerlässlich. Die Mitbewerber? Ja, manchmal bieten sie uns eine eindrucksvolle Vorschau darauf, wie Gen-KI ähnliche Aufgabenbereiche revolutioniert. Doch die eigentliche Herausforderung liegt im Wandel des Nutzerverhaltens. Diese Veränderungen sind keine bloßen Trends, sondern signalisieren tiefgreifende Verschiebungen, die jedes Geschäftsmodell herausfordern werden. Es wird immer offensichtlicher, dass einige Geschäftsmodelle in der bevorstehenden Gen-KI-getriebenen Zukunft keine Überlebenschance haben. Hier gilt es, mit Weitsicht zu agieren und den Mut zu finden, frühzeitig die notwendigen Kursänderungen vorzunehmen, bevor es zu spät ist.
Mittbewerber spielen auch mit
Es scheint, als ob viele Unternehmen ihre Strategien an den Mitbewerbern ausrichten — und das ist oft sinnvoll. Aber wenn es um die Einführung von Gen-KI geht, gibt es einige wichtige Punkte zu bedenken:
- Die Technologie ist so neu, dass auch Ihre Mitbewerber noch im Experimentiermodus sind — Best-Practices existieren schlichtweg noch nicht.
- Außerdem sind die Veränderungen hauptsächlich intern und daher von außen kaum sichtbar.
- Die anfänglichen Effizienzgewinne, die durch Gen-KI erzielt werden, könnten vorerst als zusätzliche Margen bei den Mitbewerbern auftauchen, bevor sich neue Standards etablieren.
- Doch sobald der Preiskampf richtig losgeht, ist es zu spät, mit der Gen-KI-Implementierung zu beginnen. Denn diese Prozesse sind langsam, detailliert und erfordern tiefgreifende Veränderungen.
Daher ist es wichtig, die Konkurrenz im Blick zu behalten, aber ihre Maßnahmen nicht eins zu eins zu kopieren. Ein zu spätes Handeln könnte fatale Verzögerungen in der eigenen Gen-KI-Implementierung verursachen, die man sich schlichtweg nicht leisten kann.
Nicht zu vergessen ist die Tatsache, dass durch die steigende Produktivität pro Mitarbeiter die Eintrittsbarrieren in den Markt sinken. Das öffnet die Tür nicht nur für die bekannten Mitbewerber, sondern auch für kleinere, agilere Anbieter, die plötzlich eine ernstzunehmende Konkurrenz darstellen könnten. Gen-KI-gestützte kleine Teams könnten sich als die härteste Konkurrenz für große Unternehmen herausstellen. Die Gefahr, die von solchen Szenarien ausgeht, hängt sehr davon ab, wie stark Ihr Geschäftsmodell auf Wissensarbeit basiert und wie hoch die Anfangsinvestitionen in Ihrer Branche sind. Besonders im Bereich Softwareentwicklung und kreative Dienstleistungen, wo Freelancer und kleine Agenturen dominieren, ist das Risiko hoch.
Nutzerverhalten wird sich grundlegend verändern
Während Gen-KI unternehmensinterne Prozesse revolutioniert, wird auch das Verhalten der Nutzer nicht unberührt bleiben. Die Zeichen dafür sind längst erkennbar, und bestehende Trends werden durch diese Technologie weiter beschleunigt. Schauen wir uns nur die heutige Realität an: Zwischen dem Nutzer und dem Unternehmen steht oft schon jetzt eine KI — zum Beispiel in Form einer Suchmaschine. Diese Trennung zwischen dem Konsumenten und dem Anbieter wird in den nächsten Jahren noch tiefer werden. Damit verliert die ursprüngliche Informationsquelle zunehmend an Bedeutung, und die direkte Verbindung zwischen Absender und Empfänger verändert sich radikal. Was bedeutet das? Die Erwartungen wandeln sich — und dieser Wandel kann das Geschäftsmodell eines Unternehmens tiefgreifend beeinflussen: von den angebotenen Touchpoints über die Interaktionen bis hin zu Produkten und Services. Und übrigens, interne Mitarbeiter sind im Grunde nichts anderes als Nutzer, denen das Unternehmen Tools zur Verfügung stellt. Wenn man also mit Gen-KI nicht den Nerv der Mitarbeiter oder Kunden trifft, verbrennt man schnell wertvolle Ressourcen.
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Manche Geschäftsmodelle werden aufhören zu existieren
Wie bereits angedeutet, hinterlassen diese Veränderungen deutliche Spuren in Unternehmen und deren Geschäftsmodellen. Interne Prozesse beschleunigen sich, was Kosten senkt, und der Markt zwingt durch diesen Effizienzgewinn zu einer Preisanpassung nach unten. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs: Die veränderten Erwartungen und Verhaltensweisen der Nutzer zwingen Unternehmen dazu, ihr Portfolio neu zu justieren und die richtigen Talente zu finden. Die Zukunft exakt vorherzusagen, wäre vermessen, aber eines wird klar: Diese externen Einflüsse könnten sehr schnell dazu führen, dass ganze Geschäftsmodelle unrentabel werden und schlichtweg kollabieren. Wer erinnert sich nicht an die Videotheken, die dem Aufstieg der Cloud-Services hilflos ausgeliefert waren? Genau deshalb ist es entscheidend, in Szenarien zu denken, die die gesamte Bandbreite möglicher Entwicklungen abdecken, um das Risiko zu verstehen, dem das Geschäftsmodell ausgesetzt ist.
Gen-KI Investment-Entscheidungen sind keine offensichtlichen Entscheidungen
Wie bereits angedeutet, ist die Gen-KI ein Thema, das man nicht einfach durch punktuelle Expertise von außen vollumfänglich begreifen kann. Es bedarf einer systematischen und kontinuierlichen Auseinandersetzung innerhalb des Unternehmens. Nur so lassen sich jene Aufgabengebiete identifizieren, in denen eine Gen-KI Adoption wirklich Sinn macht. Diese Aufgabengebiete bestehen aus einer Sammlung von Use-Cases, die einzeln betrachtet vielleicht keinen sofortigen ROI bringen, aber durch ihre Anwendbarkeit auf ähnliche Fälle im gleichen Bereich enorme Effizienzgewinne erzielen können. Gen-KI sollte weniger als „top-down“-Prozess betrachtet werden, wie man es bei anderen Technologien kennt. Vielmehr handelt es sich um einen „bottom-up“-Change-Management-Prozess, der mit Ansätzen wie Agile oder Nutzerzentrierung vergleichbar ist. Es braucht zweifellos die Unterstützung des Managements, doch die eigentliche Arbeit passiert auf der Mitarbeiterebene. Daher ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter in der Breite befähigt werden, den Freiraum für Experimente bekommen und stets am Puls der technologischen Möglichkeiten bleiben.
Take-Away 1: “Niemand kommt drumherum am Ball zu bleiben”
Für Mitarbeiter, Entscheider und Führungskräfte ist es essenziell zu begreifen, dass Gen-KI keine Randerscheinung ist. Der Fortschritt hält nicht an der Türschwelle inne — er tritt ein, ob man ihn willkommen heißt oder nicht. Jeder von uns wird sich zwangsläufig mit dieser Technologie auseinandersetzen müssen. Selbst wenn man heute erkennt, dass die aktuellen Gen-KI-Modelle noch nicht die Reife für den eigenen Bereich haben, bleibt kein Raum für Stillstand. Die nächste Begegnung mit der Zukunft wartet bereits in sechs Monaten.
Take-Away 2: “Einfache Antworten sind nett aber unrealistisch”
Die Frage, ob Gen-KI eingesetzt werden sollte, ist keine, die man mit einem simplen Ja oder Nein beantworten kann. In Wahrheit stehen wir an einem Punkt, an dem es unzählige Nuancen und Möglichkeiten gibt, die wir nicht einfach wegwischen dürfen. Es ist nicht länger sinnvoll, auf allgemeine Antworten zu hoffen; vielmehr sollten wir uns bewusst sein, dass jede Abteilung, jedes Team, ja sogar jede einzelne Aufgabe eine eigene Antwort auf diese Frage erfordert. Es ist unerlässlich, dass wir uns auf die Expertise unserer Mitarbeiter verlassen — denn sie sind es, die am besten wissen, was in ihrem Bereich funktioniert. Und wenn wir uns auf diese Einschätzung verlassen, dann müssen wir auch den Mut haben, diesem Urteil konsequent zu folgen, ohne Wenn und Aber.
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